A comprovação das despesas é uma tarefa essencial para empresas do lucro real. Ela impacta diretamente na tributação, pois pode reduzir significativamente o valor do imposto a pagar.
No entanto, essa comprovação exige conhecimento da legislação tributária.
Este artigo irá abordar os principais aspectos da comprovação de despesas no lucro real, fornecendo informações relevantes para essas empresas.
O que é o Lucro Real?
Lucro Real é um regime de tributação para apuração do IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, que utiliza o lucro líquido do período como base para realizar o cálculo.
Cálculo este, baseado na escrituração contábil (Lei nº 6.404/1976), para obter o lucro líquido do período para determinar o lucro real.
O que é o lucro líquido?
Lucro líquido é definido como a soma algébrica do lucro operacional (resultado das atividades, principais ou acessórias, que constituam objeto da empresa), das demais receitas e despesas, e das participações.
Para resultar no lucro real (base de cálculo do IRPJ e a CSLL) ou no prejuízo fiscal (a empresa não teve base para calcular o IRPJ e a CSLL), o lucro líquido será ajustado no LALUR – Livro de Apuração do Lucro Real e no LACS – Livro de Apuração da Base de cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, pelas adições, exclusões e compensações.
Ajustes ao lucro líquido
Os ajustes ao lucro líquido são definidos em:
- adições (Anexo I da IN RFB nº 1.700/2017 – exemplo: despesas não necessárias para a atividade da empresa, registradas na contabilidade);
- exclusões (Anexo II da Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017 – exemplo: ajustes de receita bruta, registradas na contabilidade); e
- compensações (prejuízo fiscal de períodos anteriores).
Quais são as despesas dedutíveis para o Lucro Real?
De acordo com o Decreto nº 9.580/2018, art. 311 e o art. 68 da Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017, são dedutíveis na determinação do lucro real somente as despesas necessárias:
- para as atividades da empresa, e
- para a manutenção da respectiva fonte produtora.
Essas despesas são as pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa, tais como: gastos com representação comercial nas vendas de mercadorias, contratação de serviços de transporte para entrega das mercadorias.
Documentos que comprovam as despesas
Contudo, não basta apenas que as despesas sejam necessárias para as atividades da empresa. É preciso comprová-las por meio de documentos.
O Parecer Normativo CST nº 10/1976, em seu item 3, estabelece que a comprovação dessas despesas, qualquer que seja sua natureza, há de ser feita com os documentos de praxe, isto é, recibos, notas fiscais, canhotos de passagens e outros, desde que a lei não imponha forma especial. O importante é serem documentos que não gerem dúvidas sobre a operação.
Despesas x dedutibilidade
Assim, não adianta, por exemplo, uma empresa que tributa com base no lucro real, contratar um serviço de uma pessoa jurídica obrigada por lei, a emitir a nota fiscal, mas em vez dessa emissão, emite um recibo simples ao tomador.
Neste caso, a dedutibilidade dessa despesa poderá ser desconsiderada em uma possível fiscalização, ocasionando para a tomadora do serviço, o pagamento da diferença de IRPJ e CSLL e até interferência no lucro distribuído aos sócios, e para o prestador de serviços pode até caracterizar fraude fiscal.
Escrituração contábil
Na escrituração contábil, as despesas também precisam ser registradas com base em documentos que comprovem os fatos que originam lançamentos na escrituração da empresa.
Tais documentos são livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração (Resolução CFC nº 1.330/2011 – ITG 2000 – Escrituração Contábil).
Essa documentação contábil é hábil quando definida na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.
Por esses motivos, para fins de cálculo do lucro real, considerando também a escrituração contábil, as despesas registradas pela empresa devem estar baseadas em documentos confiáveis, emitidos conforme a legislação de referência.
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