Informações gerais sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD)

A Escrituração Contábil Digital (ECD), prevista pela Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, faz parte do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

  • Diário e seus auxiliares, se houver;
  • Razão e seus auxiliares, se houver; e
  • Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Assim, a autenticação dos livros e documentos que integram a ECD das empresas mercantis e atividades afins subordinadas às normas gerais prescritas na Lei nº 8.934/1994, será comprovada pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo SPED.

Valendo a mesma regra para as pessoas jurídicas não sujeitas ao Registro do Comércio (Juntas Comerciais), que também poderão ter seus livros autenticados por meio da apresentação da ECD.

Em ambos os casos, ficará dispensada a autenticação dos livros perante a Junta Comercial ou no Registro de Pessoas Jurídicas (Cartório), por estarem supridos com a entrega da ECD.

Quem é obrigado a apresentar a ECD?

Estão obrigadas à sua apresentação:

  • Lucro Real: Todas.
  • Lucro Presumido: Não optou pelo livro caixa (parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/1995). OU Distribuiu parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita, independentemente se optou ou não pelo livro caixa.
  • Imunes/Isentas: Auferiu receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja igual ou maior R$ 4.800.000,00.
  • Sociedade em Conta de Participação – SCP: Segue as mesmas regras de obrigatoriedade das empresas do lucro real, presumido e imunes/isentas e entrega a ECD em arquivos separados da sócia ostensiva.
  • Demais regimes: Entrega facultativa (não há multa por atraso na entrega).
  • ME ou EPP: Microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123/2006.
  • Consórcios de empresas: Os consórcios de empresas instituídos na forma dos arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404/1976, quando possuírem inscrição própria no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), poderão entregar a ECD de forma facultativa.

É importante atentar-se para a apresentação da ECD em livro próprio, em relação aos seguintes casos:

  • Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando enquadradas na condição de obrigatoriedade de apresentação da ECD;
  • pessoas jurídicas domiciliadas no País que mantiverem no exterior recursos em moeda estrangeira relativos ao recebimento de exportação, de que trata o art. 8º da Lei nº 11.371/2006; e
  • Empresas Simples de Crédito (ESC) de que trata a Lei Complementar nº 167/2019.

Qual o prazo de entrega?

A ECD deverá ser transmitida ao SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração. 

Porém, em relação a ECD relativa ao ano-calendário 2021, o prazo foi prorrogado para o último dia útil do mês de junho de 2022. Ou seja, a transmissão deverá ser até 30/06/2022. Deverá ser gerada por meio do Programa Gerador de Escrituração (PGE), disponibilizado na Internet, no endereço http://sped.rfb.gov.br/.

Assinatura do Livro Digital

Para assinatura do livro digital é necessário observar as regras a seguir:

  1. Toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD.
  2. O contador/contabilista deve utilizar um e-CPF para a assinatura da ECD.
  3. O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD.

No Manual de Orientação do Leiaute 9 da ECD – Atualização: Dezembro de 2021, existem outros detalhes sobre a assinatura.

Substituição da ECD

A ECD autenticada somente poderá ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição, conforme orientações contidas no item “1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido” do Manual de Orientação do Leiaute 9.

Quais as penalidades?

De acordo as disposições do art. 12 da Lei nº 8.218/1991, a inobservância de apresentação acarretará:

  • multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos;
  • multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e
  • multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

As multas serão reduzidas:

  • à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e  
  • a 75%, se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

Importante saber que a multa por atraso na entrega da ECD não é gerada automaticamente pelo programa no momento da transmissão do arquivo em atraso. Para tanto, pode ser utilizado o programa Sicalcweb, disponível no site da Receita Federal do Brasil, para cálculo da multa e geração do DARF, observando os seguintes dados:

O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é 1438.

Período de Apuração: mês da entrega em atraso da ECD.

Vencimento: 30 dias após a data de entrega em atraso da ECD.

Outras informações técnicas para elaboração da ECD podem ser verificadas no Manual de Orientação do Leiaute 9 da ECD – Atualização: Dezembro de 2021. No caso de dúvidas que não possam ser sanadas por meio do Manual, a Receita Federal disponibiliza o canal de atendimento “Fale Conosco” específico para a ECD.


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