É possível realizar o cancelamento da nota diretamente pelo software em que foi feita a emissão. Neste artigo, ensinaremos como cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica.
Passo a passo para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica
Normalmente, você encontrará a opção “Cancelar Nota Fiscal” no menu de gerenciamento de notas fiscais do software em que a nota foi emitida. Ao localizar essa opção, siga os passos a seguir:
- Indique o número da Nota Fiscal Eletrônica a ser cancelada;
- Selecione o documento;
- Aguarde a solicitação de cancelamento ser aceita pela Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está sediada.
O processo é realizado de maneira digital, e só pode ser feito mediante o certificado digital da empresa, que garantirá a segurança e integridade das solicitações.
A Secretaria da Fazenda responsável analisará e retornará a resposta sobre o cancelamento. Em caso de confirmação, será possível imprimir um documento comprovando o cancelamento.
Recomendamos fazer uma consulta, através da chave de acesso da nota, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica para visualizar o evento de cancelamento nas ocorrências do documento.
Por que cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica?
O cancelamento da nota pode ser uma consequência de muitas ações dentro de uma empresa. Alguma das ações que podem levar o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica são:
- Cliente com informações desatualizadas;
- Desistência do negócio;
- Erros de digitação;
- Cálculos errados.
O ideal é que o cancelamento seja feito apenas em casos de extrema necessidade, ou quando a legislação exigir. Por isso, é fundamental que o responsável pela emissão do documento fiscal tenha muita atenção no preenchimento das informações.
Qual o prazo para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica?
Para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica, existe um prazo máximo de 24 horas após a hora da emissão, previsto no Ajuste Sinief 12/12. Este prazo foi definido para evitar o cancelamento de uma NFe que esteja acompanhando uma mercadoria em circulação.
No entanto, não é raro que o cancelamento da nota ocorra fora deste prazo. Por vezes, a logística das empresas e, até mesmo, o próprio sistema das Secretarias da Fazenda acaba influenciando neste período.
Quando uma nota é cancelada fora do prazo de 24 horas, o emitente fica passível de multa por conta da Receita Federal. Essa determinação é válida para todo o país, mas cada estado possui sua própria legislação sobre as penalidades. De modo geral a multa é de cerca de 1,5% do valor da transação que foi cancelada.
Problemas ao cancelar a NFe
O cancelamento da NF pode trazer alguns problemas para a empresa que a emitiu, como atrapalhar na logística de entrega das mercadorias.
Caso, em meio ao transporte de diversas mercadorias e suas respectivas notas constando no MDF-e, seja necessário realizar o cancelamento de uma única nota fiscal, deverá ser emitida uma nova nota que, dependendo da situação, influenciará na emissão da MDF-e.
Desta forma, o cronograma planejado para esta carga será afetado, levando a possíveis atrasos nas entregas.
O que fazer quando não é mais possível cancelar a Nota Fiscal Eletrônica?
Se o prazo de 24 horas para o cancelamento da NFe já passou, a pergunta que muitos se fazem é: como cancelar nota fiscal eletrônica fora do prazo? Infelizmente, após esse período, o cancelamento convencional não é mais permitido pela legislação. No entanto, ainda existem alternativas legais para corrigir o erro e evitar complicações fiscais.
Confira o que pode ser feito:
- Emitir uma nota fiscal de devolução: Se a mercadoria não foi entregue ou será devolvida, é possível emitir uma NFe de devolução, informando os dados da nota original. Isso anula os efeitos da transação comercial.
- Emitir uma nota fiscal complementar ou corretiva: Caso o erro esteja em valores, impostos ou informações adicionais, a empresa pode emitir uma nota complementar. Já erros como CNPJ ou descrição do produto podem ser ajustados com uma carta de correção eletrônica (CC-e), desde que permitidos pela legislação.
- Registrar a situação com a contabilidade: O contador da empresa pode orientar sobre a melhor forma de tratar a nota incorreta nos registros fiscais e contábeis, especialmente para evitar multas ou problemas com o Fisco.
Por isso, embora nem sempre seja possível cancelar uma nota fiscal eletrônica fora do prazo, é essencial agir rapidamente e buscar soluções legais para o caso. Ter atenção na emissão e utilizar sistemas que façam a auditoria automática das notas pode prevenir esse tipo de situação.
Como evitar problemas com as Notas Fiscais Eletrônicas?
O Jettax NFe realiza a captura e auditoria das notas fiscais diretamente do site da prefeitura, evitando problemas em decorrência de erros nas notas. Confira algumas funcionalidades:
- Captura de notas de saída com certificado A1;
- Captura de NFe, XML, CTe e CFe;
- Geração automática de DIFAL e ST na entrada;
- Auditorias de PIS e COFINS;
- E muito mais…
Confira também: Saiba como baixar NFe pelo XML
