EFD ICMS/IPI: o que é, quem entrega e como evitar erros na escrituração

A EFD ICMS/IPI é o arquivo digital mensal que substitui os livros fiscais de ICMS e IPI. A obrigação e o prazo de entrega são definidos por cada estado. A partir de 2027, ela passa a seguir o leiaute 021 e continua sem a CBS e o IBS. A maior parte dos erros surge antes da geração do arquivo, na captura e no cadastro das notas.

Dia 20 do mês, fim da tarde. O arquivo da EFD ICMS/IPI de um cliente volta do validador com erros de cadastro de produto, e o de outro passa sem alertas, mas traz menos notas de entrada do que as que constam na Sefaz.

Para o contador, a escrituração fiscal digital do ICMS e do IPI concentra boa parte do risco do fechamento: o arquivo precisa refletir cada documento emitido e recebido, cada ajuste de apuração e, uma vez por ano, o inventário.

A seguir, você vê o que é a EFD ICMS/IPI, quem precisa entregar, quais são os prazos e os erros que mais aparecem na rotina dos escritórios.

Em resumo:

• A EFD ICMS/IPI, também chamada de SPED Fiscal, é o arquivo digital mensal que substitui os livros fiscais de ICMS e IPI.
• A obrigatoriedade é definida pela legislação de cada estado. Em regra, empresas do Simples Nacional e MEIs estão dispensados, com exceções.
• O prazo também varia por estado: em São Paulo e no Rio de Janeiro, é o dia 20 do mês seguinte; em Minas Gerais, o dia 15.
• CBS, IBS e Imposto Seletivo não entram na EFD ICMS/IPI. A partir de janeiro de 2027, passa a valer o leiaute 021.
• Os erros mais comuns nascem antes da geração do arquivo, na captura e no cadastro das notas.

O que você vai ler neste artigo:

1. Em resumo
2. O que é a EFD ICMS/IPI
   • Os blocos da EFD ICMS/IPI
3. Quem é obrigado a entregar a EFD ICMS/IPI
4. Prazo de entrega, retificação e inventário
5. EFD ICMS/IPI em 2027: leiaute 021 e novos tributos fora do arquivo
6. Erros mais comuns na escrituração
7. Como evitar erros na EFD ICMS/IPI
8. Perguntas frequentes

O que é a EFD ICMS/IPI

A Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI é uma obrigação acessória que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Instituída pelo Convênio ICMS 143/2006 e regulamentada pelo Ajuste SINIEF 2/2009, ela reúne em um único arquivo as informações necessárias à apuração do ICMS, devido aos estados, e do IPI, devido à União.

A EFD ICMS/IPI substitui os livros fiscais em papel:

• Registro de Entradas.
• Registro de Saídas.
• Registro de Inventário.
• Registro de Apuração do ICMS.
• Registro de Apuração do IPI.
• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP).
• E o Livro de Controle da Produção e do Estoque.

O arquivo é validado, assinado com certificado digital e transmitido pelo Programa Validador e Assinador (PVA).

Ela não deve ser confundida com a EFD-Contribuições, que é entregue à Receita Federal e trata de PIS e Cofins. São arquivos, leiautes e prazos diferentes.

Os blocos da EFD ICMS/IPI

Quem é obrigado a entregar a EFD ICMS/IPI

A obrigatoriedade está na legislação de cada estado. Como regra, devem entregar os contribuintes do ICMS e do IPI, o que inclui indústrias, equiparados à indústria, atacadistas e varejistas tributados pelo regime normal.

O estabelecimento obrigado deve transmitir o arquivo mesmo nos meses sem movimento, com os registros mínimos exigidos.

As empresas do Simples Nacional, em regra, estão dispensadas. Há duas exceções importantes: os estados que obrigaram optantes do Simples até o primeiro trimestre de 2014 mantêm essa exigência, e empresas impedidas de recolher o ICMS pelo DAS, por ultrapassarem o sublimite, passam a seguir as obrigações estaduais do regime normal. Por isso, vale consultar a legislação do estado de cada cliente.

Prazo de entrega, retificação e inventário

Cada estado define o prazo de entrega. Em São Paulo e no Rio de Janeiro, o arquivo deve ser transmitido até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração.

Em Minas Gerais, até o dia 15. Escritórios com clientes em mais de um estado precisam controlar esses prazos separadamente.

Pelo Ajuste SINIEF 2/2009, a retificação pode ser feita sem autorização até o último dia do terceiro mês seguinte ao encerramento do período de apuração.

Depois disso, depende de autorização da Secretaria da Fazenda, no caso do ICMS, ou da Receita Federal, no caso do IPI. A retificação substitui o arquivo inteiro, já que não existe envio complementar.

O inventário de 31 de dezembro é informado no Bloco H da EFD referente a fevereiro do ano seguinte. Esse é um dos pontos que mais geram inconsistência, porque o saldo informado precisa conversar com as entradas e saídas escrituradas ao longo do ano.

EFD ICMS/IPI em 2027: leiaute 021 e novos tributos fora do arquivo

A EFD ICMS/IPI não será usada para apurar os novos tributos. CBS, IBS e Imposto Seletivo ficam fora do arquivo, e documentos que tratam exclusivamente desses tributos, sem fato gerador de ICMS ou IPI, não devem ser escriturados nele. Documentos que envolvem ICMS ou IPI continuam sendo escriturados normalmente em relação a esses impostos.

A partir de janeiro de 2027, passa a valer o leiaute 021, instituído pela Nota Técnica 2026.001, e o Guia Prático já está na versão 3.2.4.

No mesmo ano, a CBS substitui o PIS e a Cofins e o IPI passa a ter alíquota zero para a maior parte dos produtos, o que muda o volume de informações de IPI nos arquivos de muitos contribuintes.

Erros mais comuns na escrituração

A maior parte das inconsistências não aparece na geração do arquivo, mas antes, quando a nota entra no sistema. Os erros que mais se repetem são estes:

• Notas faltantes: documentos de entrada emitidos contra o CNPJ do cliente que não chegaram ao escritório e ficaram fora do Bloco C.
• Divergência com o XML: valores, CFOP ou CST escriturados de forma diferente do que consta no documento autorizado pela Sefaz.
• Cadastro de produtos: NCM desatualizado, unidade de medida incorreta ou o mesmo item cadastrado com códigos diferentes no Bloco 0.
• Inventário inconsistente: saldo do Bloco H que não fecha com a movimentação do ano ou com o Bloco K.
• Apuração diferente da guia: saldo do Bloco E que não corresponde ao ICMS efetivamente recolhido.
• Versão desatualizada: arquivo gerado com leiaute ou PVA anteriores aos vigentes.

Cada um desses pontos tem uma rotina de prevenção própria, que detalhamos no artigo sobre os 7 erros mais comuns no SPED Fiscal. Confira.

Como evitar erros na EFD ICMS/IPI

A prevenção começa pela origem dos dados. Quando os XMLs são capturados direto na Sefaz, o escritório trabalha com a totalidade das notas emitidas e recebidas pelo cliente, e não apenas com as que ele lembrou de enviar.

Com os documentos completos, a conferência de CFOP, CST e NCM pode ser feita antes do fechamento, e a geração dos blocos C e D passa a depender menos de digitação.

O efeito da automação na escrituração do ICMS e do IPI está justamente em reduzir a intervenção manual às exceções. Outras práticas ajudam a manter o arquivo consistente:

• Conferir as notas escrituradas com as notas autorizadas na Sefaz antes de gerar o arquivo.
• Manter o cadastro de produtos atualizado com as tabelas oficiais de NCM.
• Fechar a apuração do Bloco E com a guia recolhida.
• Revisar o inventário de 31 de dezembro antes da EFD de fevereiro.
• Controlar os prazos de cada estado da carteira em um calendário único.

Para escritórios com muitos clientes, a etapa final também pesa. Na Jettax, o módulo de Automação SPED permite importar, validar, transmitir e acompanhar os arquivos em lote, o que reduz o tempo gasto com a entrega um a um no PVA.