Contador, emitir nota fiscal é um passo importante para a funcionalidade contábil da sua atividade. O documento serve justamente para registrar os produtos que o seu cliente vende ou quando presta serviços para outra empresa.
Quer saber como emitir nota fiscal de forma certa para o empreendedor e ficar longe dos erros fiscais em 2026? Este conteúdo é para você! Acomode-se em sua poltrona e venha conosco!
Afinal: o que é MEI
MEI é uma forma simplificada de empresa individual, criada para facilitar a formalização de pequenos empreendedores. Ele tem um limite de faturamento anual, direito a benefícios previdenciários e pagamento simplificado de tributos via Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
A nota fiscal é um documento que comprova a venda de produtos ou prestação de serviços. Em resumo, ela:
- Formaliza legalmente a operação.
- Garante o direito do cliente.
- Permite que outras empresas e órgãos públicos façam a entrada contábil da despesa.
- É exigida em muitos casos por lei.
Tipos de documentos fiscais para MEI
O MEI pode emitir diferentes tipos de documentos, dependendo da atividade e da operação:
1. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é um documento digital usado para registrar serviços prestados.
Desde 1º de setembro de 2023, os MEIs prestadores de serviço de todo o país devem emitir NFS-e no padrão nacional, por meio do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou de aplicativos oficiais.
Essa NFS-e serve para documentar serviços prestados, por exemplo:
- Consultoria.
- Conserto de equipamentos.
- Aulas particulares.
- Serviços de beleza.
2. Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)
A NF-e é usada para vendas de produtos e mercadorias. Nem todos os MEIs precisam emitir NF-e — isso depende do tipo de operação e da legislação estadual. Ela é emitida quando o MEI vende produtos a clientes empresariais ou envia mercadorias por transporte.
3. Nota Fiscal Avulsa (NFA / NFA-e)
Em alguns estados ou municípios, o MEI pode emitir um documento chamado Nota Fiscal Avulsa (NFA) ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) para registrar operações que não exigem NF-e ou NFS-e e quando o sistema principal não está disponível ou não é acessível para o empreendedor.
Quando o MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
O MEI deve emitir nota fiscal nas seguintes situações:
- Quando vende produtos ou presta serviços para outras empresas (pessoa jurídica), independentemente do tamanho da empresa.
- Quando presta serviço para órgãos públicos, inclusive governos municipal, estadual ou federal.
- Quando o cliente (pessoa física) solicitar a nota, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor.
- Quando envia mercadorias por transportadoras ou correios. Essa operação normalmente exige a NF-e formal para fins de transporte e tributação.
Situações em que não é obrigatório
O MEI não precisa emitir nota fiscal automaticamente quando realiza uma venda ou presta um serviço para uma pessoa física (cliente comum), desde que não haja solicitação por parte do cliente e que a legislação municipal não exija de outra forma.
Como emitir a nota fiscal (passo a passo)
A emissão depende do tipo de nota que você precisa:
Emitindo NFSe (para serviços)
A emissão de NFS-e para MEI é feita gratuitamente no sistema nacional, via Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou aplicativo.
Passo a passo básico:
- Tenha uma conta gov.br — ou use uma conta existente de nível Prata ou Ouro (quanto maior o nível, mais fácil o acesso).
- Acesse o Portal da NFS-e ou o emissor Mobile oficial.
- Preencha os dados do serviço: descrição, valor, CNPJ/CPF do cliente e código de serviço conforme a lista municipal.
- Emita e envie ao cliente — a nota terá validade legal nacional e ficará registrada no sistema.
Confira também o passo a passo (e-book) completo disponibilizado pelo Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica. Acesse o material.
Emitindo NF-e (para produtos)
Ao vender produtos ou mercadorias, o MEI precisa emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
- Na Sefaz do estado para solicitar autorização de uso de NF-e.
- Utilizar um emissor de NF-e — pode ser um software compatível com a Sefaz.
- Preencher os dados da venda: produtos, quantidade, preço e dados do cliente.
- Ao concluir a emissão, a NF-e é validada eletronicamente pela Sefaz antes de ser considerada válida.
Emitindo nota fiscal avulsa (NFA-e ou NFA)
Se você não precisa emitir NF-e ou não tem emissor habilitado, verifique na Secretaria da Fazenda do seu estado ou município se há oferta de Nota Fiscal Avulsa ou Eletrônica Avulsa, que pode ser emitida com menor burocracia.
Obrigações fiscais após emitir a nota
Emitir nota fiscal não é apenas gerar o documento, você precisa:
- Guardar comprovantes e arquivos eletrônicos por pelo menos 5 anos (prazo típico de fiscalização).
- Lançar as notas emitidas no controle financeiro e na contabilidade, para correta apuração do faturamento.
- Preencher o Relatório Mensal de Receitas Brutas, quando aplicável, com todas as notas emitidas.
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