O SPED Fiscal foi desenvolvido para facilitar e otimizar o envio de dados do contribuinte à Receita Federal, simplificando o processo de apuração dos impostos de ICMS e IPI através da EFD (Escrituração Fiscal Digital). Desta forma, esse sistema garante o cumprimento das obrigações acessórias com o encaminhamento direto para os órgãos fiscalizadores.
No entanto, existe uma série de obrigações que compõem esse sistema, necessitando a entrega de informações específicas dentro de um prazo para manter a regularidade da empresa e evitar o risco de multas.
O que é SPED fiscal?
O SPED Fiscal tem como principal objetivo informar toda a movimentação da empresa em um determinado período mediante o envio de dados sobre o estoque, compra de insumos, inventário, produção, registros relacionados aos clientes, além de todos gastos relacionados a rotina de trabalho de uma maneira digital, reduzindo assim os impactos burocráticos.
Quais dados devem ser entregues no SPED Fiscal?
O SPED Fiscal deve ser entregue todo mês em formato digital, por meio da geração de um arquivo de responsabilidade do contribuinte, contendo a escrituração dos documentos fiscais, os dados devidos para os fiscos estaduais e para a Secretária do Brasil, e os registros de apuração de impostos das operações e prestações do contribuinte.
Esse documento deve passar por um processo de importação e validação no PVA (Programa Validador e Assinador), disponível para download no site da Receita Federal. Após isso, o arquivo precisa ser assinado com uma certificação A1 ou A3, fornecida por uma entidade credenciada.
É importante reforçar que o sistema SPED abriga diversos módulos para o envio das obrigações acessórias ao governo, favorecendo assim a descoberta de sonegadores de impostos por meio do cruzamento dos dados digitais. Entre as modalidades desse sistema, temos:
e Simplificação.
CT-e;
ECD;
ECF;
EFD ICMS IPI;
EFD-Reinf;
e-Financeira;
eSocial;
MDF-e;
NFC-e;
NF-e;
NFS-e;
O que acontece caso o SPED Fiscal não seja entregue no prazo?
A entrega do SPED Fiscal é obrigatória, portanto o não envio do documento pode causar multas ao contribuinte. Além disto, todos os dados precisam ser preenchidos corretamente, pois as informações repassadas são a base para o cálculo dos tributos da empresa.
Portanto, o envio de cada obrigação acessória do SPED de um modo geral deve ser feito com atenção para evitar o risco de erros, pois cada obrigação contém um prazo e um valor diferente de multa, deste modo, o suporte contábil nesse serviço é fundamental.
Quais as vantagens de enviar o SPED Fiscal?
Conforme ressaltamos anteriormente, o SPED Fiscal é um facilitador, reduzindo o processo burocrático no envio dos dados sobre a empresa de maneira digital, otimizando a rotina de trabalho e o tempo gasto nessa atividade.
E mais, o sistema SPED Fiscal ainda diminui os custos com escrituração e com o armazenamento de documentos físicos, centraliza a entrega dos documentos, evita práticas ilegais, agiliza as operações tributárias, contribui para o controle e fiscalização, aumenta a produtividade e oferece mais rapidez na entrega e recebimento das informações.
Diante disto, podemos afirmar que os avanços tecnológicos nos sistemas fiscais e contábeis, como o SPED, trazem mais transparência, modernidade e simplificação para as empresas, colaborando diretamente na tomada de decisões assertivas e na eficiência da gestão e administração de um negócio.
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Perguntas frequentes sobre o que é SPED fiscal
1. O que acontece se eu precisar retificar o SPED Fiscal?
Caso sejam identificados erros após a transmissão, é possível enviar um arquivo retificador, desde que sejam observadas as regras e os prazos definidos pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado. Quanto antes a correção for realizada, menor é o risco de penalidades e inconsistências nos cruzamentos fiscais.
2. O SPED Fiscal substitui a guarda dos documentos fiscais?
Não. Embora as informações sejam transmitidas eletronicamente ao Fisco, a empresa continua obrigada a manter os documentos fiscais e demais registros pelo prazo previsto na legislação. Eles podem ser solicitados em fiscalizações ou auditorias.
3. Como validar o arquivo antes de transmitir o SPED Fiscal?
Antes do envio, o arquivo deve ser validado no Programa Validador e Assinador (PVA) da EFD ICMS IPI. O sistema identifica erros, inconsistências e pendências que precisam ser corrigidos antes da transmissão, reduzindo o risco de rejeições.
4. Quais são os erros mais comuns no preenchimento do SPED Fiscal?
Entre os problemas mais frequentes estão informações cadastrais desatualizadas, divergências entre notas fiscais e a apuração dos tributos, códigos fiscais incorretos (CFOP, CST e NCM), registros obrigatórios ausentes e inconsistências nos saldos de estoque. Uma revisão prévia ajuda a evitar esses erros.
5. Como se faz o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é elaborado a partir das informações fiscais da empresa, como notas fiscais de entrada e saída, apuração de tributos, inventário e demais registros exigidos pela legislação. Esses dados são extraídos do sistema de gestão (ERP) ou do software fiscal, organizados conforme o leiaute da EFD ICMS IPI e validados no Programa Validador e Assinador (PVA) antes da transmissão à Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
6. Quais impostos vão no SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é voltado principalmente para a escrituração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). O arquivo também pode conter informações relacionadas a operações sujeitas à substituição tributária (ICMS-ST), Diferencial de Alíquota (DIFAL), ajustes, créditos, estornos e outros registros fiscais.
