Emitir uma nota fiscal é um processo que exige muita atenção, pois um erro no preenchimento das informações pode ocasionar a rejeição da nota, gerando um grande retrabalho para quem preenche ou até mesmo problemas com o Fisco. Por isso, para evitar que você cometa erros, vamos explicar o que não fazer na hora da emissão das notas fiscais.
Não confunda os tipos de notas fiscais: Existem diferentes tipos de notas fiscais, segundo cada atividade exercida, desta maneira, você precisa saber qual é a correta para a sua empresa. Entre as principais notas temos, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição a nota impressa, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) para prestadores de serviços, a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), para MEIs e pessoas físicas e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) para vendas aos consumidores finais (empresas ou pessoas físicas).
Não erre na data de emissão e de competência: Pode parecer que não, mas o erro nessas datas é algo que acontece com frequência. Lembre-se que a data de competência é justamente o dia em que a mercadoria foi vendida e a data de emissão é quando a nota fiscal foi gerada de fato.
Não se engane nas funções da NF-e, XML e DANFE: Cada sigla possui uma função específica. A NF-e deve ser emitida e armazenada em modo eletrônico, de modo a documentar a operação da circulação de mercadorias, já o XML é o formato do arquivo utilizado para o download da nota fiscal, e a DANFE é a representação simplificada da NF-e, contudo, não possui valor fiscal e não necessita de armazenamento.
Não ignore os significados da NF-e e CFOP: Na hora de emitir as notas fiscais é preciso saber diferenciar cada natureza de operação para não haver erros no envio de uma mercadoria. Isso vale para o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), que serve para identificar a natureza, a origem da NF-e (de entrada ou saída) e o tipo operação, por exemplo, se será realizada no munícipio, estado ou fora do país.
Não se esqueça de configurar o certificado digital: Essa atividade, sem dúvida, deve ser a primeira antes da emissão. Para a geração da NF-e você deve estar com o certificado digital atualizado e configurado corretamente. Caso seu certificado tenha expirado você será impedido de emitir notas e todos os demais documentos assinados com o certificado perderão a validade.
Não deixe de preencher corretamente a nota fiscal: O processo de emissão da nota fiscal requer cautela e concentração, como já mencionamos, pois, um dado incorreto pode implicar na recusa da NF-e e em penalidades fiscais. Portanto, se atente a data, valor da mercadoria, prazo, informações do cliente e CNPJ, entre outros itens destacados nesse artigo.
Em vista disso, com base em todas essas informações, é importante reforçar que o preenchimento manual da nota fiscal contribui para o aumento do número de erros no documento, prejudicando as vendas da sua empresa e a incidência de multas pelo Fisco.
Sendo assim, a melhor forma de evitar erros na NF-e, reduzir custos, garantir a segurança, simplificar os processos e obter a produtividade em sua operação, é por meio de um suporte especializado e um sistema automatizado de contabilidade, assegurando a emissão, acesso e armazenamento inteligente das notas fiscais.
