A certidão negativa federal, ou certidão negativa de débitos (CND), serve para provar a regularidade fiscal da empresa e da pessoa física, perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
Neste artigo vamos te mostrar, como emitir essa certidão.
O que é a Certidão Negativa de Débitos Federais (CND)?
A Certidão Negativa de Débitos Federais (CND) é um documento emitido pela Receita Federal que comprova que uma pessoa física ou jurídica está em dia com suas obrigações fiscais, ou seja, não possui pendências ou débitos tributários junto ao Fisco.
Esse documento é fundamental para garantir a regularidade fiscal do contribuinte e é solicitado em diversas situações, como no processo de obtenção de crédito, financiamento, transações imobiliárias e concursos públicos. A CND serve como uma prova de que não existem débitos tributários pendentes relacionados ao Imposto de Renda, contribuições sociais ou outros tributos federais.
A certidão tem uma validade de 180 dias e pode ser emitida de forma rápida e prática pela internet, utilizando apenas o CPF ou CNPJ, dependendo da situação do contribuinte.
Além disso, a CND não se limita apenas a questões tributárias diretas, mas também pode abarcar outras pendências, como declarações e obrigações acessórias que, se não cumpridas, podem resultar em débitos ou multas. A certidão pode ser emitida de forma simples e online, mas caso o contribuinte tenha alguma pendência, será necessário regularizar a situação fiscal para que o documento seja liberado.
Para que serve a certidão negativa de débitos?
A certidão negativa de débitos serve para provar a regularidade fiscal e tributária da empresa e da pessoa física, perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
Ela abrange todos os créditos de tributos federais (Simples Nacional, PIS/Pasep, COFINS, IR, IPI etc.) incluindo as contribuições previdenciárias e o ITR.
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Por que manter a regularidade das certidões é importante para a empresa?
As certidões não servem apenas para participar de licitações.
Elas são uma ferramenta importante de controle da regularidade fiscal, por comprovarem que a empresa cumpriu as obrigações principais (pagamento de tributos) e acessórias (entrega de declarações e escriturações) a que está sujeita. Além disso, ao emitir certidão negativa de débito federal, a empresa obtém um documento que contém os dados necessários para identificá-la (CNPJ, nome), incluindo informações sobre a matriz e as filiais, reduzindo a possibilidade de confusão entre empresas com nomes idênticos.
Essa prova de regularidade fiscal tem diversas finalidades, dentre elas:
- apresentação junto a bancos (financiamentos e empréstimos)
- licitação
- acesso ao mercado (compra de mercadorias)
- processos judiciais.
Emissão da certidão
Desde que não existam pendências de situação fiscal e cadastral, a certidão será solicitada, pela pessoa física e jurídica, e emitida pela internet, no site da Receita Federal ou da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
Seu prazo de validade é de 180 dias, contado de sua emissão.
Para a emissão, o processo é simples, basta acessar o site da Receita Federal ou PGFN, informar o CPF ou CNPJ e emitir.
O que fazer se não conseguir emitir a certidão negativa de débitos?
Na impossibilidade de emitir certidão negativa de débito federal, o passo inicial é consultar a situação fiscal e cadastral do contribuinte, identificar as pendências e providenciar sua regularização.
As pendências podem estar relacionadas a:
- Falta de entrega de declarações/escriturações;
- Tributos não pagos;
- Multas em aberto;
- Pagamento a menor de tributos;
- Parcelamentos em atraso;
- Inconsistências nos dados das obrigações acessórias;
- Débitos inscritos na dívida ativa da União;
- Multa por falta de preenchimento do PGDAS-D.
A regularização dessas questões é essencial para viabilizar a emissão do documento, garantindo a comprovação da regularidade fiscal.
Passo a passo para regularização
- Acessar o e-CAC e emitir o relatório de situação fiscal e cadastral;
- Analisar e regularizar as pendências;
- Aguardar o processamento e emitir a certidão.
Em caso de impossibilidade de emissão da certidão pela Internet, o sujeito passivo poderá apresentar requerimento específico no Portal e-CAC, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.022/2021.
Quais cuidados tomar ao emitir a CND federal?
Para evitar problemas na emissão da Certidão Negativa de Débitos Federal, é importante tomar alguns cuidados:
- Verificar pendências fiscais regularmente: Acompanhar periodicamente a situação fiscal da empresa no e-CAC para evitar surpresas na hora da emissão da certidão.
- Manter as obrigações acessórias em dia: O não envio de declarações obrigatórias pode impedir a emissão da CND.
- Efetuar o pagamento correto dos tributos: Garantir que todos os tributos sejam pagos corretamente e dentro do prazo evita restrições fiscais.
- Atualizar os dados cadastrais da empresa: Informações desatualizadas podem gerar inconsistências e impedir a emissão da certidão.
- Monitorar o status de parcelamentos: Caso existam parcelamentos de débitos, é essencial que estejam em dia para evitar complicações.
Modelo da certidão
Quais os benefícios de emitir a Certidão Negativa de Débitos Federais?
Emitir a Certidão Negativa de Débitos Federais oferece uma série de benefícios para o contribuinte. O principal é a garantia de regularidade fiscal, que pode ser crucial para acessar diversas oportunidades e serviços. Por exemplo, instituições financeiras costumam exigir a CND antes de conceder empréstimos ou financiamentos.
Com a certidão em mãos, o contribuinte prova que está em conformidade com a Receita Federal, o que facilita a aprovação de crédito, evitando juros mais altos ou até mesmo a negativa do financiamento.
Outro benefício importante é a utilização da CND em processos de transações imobiliárias, como na compra e venda de imóveis, onde ela garante que não há débitos fiscais que possam afetar o imóvel em questão. Além disso, a CND é frequentemente exigida em concursos públicos, licitações e outros processos administrativos, funcionando como um requisito essencial para quem deseja participar desses processos.
A certidão também protege o contribuinte contra possíveis bloqueios fiscais, como retenções na fonte ou a impossibilidade de emitir Notas Fiscais. Ela ainda abre portas para benefícios fiscais e incentivos, como isenções tributárias em algumas situações. Manter a CND atualizada pode evitar multas por atraso no pagamento de tributos e garantir que o contribuinte esteja sempre em dia com suas obrigações fiscais, o que ajuda a evitar problemas futuros com o Fisco.
Ter a CND também confere maior segurança jurídica, já que comprova que o contribuinte está regular perante a Receita Federal, evitando surpresas desagradáveis, como a cobrança de dívidas não reconhecidas ou valores indevidos. Dessa forma, a certidão é não apenas um documento fiscal, mas também uma ferramenta estratégica para facilitar a vida financeira e administrativa do contribuinte.
Evite problemas na emissão da CND
O módulo Prevenção da Jettax realiza o monitoramento automático da situação fiscal e das pendências do e-CAC, auxiliando no controle da conformidade legal das empresas perante a Receita Federal. Além disso, é possível consultar as seguintes CNDs dos seus clientes:
- Receita Federal;
- Trabalhista;
- Estadual;
- Municipal;
- PGFN;
- FGTS.
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