A nota fiscal de devolução é o documento fiscal utilizado para registrar a devolução total ou parcial de uma mercadoria e anular os efeitos da operação de compra ou venda realizada anteriormente.
Ela é obrigatória em diversas situações, como produtos com defeito, entrega incorreta, desistência da compra ou mercadorias em desacordo com o pedido, garantindo que a operação seja regularizada perante o Fisco.
Emitir a nota corretamente é essencial para evitar inconsistências fiscais, problemas na escrituração, recolhimento indevido de tributos e dificuldades na apuração de impostos como ICMS, IPI, PIS e Cofins.
Além disso, o documento mantém a conformidade da empresa e assegura que comprador e vendedor façam os registros fiscais de forma adequada.
O que é uma nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é um documento fiscal que tem como principal objetivo anular, total ou parcialmente, os efeitos de uma operação de compra ou venda anterior que não foi concluída com sucesso.
Quando uma mercadoria sai de uma empresa, uma nota fiscal de saída é gerada, e sobre ela incidem impostos.
Se o cliente desiste da compra ou recusa o produto, essa operação precisa ser revertida para que o estoque volte ao normal e os impostos cobrados indevidamente sejam estornados.
Importante:
A nota fiscal de devolução deve sempre espelhar a Nota Fiscal original. Isso significa que ela deve conter os mesmos dados, itens e tributação do documento que gerou a venda, servindo como um “contrapeso” contábil.
Quem deve emitir a nota fiscal de devolução?
Uma das maiores dúvidas é sobre a responsabilidade da emissão desse documento. A resposta depende diretamente do perfil de quem está devolvendo a mercadoria.
1. Quando o comprador é contribuinte do ICMS
Se quem comprou o produto é uma empresa que possui Inscrição Estadual (IE) e emite Notas Fiscais regularmente, ela mesma deve emitir a nota fiscal de devolução.
Ao devolver o produto, a empresa compradora gera uma NF-e de saída com a finalidade de devolução, indicando o fornecedor como destinatário.
2. Quando o comprador não é contribuinte do ICMS (Pessoa Física ou Empresa Isenta)
Se a devolução for feita por um consumidor final (pessoa física) ou por uma empresa que não possui Inscrição Estadual, eles não têm autorização legal para emitir uma NF-e.
Nesse cenário, o próprio fornecedor (quem vendeu o produto) deve emitir umanota fiscal de entrada por devolução para reincorporar a mercadoria ao seu estoque e anular a operação.
Veja também: Como consultar notas fiscais no Portal Nacional e automatizar a rotina fiscal?
Principais motivos para emitir uma NF-e de devolução
Existem diversas situações que justificam a emissão deste documento. As mais comuns no dia a dia do mercado são:
- Recusa de mercadoria: o comprador identifica um erro assim que o caminhão chega e recusa o recebimento antes mesmo de a mercadoria entrar no estabelecimento.
- Produto com defeito ou avaria: o item apresenta problemas de fabricação ou foi danificado durante o transporte.
- Desacordo comercial: o preço, a quantidade ou as condições de pagamento combinadas diferem do que foi registrado na nota fiscal original.
- Arrependimento de compra: direito assegurado em determinadas transações (como compras online no prazo de 7 dias), exigindo o retorno do produto ao vendedor.
Como fazer uma nota fiscal de devolução: passo a passo
A emissão da Nota Fiscal de Devolução exige atenção redobrada, pois qualquer divergência com o documento original pode causar a rejeição da nota pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Siga as etapas abaixo para garantir um processo correto:
1. Identifique a nota fiscal original
Você precisará dos dados da nota fiscal que deu origem à operação. O dado mais importante é a Chave de Acesso (aquela sequência de 44 dígitos que fica no topo da Danfe). Ela deve ser inserida no campo “NF-e Referenciada” do seu emissor.
2. Defina a finalidade da emissão
No campo “Finalidade de Emissão” (finNFe), mude a opção padrão de “1 – NF-e normal” para “4 – NF-e de devolução de mercadoria”. Isso sinaliza ao sistema do governo a natureza real daquela operação.
3. Utilize o CFOP correto
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) define o tipo de circulação da mercadoria. Para devoluções, os códigos sempre começam com 5 (operações estaduais) ou 6 (operações interestaduais).
Os exemplos mais comuns incluem:
- CFOP 5.201 / 6.201: devolução de compra para industrialização.
- CFOP 5.202 / 6.202: devolução de compra para comercialização.
- CFOP 5.411 / 6.411: devolução de compra de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária (ST).
4. Insira os dados de tributação e valores
Como mencionado, a nota de devolução deve anular a original. Portanto, os valores de base de cálculo, alíquotas de ICMS, IPI, PIS e COFINS devem ser informados de forma correspondente à nota de origem.
- Atenção ao regime tributário: se você é do Simples Nacional e está devolvendo para uma empresa do Regime Normal (Lucro Presumido ou Lucro Real), pode ser necessário informar os impostos nos campos de “Informações Complementares” ou utilizar códigos de CSOSN específicos (como o 900), dependendo da legislação do seu Estado.
5. Valide e transmita a nota
Revise todos os campos, certifique-se de que as quantidades e valores batem exatamente com o que está sendo devolvido e transmita o arquivo para a SEFAZ.
Diferença entre devolução, cancelamento e estorno
É muito comum confundir esses três termos, mas eles possuem aplicações jurídicas e fiscais totalmente diferentes:
| Operação | Quando utilizar? | Prazo Geral |
| Cancelamento | Quando a nota foi emitida com erro, mas a mercadoria ainda não saiu do estabelecimento. | Até 24 horas após a autorização (prazo padrão nacional). |
| Devolução | Quando a mercadoria já circulou ou o prazo de cancelamento expirou, exigindo o retorno físico ou simbólico do item. | Prazo decadencial legal/comercial. |
| Estorno | Utilizado quando o prazo de cancelamento expirou e não houve circulação da mercadoria, servindo exclusivamente para ajustar a escrita fiscal. | Varia por estado. |
Como evitar erros na emissão da nota fiscal de devolução
Emitir uma nota fiscal de devolução não precisa ser um bicho de sete cabeças. O segredo do sucesso reside no alinhamento:
- Entender quem tem a obrigação de emitir, referenciar corretamente a chave de acesso do documento original e replicar com precisão as informações fiscais e tributárias.
Ao seguir este guia, o seu escritório garante:
- Conformidade com a legislação tributária brasileira.
- Mantém o controle de estoque em dia.
- E evita atritos desnecessários com fornecedores, clientes e com a fiscalização.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal de devolução
- Qual é o prazo legal para emitir uma Nota Fiscal de Devolução?
Diferente do cancelamento (que geralmente deve ser feito em até 24 horas), a Nota Fiscal de Devolução não possui um prazo fixo universal de poucas horas. Ela deve respeitar os prazos comerciais de arrependimento (como os 7 dias para compras online pelo Código de Defesa do Consumidor) ou as regras de garantia do produto. O ideal é emiti-la assim que a necessidade de retorno da mercadoria for identificada, antes do fechamento fiscal do mês.
- Posso emitir uma nota de devolução parcial ou ela precisa ser sempre do valor total?
Sim, você pode fazer uma devolução parcial. Se você comprou 10 itens de um fornecedor, mas apenas 2 vieram com defeito, a sua Nota Fiscal de Devolução deve conter apenas os 2 itens devolvidos, com suas respectivas quantidades, valores e impostos proporcionais. A chave de acesso referenciada continuará sendo a da nota original de 10 itens.
- Sou MEI (Microempreendedor Individual). Como faço para devolver uma mercadoria?
Se você comprou a mercadoria com o seu CNPJ de MEI e precisa devolvê-la para um fornecedor, a regra depende do seu estado. Como o MEI não é obrigado a emitir NF-e para todas as operações, em muitos casos o próprio fornecedor emite uma Nota Fiscal de Entrada por Devolução para retirar o produto. Porém, se o seu estado permitir ou exigir, você também pode emitir a NF-e de devolução pelo portal gratuito do governo.
- O que acontece se eu errar os valores ou impostos na nota de devolução?
A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) costuma rejeitar a nota automaticamente se os dados de tributação ou o cálculo dos impostos estiverem em desacordo com a nota referenciada. Se a nota chegar a ser aprovada com erros de valores menores, pode ser necessário emitir uma Nota Fiscal Complementar. Se o erro for grave e a mercadoria não tiver circulado, o caminho é o cancelamento da nota de devolução e a emissão de uma nova.
