As retenções federais são obrigatórias quando uma pessoa jurídica presta determinados serviços para outra PJ. Mas o fato gerador do IRRF e das contribuições sociais retidas na fonte (CSLL, COFINS e PIS/Pasep)/PCC é diferente, interferindo no momento da retenção. Neste artigo você vai entender essa diferença.
Retenções federais: O que são e como funcionam?
A retenção de tributos é uma antecipação feita pelo tomador de serviços sobre o valor que o prestador deve recolher sobre a receita bruta. O contribuinte continua sendo o prestador (pois foi ele quem auferiu a receita), mas o responsável tributário é o tomador, que deverá repassar a retenção ao Tesouro Nacional.
O valor retido pelo tomador será compensado pelo prestador, diretamente com os tributos de mesma espécie, no momento do cálculo, conforme o regime tributário observado.
O que é fato gerador para retenções federais?
Fato gerador é um acontecimento determinado por lei que gera uma obrigação tributária. No caso das retenções federais, o fato gerador está relacionado com a prestação de serviços por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica, mediante contrato oneroso. Isso inclui, por exemplo, serviços de consultoria, limpeza, vigilância, entre outros que constam nas instruções normativas da Receita Federal.
Assim, sempre que uma empresa contrata outra para prestar determinados serviços, ocorre o fato gerador da retenção federal, o que obriga o tomador a reter e recolher tributos como IRRF, CSLL, PIS/Pasep e Cofins, conforme a legislação vigente. Essa sistemática busca garantir que o recolhimento de tributos ocorra de forma mais eficiente e segura para o fisco.
O que é fato gerador para retenções federais?
Fato gerador é um acontecimento determinado por lei que gera uma obrigação tributária. No caso das retenções federais, o fato gerador está relacionado com a prestação de serviços, como veremos a seguir.
Qual o fato gerador do IRRF?
Conforme o Decreto nº 9.580/2018 (RIR/2018), art. 714, o fato gerador do imposto de renda retido na fonte é o pagamento ou crédito, o que ocorrer primeiro, pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional.
O pagamento é uma forma de extinção da dívida contraída com terceiros. O prestador estipula o preço do serviço e o tomador, por sua vez, paga por ele conforme os termos contratados.
De acordo com o Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 8/2014, no caso do crédito, considera-se ocorrido o fato gerador do IRRF na data do lançamento contábil efetuado pela pessoa jurídica tomadora do serviço, com o débito da despesa em contrapartida com o crédito no passivo, à vista da nota fiscal ou fatura emitida pela contratada e aceita pela contratante.
Assim, a retenção do imposto será efetuada na data da contabilização do valor dos serviços prestados, considerando-se a partir dessa data o prazo para o recolhimento.
É importante destacar que esse entendimento se aplica a diversos tributos que compõem a retenção federal, como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), o PIS/Pasep e a Cofins. Todos esses tributos, quando incidentes sobre serviços prestados, devem ser retidos pelo tomador no momento do fato gerador e recolhidos nos prazos estabelecidos pela legislação.
Portanto, tanto o pagamento quanto o reconhecimento contábil da despesa representam marcos fundamentais para a retenção federal, sendo indispensável que o tomador esteja atento a esses momentos para evitar autuações e garantir o correto cumprimento das obrigações tributárias.
Crédito e regime de competência
Um dos princípios contábeis mais importantes é o regime de competência. E o crédito, como um dos fatos geradores do IRRF, está totalmente relacionado a ele.
A Resolução CFC nº 1.330/2011, que aprova a ITG 2000 – Escrituração Contábil, determina no item 6, “a”, que a escrituração em forma contábil deve conter, no mínimo, dentre outras especificações: a data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu.
Qual fato gerador ocorre primeiro?
Em regra, o fato gerador que ocorre primeiro é o crédito. Isso porque, seguindo a legislação, não teria como efetuar um pagamento sem o prévio registro da obrigação (passivo).
Pode ocorrer que o pagamento e o crédito aconteçam na mesma data. Porém, é inviável que o pagamento ocorra primeiro, pois a boa técnica contábil determina o reconhecimento da obrigação pelo regime de competência.
Qual o fato gerador das CSRF/PCC?
Diferentemente do IRRF, as Contribuições Sociais Retidas na Fonte – CSRF ou PCC (Pis, Cofins e CSLL), possuem apenas um fato gerador que é o pagamento.
Exemplo: Serviço prestado de contabilidade por PJ para outra PJ em 01/novembro/2022, cujo pagamento, conforme acordado entre as partes, ocorreu em 01/dezembro/2022.
Fato gerador do IRRF: CRÉDITO / data da contabilização da obrigação de pagar / 01.11.2022
Período de apuração no DARF: 30.11.2022
Recolhimento: mensal, assim, tudo o que for retido em novembro será recolhido em dezembro.
Fato gerador da CSRF: PAGAMENTO / 01.12.2022
Período de apuração no DARF: 31.12.2022
Recolhimento: mensal, assim, tudo o que for retido em dezembro será recolhido em janeiro.
Por que a retenção de impostos é necessária?
A retenção de impostos é uma prática fundamental para garantir a arrecadação eficiente e ágil de tributos, especialmente em transações comerciais e contratuais. Ao reter valores na fonte, o governo assegura que o pagamento de tributos seja feito de maneira antecipada, evitando inadimplências e facilitando o controle fiscal.
Além disso, a retenção de impostos contribui para uma gestão financeira mais transparente, pois reduz a quantidade de recursos que devem ser pagos posteriormente pelas empresas ou contribuintes. Em muitos casos, a retenção é uma forma de garantir que os impostos sejam pagos de forma correta e no prazo estabelecido pela legislação.
Quem precisa reter impostos obrigatoriamente?
A obrigatoriedade de reter impostos se aplica principalmente a empresas, contratantes de serviços e outras entidades que realizam pagamentos sujeitos à tributação.
De acordo com a legislação tributária brasileira, determinados contribuintes são responsáveis por reter e recolher impostos federais, estaduais e municipais. Entre as retenções federais, estão os impostos de renda, INSS, PIS, COFINS, entre outros, que devem ser retidos pelas empresas ao efetuarem o pagamento de prestadores de serviços ou fornecedores.
Empresas que atuam como tomadoras de serviços ou que realizam transações que envolvem valores acima de certos limites têm a responsabilidade de fazer essas retenções e repassar os valores devidos à Receita Federal.
Informações de retenções federais
As retenções federais são feitas por pessoas jurídicas de direito privado e por pessoas jurídicas de direito público (autarquias, fundações, empresas públicas, sociedades de economia mista e outras).
Em relação às pessoas jurídicas de direito público, estas devem fazer as retenções pelo pagamento referente a aquisição de bens e pelos serviços tomados, incluindo as obras, de acordo com o que estabelece a Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012.
As pessoas jurídicas de direito privado (empresas em geral) que tomam serviços de outras pessoas jurídicas devem seguir disposições específicas, conforme as informações de retenções federais a seguir.
Assunto relacionado: Entrega da DIRF 2023
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
Tendo como referência legal o Decreto nº 9.580/2018, arts. 714 a 719, o fato gerador do IRRF é o pagamento ou crédito, observando o que ocorrer primeiro. O Ato Declaratório Interpretativo RFB Nº 8/ 2014 define o que é crédito.
As alíquotas são de 1,5% ou 1%, a depender do serviço.
O prazo de recolhimento do DARF pelo tomador é até o último dia útil do 2º decêndio do mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores, utilizando os códigos de recolhimento 1708 e 8045, determinados conforme os serviços prestados (veja o MAFON 2023).
PIS/Pasep, COFINS e CSLL (CSRF ou PCC)
A referência legal é a Lei nº 10.833/2003, arts. 30 a 32 e 35 e a Instrução Normativa SRF nº 459/2004. Importante ter cuidado em relação à IN, que traz detalhes sobre as retenções, para não considerar informações que não estão sendo mais aplicadas desde a publicação da Lei nº 13.137/2015.
Por exemplo, dispensa de retenção para pagamento de valor igual ou inferior a R$5.000,00. Ou seja, a Lei nº 10.833/2003 foi alterada, mas a Instrução Normativa não foi atualizada.
As alíquotas são de 4,65%, observando que no caso das cooperativas existe diferença.
O prazo de recolhimento do DARF pelo tomador é até o último dia útil do segundo decêndio do mês subsequente àquele mês em que tiver ocorrido o pagamento à pessoa jurídica prestadora do serviço.
Deve ser utilizado o código 5952 para o recolhimento, podendo mudar quando a prestadora não se sujeitar a todas as retenções (veja o MAFON 2023 e a IN SRF nº 459/2004).
Os serviços sujeitos são os mesmos do IRRF, com exceção dos serviços de representação comercial ou da mediação de negócios, propaganda e publicidade. Em relação aos serviços prestados por cooperativas de trabalho e associações profissionais ou assemelhadas, deve-se observar detalhes.
Dispensa de IRRF e CSRF para valores inferiores a R$ 10,00
Fica dispensada a retenção do IRRF de valor igual ou inferior a R$10,00, incidente sobre rendimentos que devam integrar a base de cálculo do imposto devido na DIRPF (pessoas físicas), assim como o imposto devido pelas pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Real, Presumido ou Arbitrado (Decreto nº 9.580/2018, art. 785).
Em relação à CSRF (CSLL, COFINS e PIS/Pasep) ou PCC, fica dispensada a retenção de valor igual ou inferior a R$ 10,00, exceto na hipótese de DARF eletrônico efetuado por meio do Siafi (Lei nº 10.833/2003, art. 31, § 3º).
Situações de não exigência da CSRF
A retenção das contribuições ou PCC não será exigida nas situações a seguir, no caso de pagamentos efetuados a:
- empresas estrangeiras de transporte de valores;
- pessoas jurídicas optantes pelo (Simples Nacional) em relação às suas receitas próprias;
- título de transporte internacional de valores efetuado por empresas nacionais;
- estaleiros navais brasileiros nas atividades de conservação, modernização, conversão e reparo de embarcações pré-registradas ou registradas no Registro Especial Brasileiro (REB), instituído pela Lei nº 9.432/1997;
- às cooperativas, em relação aos atos cooperados, exceto cooperativa de consumo;
- às entidades da administração pública federal, bem como aos órgãos, autarquias e fundações dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;
- pelos fundos de investimento autorizados pela Comissão de Valores Mobiliários.
Tratamento das retenções para o Simples Nacional
As empresas optantes pelo Simples Nacional não sofrem as retenções do imposto de renda e das contribuições, de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 765/2007.
Quando as empresas optantes pelo Simples Nacional estiverem na condição de tomadoras de serviços, estão dispensadas de efetuar a retenção das contribuições, mas, devem fazer a retenção do imposto de renda, desde que o serviço esteja sujeito (Instrução Normativa SRF nº 459/2004, art. 1º, § 6º).
Veja mais detalhes sobre o IRRF na Solução de Consulta COSIT nº 627/2017.
Leia também: Alíquotas do simples nacional
Fluxograma de retenções federais
Neste fluxograma, demonstramos o funcionamento das retenções federais, sobre serviços prestados por pessoas jurídicas para outras pessoas jurídicas de direito privado.
Veja também: IRRF e PCC na EFD-Reinf
Falta de retenção
A retenção de tributos requer controle e atenção, pois, a falta de retenção do imposto de renda pode trazer penalidades para as empresas, assim como a falta de retenção das contribuições, pode acarretar multas para o tomador, conforme previsão no art. 9º da Lei nº 10.426/2002.
Automatize a auditoria e apuração de ISS, IRRF e CSRF/PCC
O módulo de Serviços da Jettax realiza a auditoria e apuração automática do IRRF e CSRF (CSLL, COFINS e PIS/Pasep), permitindo a identificação de erros, e correção do arquivo .txt.
Você também pode criar regras personalizadas para seus clientes conforme a tributação, para automatizar casos específicos.
Leia também: Imposto sobre nota fiscal
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