É importante acompanhar os prazos de guarda de documentos fiscais e de retificação de declarações, para evitar que a empresa tenha problemas com o fisco.
A guarda dos documentos que comprovam as operações realizadas, pode ser determinante para solucionar notificações de cobrança indevida de tributos, e nas fiscalizações.
Veja os procedimentos mais indicados para a manutenção dos documentos da empresa.
Documentos fiscais
Documentos fiscais são comprovantes, exigidos em lei, para fins de registro de uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. A não utilização caracteriza sonegação fiscal.
Exemplos de documentos fiscais
São exemplos de documentos fiscais:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
- MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
Esses documentos são digitais, emitidos e armazenados eletronicamente, para documentar as operações fiscais estabelecidas pela legislação.
NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica – NF-e (modelo 55) tem a finalidade de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente, e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.
(Ajuste Sinief 07/2005, Protocolo ICMS 10/2007 e Protocolo ICMS 42/2009)
NFC-e
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFC-e (modelo 65) tem a finalidade de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio do consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.
BP-e
Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e, modelo 63) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela Secretaria da Economia do Estado, antes da ocorrência do fato gerador.
CT-e
O Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e (modelo 57) tem o intuito de documentar prestações de serviço de transporte, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte e deve ser utilizado em substituição dos seguintes documentos fiscais:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9
- Conhecimento Aéreo, modelo 10
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas
MDF-e
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e (modelo 58) serve para vincular os documentos fiscais utilizados na operação e/ou prestação, à unidade de carga utilizada no transporte, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, devendo ser emitido em substituição ao Manifesto de Carga.
Objetivo dos documentos fiscais (NF-e, NFC-e, CT-e, BP-e, MDF-e)
Modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substitui a sistemática de emissão do documento fiscal em papel, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
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Outros documentos utilizados no setor fiscal
Além dos documentos fiscais acima mencionados, também são utilizados outros tipos relacionados às operações da empresa, como é o caso de:
- Invoice (fatura): emitida nas transações internacionais
- Contrato de câmbio
- Carta de correção
- Documento de Arrecadação de Receitas Federais – DARF para pagar tributos federais (impostos, taxas e contribuições)
Os livros fiscais também fazem parte desses outros documentos, conforme os tipos a seguir:
- Registro de inventário;
- Registro de entradas (compras);
- Livro de Apuração do Lucro Real – Lalur;
- Registro permanente de estoque, para as pessoas jurídicas que exercerem atividades de compra, venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda;
- Livro de movimentação de combustíveis, escriturado diariamente pelo posto revendedor.
Documentos das áreas trabalhista e previdenciária
As áreas trabalhista e previdenciária também possuem documentos importantes, que precisam ser guardados para fins de comprovação de negócios/vínculos:
- Contratos de trabalho/ rescisão de contrato de trabalho
- Livro ou ficha de registro de empregados (eSocial)
- GPS, FGTS, GFIP, RAIS, recibos de pagamentos, folha de pagamentos
Documentos contábeis
Os livros comerciais estão relacionados à área contábil – Diário e Razão – hoje componentes da Escrituração Contábil Digital – ECD.
Para que esses livros sejam escriturados, mesmo por meio digital, são utilizados os comprovantes que provam a ocorrência da operação (compra, venda, doação, pagamentos).
Esses comprovantes (documentos fiscais, contratos, recibos) devem estar de acordo com a legislação específica, para que tenham a validade jurídica.
Exemplos: contratos são regidos, em regra, pelo Código Civil; documentos fiscais são regidos pelas normas do CONFAZ, e assim por diante.
Documentos empresariais
Contratos, alterações e distratos sociais são os documentos empresariais que comprovam a existência e o encerramento de uma empresa.
Outros documentos empresariais são: atas de assembleias, licenças/alvarás de funcionamento, contrato de serviços profissionais, comprovante de CNPJ, comprovantes de inscrições estaduais e municipais.
Livros sociais
Livros sociais são específicos para as Sociedades por Ações, sujeitas a um tratamento diferenciando, estabelecido pela Lei nº 6.404/1976:
- Registro de Ações Nominativas
- Transferência de Ações Nominativas
- Registro de Partes Beneficiárias Nominativas e Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas
- Atas das Assembleias Gerais (Central de Balanços)
- Presença dos Acionistas
- Atas das Reuniões do Conselho de Administração
- Atas e Pareceres do Conselho Fiscal
Impactos dos documentos
Os documentos, sejam fiscais, contábeis, trabalhistas ou previdenciários, estão intrinsecamente ligados com:
- Tributação, em especial pelo regime do lucro real;
- Crimes tributários, em caso de ausência, incorreções ou omissões;
- Recuperação judicial e falência;
- Recuperação tributária;
- Regimes especiais de tributação;
- Ações judiciais, seja no âmbito civil, trabalhista, previdenciário, tributário, família e sucessões, empresarial;
- Licitações, financiamentos, empréstimos
Essa ligação existe porque uma empresa não pode, simplesmente, realizar operações sem controle e sem comprovação, pois além de impactar no lucro e nos juros sobre o capital próprio dos sócios, interfere na sua própria “saúde” e na sua função social (sociedade, meio ambiente, direitos).
A comprovação das despesas interfere na tributação pelo regime do lucro real. Saiba mais em Comprovação das despesas do Lucro Real
Consequências por não guardar os documentos
A falta de guarda dos documentos fiscais pode acarretar para a empresa, algumas consequências desagradáveis, como é o caso da sua visibilidade perante o mercado.
Contudo, não é só isso!
Vamos imaginar que uma empresa do Simples Nacional é notificada para comprovar a receita com a revenda de produtos monofásicos, realizadas há 3 anos – os quais são beneficiados com alíquota 0 de PIS/Pasep e COFINS (CST 04) – e não possui esses documentos de aquisição, sejam físicos ou digitais.
Se o volume de documentos for pequeno, é possível que ela consiga cumprir a notificação, que em geral, são de 30 dias. Mas, se for um grande volume de notas fiscais de compras e muitos fornecedores, pode ser que ela não consiga atender ao prazo.
Nas tabelas a seguir, relacionamos os prazos para guarda de documentos que serviram de base para declarações e escriturações, bem como os prazos para retificação das principais obrigações acessórias fiscais.
Prazo de guarda de documentos
| Documentos | Prazo de guarda | Base legal |
| Documentos que serviram para escrituração | A pessoa jurídica é obrigada a conservar os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados. | RIR/2018, art. 278; Lei nº 10.406/2002, art. 1.194; Decreto-Lei nº 486/1969, art. 4º. |
| Documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e contribuições devidos e o cumprimento das obrigações fiscais acessórias -Microempresas e Empresas de Pequeno Porte | Deverão manter em boa ordem e guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e contribuições devidos e o cumprimento das obrigações fiscais acessórias enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. | LC nº 123/2006, art. 26, II; Res. CGSN nº 140/2018, art. 66. |
| Importante: no caso em que a pessoa jurídica está em processo de falência, recuperação judicial ou é parte em alguma ação judicial, é importante analisar os prazos de guarda de documentos conforme a legislação pertinente. | ||
Prazo para retificação das obrigações acessórias
| Obrigação acessória | Prazo de apresentação | Prazo para retificação espontânea | Outras informações | Base legal |
| DCTF | Até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao de ocorrência dos fatos geradores. | 5 anos, contados do 1º dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração. | – | IN RFB nº 2.005/2021, art. 16, §5º; CTN* art. 173 |
| DCTFWeb | Apresentação mensal até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores. | 5 anos, contados do 1º dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração. | – | IN RFB nº 2.005/2021, art. 16, §5º; CTN art. 173 |
| DIRF | Até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente àquele no qual o rendimento tiver sido pago ou creditado. | 5 anos, contados do 1º dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração. | Os declarantes deverão manter todos os documentos contábeis e fiscais relacionados ao imposto sobre a renda ou a contribuições retidos na fonte e as informações relativas a beneficiários de rendimentos que não tenham sido objeto de retenção na fonte do imposto sobre a renda ou de contribuições pelo prazo de 5 anos, contado da data da apresentação da DIRF à Receita Federal. | IN RFB nº 1.990/2020, art. 26; CTN, art. 173, I |
| ECF | Até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira. | 5 anos, contados do 1º dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração. | – | IN RFB nº 2.004/2021; CTN arts. 150 e 173. |
| EFD-Contribuições | Transmissão mensal ao Sped até o 10º dia útil do 2º mês subsequente ao que se refira a escrituração. | 5 anos contados do 1º dia do exercício seguinte àquele a que se refere a escrituração substituída. | Todos os documentos em papel (notas fiscais, contratos, recibos etc.) que deram suporte aos respectivos lançamentos contábeis e fiscais devem ser mantidos pelo prazo previsto nas legislações comercial e fiscal. | IN RFB nº 1.252/2012, art. 11, §1º; CTN, art. 173 |
| ECD | Até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração. | A substituição da ECD só poderá ser feita até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano-calendário subsequente. | A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade. | IN RFB nº 2.003/2021, art. 8º |
| DASN-SIMEI | Até o último dia de maio de cada ano. | 5 anos, contado a partir do 1º dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração. | – | Lei Complementar nº 123/2006, art. 25, caput e §4º; Res. CGSN nº 140/2018, art. 109, § 8º. |
| DEFIS | Até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional. | 5 anos contados a partir do 1º dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração. | – | Lei Complementar nº 123/2006, art. 25, caput; Res. CGSN nº 140/2018, art. 72, §9º. |
| PGDAS-D | Transmissão até o dia 20 do mês subsequente àquele em que houver sido auferida a receita bruta. | 5 anos contados a partir do 1º dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração. | – | Lei Complementar nº 123/2006, art. 2º, I e §6º; Res. CGSN nº 140/2018, art. 39, §5º. |
Acompanhe mensalmente a nossa Agenda de obrigações fiscais acessórias
Armazenamento de documentos em meio eletrônico
De acordo com o Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4/2019, os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente.
Assim, o documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, considerados os critérios de integridade e autenticidade.
Quanto aos documentos originais, estes poderão ser destruídos depois de digitalizados, salvo os documentos de valor histórico, pois sua preservação depende de legislação específica.
Portanto, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários (Código tributário Nacional) decorrentes das operações a que eles se referem.
