Erros fiscais que atraem a atenção do Fisco: o que o contador precisa conferir 

Erros fiscais podem colocar a empresa no radar do Fisco e gerar notificações, autuações e outros problemas tributários. Divergências entre faturamento, documentos fiscais, escrituração, contabilidade e movimentações financeiras estão entre os principais pontos que exigem atenção. Por isso, o contador tem papel essencial na prevenção, com conferências, conciliações e validações periódicas.

A rotina fiscal das empresas tem sido cada vez mais monitorada pelo Fisco, especialmente por meio do cruzamento eletrônico de obrigações acessórias e da verificação da consistência das informações prestadas. 

Nesse cenário, a escrituração incorreta de um documento fiscal ou a existência de divergências entre dados fiscais, contábeis e financeiros pode aumentar significativamente o risco de notificações e procedimentos de fiscalização. 

Não basta, portanto, efetuar corretamente o pagamento dos tributos.  

O contribuinte também precisa assegurar a conformidade das informações declaradas e a compatibilidade entre os registros fiscais e contábeis, o que exige um trabalho contínuo de revisão, conciliação e validação. 

A contabilidade vem passando por mudanças significativas, reforçando a importância estratégica do profissional contábil.  

Sua atuação não se limita ao cumprimento de prazos e à emissão de guias, mas também envolve a identificação de inconsistências e riscos antes da instauração de procedimentos pelo Fisco. 

O que você vai ler neste artigo:

• Divergências entre faturamento e obrigações acessórias

• Ausência de registros ou informações incorretas

• Créditos tributários sem documentação suficiente

• Divergências entre contabilidade e fiscal

• Movimentação financeira incompatível com as receitas declaradas

• O contador como agente de prevenção fiscal

Divergências entre faturamento e obrigações acessórias 

Um dos principais pontos de atenção está na compatibilidade entre o faturamento efetivamente realizado e os valores informados nas obrigações acessórias. 

As notas fiscais eletrônicas devem ser confrontadas com a escrituração fiscal, registros contábeis, declarações tributárias e movimentações financeiras. 

Por isso, vendas, devoluções, cancelamentos, estornos, contas a receber e ingressos financeiros precisam apresentar coerência. 

Imagine, por exemplo, que uma empresa tenha emitido notas fiscais de venda no valor de R$ 500 mil em determinado período, enquanto sua escrituração fiscal demonstre apenas R$ 300 mil em receitas. 

Ainda que a diferença decorra de uma falha operacional, como cancelamento não considerado, duplicidade ou erro de integração entre sistemas, será necessário identificar e justificar a divergência de R$ 200 mil. 

A revisão periódica permite antecipar essas situações, realizar os ajustes necessários e manter documentação suficiente para demonstrar a origem das diferenças eventualmente apontadas pelo Fisco. 

Fluxo de conferência: 

Notas fiscais → Escrituração fiscal → Receita contábil → Declarações → Movimentação financeira 

Ausência de registros ou informações incorretas 

Outro problema recorrente está relacionado à ausência de escrituração ou ao registro incorreto de documentos fiscais. 

Entre os erros que merecem atenção estão: 

• Utilização inadequada de CFOP; 

• CST ou CSOSN incorreto; 

• NCM incompatível com a mercadoria; 

• Erro na base de cálculo; 

• Aplicação de alíquota incorreta; 

• Aproveitamento indevido de créditos tributários. 

Essas inconsistências podem impactar diretamente a apuração dos tributos, resultando em recolhimentos a menor, pagamentos indevidos, créditos irregulares ou divergências relacionadas ao recolhimento dos impostos. 

A conferência, portanto, não deve se limitar ao valor da nota fiscal. É necessário analisar a natureza da operação, a finalidade da aquisição, a classificação fiscal e o tratamento tributário aplicável. 

Uma aquisição destinada à revenda, por exemplo, pode receber tratamento diferente de uma compra destinada ao uso e consumo ou ao ativo imobilizado. 

Créditos tributários sem documentação suficiente 

A utilização de créditos tributários também exige atenção quanto ao atendimento dos requisitos legais e à existência de documentação capaz de sustentar sua apropriação. 

Antes de utilizar um crédito, algumas perguntas precisam ser respondidas: 

• Qual é a origem do crédito? 

• Existe documento fiscal idôneo? 

• A operação efetivamente ocorreu? 

• A legislação permite seu aproveitamento? 

• O valor foi calculado corretamente? 

• Há documentação suficiente para sustentar o crédito em eventual fiscalização? 

Esse cuidado é relevante porque os créditos reduzem diretamente o valor do tributo a recolher. Quando utilizados sem amparo legal ou documental, podem ser objeto de glosa, com cobrança do tributo, juros e penalidades. 

Além disso, a existência de uma nota fiscal, isoladamente, nem sempre é suficiente.  

Conforme a natureza da operação e do tributo, pode ser necessário comprovar a efetiva aquisição do bem ou serviço e o atendimento aos requisitos previstos na legislação. 

Em eventual fiscalização, não basta demonstrar que o crédito foi registrado: é necessário comprovar que sua utilização possui fundamento legal e documental. 

Divergências entre contabilidade e fiscal 

A ausência de conciliação entre as áreas fiscal e contábil pode gerar diferenças relevantes nas informações prestadas pela empresa. 

Receitas, tributos a recolher ou recuperar, estoques, saldos de clientes e fornecedores e créditos tributários precisam apresentar coerência entre a escrituração fiscal, a contabilidade e as obrigações acessórias. 

Muitas divergências têm origem em falhas operacionais, parametrizações inadequadas ou lançamentos realizados em períodos distintos. 

Por isso, a conciliação deve ser realizada periodicamente, preferencialmente antes do encerramento e da transmissão das obrigações, permitindo identificar diferenças, compreender sua origem e promover as correções necessárias. 

Mais do que uma etapa de fechamento, a conciliação fiscal e contábil deve ser entendida como um controle preventivo. 

Movimentação financeira incompatível com as receitas declaradas 

Outro ponto de atenção é a compatibilidade entre a movimentação financeira e as receitas declaradas. 

Informações relativas a movimentações bancárias e meios eletrônicos de pagamento podem ser utilizadas pelo Fisco para confrontar os valores informados pelo contribuinte. 

Entradas financeiras significativamente superior à receita declarada, portanto, podem gerar questionamentos. 

Isso não significa que todo crédito bancário represente receita tributável.  

A empresa pode receber recursos decorrentes de empréstimos, aportes de capital, transferências entre contas, adiantamentos, reembolsos, estornos ou devoluções. 

O risco surge quando essas movimentações não estão devidamente identificadas e documentadas. 

Uma boa prática consiste em manter conciliação entre extratos bancários, documentos fiscais, contas a receber e registros contábeis, permitindo a rastreabilidade das operações. 

Profissional contábil como agente de prevenção fiscal 

O papel do contador não se resume ao cumprimento de obrigações acessórias. 

Cada vez mais, sua atuação envolve análise de riscos, validação das informações e construção de controles capazes de reduzir contingências tributárias. 

Empresas que estruturam processos periódicos de conferência, conciliação e documentação tendem a enfrentar eventuais fiscalizações com maior segurança e capacidade de demonstrar a regularidade das operações. 

Mais do que corrigir problemas após sua identificação pelo Fisco, o objetivo deve ser antecipá-los. 

Em uma rotina fiscal eficiente, quatro ações devem estar permanentemente presentes: 

Registrar, conciliar, revisar e documentar. 

Vale ressaltar, ainda, que a implementação da Reforma Tributária reforça a importância da qualidade e da consistência das informações constantes nos documentos fiscais eletrônicos.  

É essencial revisar e validar cadastros de produtos, clientes e fornecedores, bem como parâmetros fiscais utilizados nos sistemas, como medida preventiva para reduzir inconsistências e impactos na apuração tributária. 

Em um ambiente no qual o Fisco dispõe de crescente capacidade de cruzamento eletrônico de dados, a qualidade das informações cadastrais, fiscais e contábeis tornou-se elemento essencial da gestão de riscos tributários. 

Mais do que cumprir obrigações, será cada vez mais necessário assegurar que os dados utilizados desde a origem da operação estejam corretos, integrados e devidamente documentados.