Despesas indedutíveis no Lucro Real: como comprovar e evitar problemas fiscais

A comprovação das despesas no Lucro Real vai muito além de lançar o gasto na contabilidade — é preciso demonstrar necessidade, normalidade e documentação hábil para que ele seja dedutível. O artigo explica os critérios legais de dedutibilidade, os documentos aceitos, os erros mais comuns e como a automação da captura fiscal ajuda o escritório a reduzir glosas e retrabalho.

A comprovação das despesas é uma tarefa essencial para empresas do Lucro Real. Ela impacta diretamente a apuração do IRPJ e da CSLL, já que determinadas despesas podem ser deduzidas do resultado para chegar à base de cálculo dos tributos.

No entanto, não basta registrar um gasto na contabilidade para que ele seja automaticamente dedutível. É preciso verificar se a despesa atende aos requisitos previstos na legislação e se existe documentação suficiente para comprovar a operação.

Esse cuidado é especialmente importante para evitar que gastos sejam classificados como despesas indedutíveis no Lucro Real, aumentando a base de cálculo do IRPJ e da CSLL em uma eventual fiscalização.

Em 2026, a regra geral continua sendo a mesma: são dedutíveis as despesas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora, desde que sejam usuais ou normais ao tipo de operação realizada e estejam devidamente comprovadas.

Neste artigo, vamos explicar como funciona a dedutibilidade das despesas no Lucro Real, quais documentos podem comprovar os gastos e quais cuidados o contador deve ter na escrituração.

O que você vai ler neste artigo:

• O que é o Lucro Real?

• O que é o lucro líquido?

• Ajustes ao lucro líquido

• Como funciona a dedutibilidade das despesas no Lucro Real?

• Quais são exemplos de despesas dedutíveis no Lucro Real?

• O que são despesas indedutíveis no Lucro Real?

• Documentos que comprovam as despesas

• Nota fiscal e comprovação da despesa: qual é a relação?

• Escrituração contábil e comprovação das despesas

• O que acontece quando uma despesa é considerada indedutível?

• Como evitar despesas indedutíveis no Lucro Real?

• O que mudou para o Lucro Real em 2026?

• Despesas no Lucro Real exigem controle, não apenas lançamento

O que é o Lucro Real?

O Lucro Real é um regime de tributação utilizado para a apuração do IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

Nesse regime, a apuração parte do resultado contábil da empresa, que posteriormente passa pelos ajustes determinados pela legislação tributária.

Na prática, o lucro líquido é ajustado por meio de adições, exclusões e compensações, conforme as regras fiscais, até chegar ao lucro real utilizado como base para o cálculo do IRPJ.

A escrituração contábil, portanto, tem papel fundamental nesse processo. Ela precisa refletir adequadamente as operações realizadas pela empresa e estar apoiada em documentos que comprovem os fatos registrados.

O que é o lucro líquido?

O lucro líquido corresponde ao resultado apurado pela empresa após o reconhecimento das receitas, custos, despesas e demais elementos que compõem o resultado do período, de acordo com as normas contábeis aplicáveis.

Para chegar ao lucro real, esse resultado contábil passa pelos ajustes fiscais.

De forma simplificada:

Lucro líquido contábil + adições – exclusões – compensações = lucro real

As adições normalmente incluem valores contabilizados como despesas, mas que não são dedutíveis para fins fiscais.

Já as exclusões correspondem, entre outras situações, a valores que foram considerados no resultado contábil, mas que a legislação permite retirar da base de cálculo.

As compensações, por sua vez, podem envolver prejuízos fiscais de períodos anteriores, observadas as condições e limites previstos na legislação.

Veja também: Tributação pelo lucro real

Ajustes ao lucro líquido

Os ajustes ao lucro líquido são definidos em:

• Adições (Anexo I da IN RFB nº 1.700/2017 – exemplo: despesas não necessárias para a atividade da empresa, registradas na contabilidade);
• Exclusões (Anexo II da Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017 – exemplo: ajustes de receita bruta, registradas na contabilidade); e
• Compensações (prejuízo fiscal de períodos anteriores).

Como funciona a dedutibilidade das despesas no Lucro Real?

A regra geral está prevista no art. 311 do Regulamento do Imposto sobre a Renda (RIR/2018) e no art. 68 da Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017.

Para serem dedutíveis na determinação do Lucro Real, as despesas devem ser:

• Necessárias à atividade da empresa;
• Relacionadas à manutenção da fonte produtora;
• Usuais ou normais ao tipo de operação realizada;
• Devidamente comprovadas por documentação hábil e idônea.

A legislação considera necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa.

Isso significa que a simples existência de um pagamento não garante sua dedutibilidade.

É necessário conseguir demonstrar o que foi contratado, quem prestou o serviço, qual foi o valor, quando a operação aconteceu e qual a relação daquele gasto com a atividade da empresa.

Quais são exemplos de despesas dedutíveis no Lucro Real?

Não existe uma lista única de despesas que possa ser aplicada indistintamente a todas as empresas. A análise depende da atividade e das características de cada operação.

Entre os exemplos que podem ser dedutíveis, desde que atendidos os requisitos legais e devidamente comprovados, estão:

• Aluguel do estabelecimento utilizado na atividade;
• Serviços de contabilidade e assessoria relacionados à operação;
• Serviços de transporte necessários à atividade;
• Despesas com representação comercial;
• Gastos com manutenção relacionados à atividade;
• Despesas com publicidade e propaganda, observadas as regras específicas;
• Serviços contratados para execução das atividades da empresa;
• Despesas com pessoal e benefícios, quando atendidos os requisitos legais.

Um exemplo atual é o das comissões pagas a marketplaces por empresas de e-commerce.

• Em solução de consulta publicada pela Receita Federal, a administração tributária reconheceu que, em determinadas circunstâncias, essas comissões podem ser consideradas despesas operacionais necessárias à atividade, desde que demonstradas a efetiva prestação do serviço, a relação com as vendas e a identificação do beneficiário.

Por isso, mais importante do que simplesmente identificar o tipo de gasto é avaliar a necessidade, a normalidade e a documentação da despesa.

O que são despesas indedutíveis no Lucro Real?

As despesas indedutíveis no Lucro Real são aquelas que, embora possam ter sido reconhecidas contabilmente, não podem ser utilizadas para reduzir a base de cálculo do IRPJ e/ou da CSLL, conforme as regras fiscais aplicáveis.

Quando uma despesa contabilizada não atende aos critérios de dedutibilidade ou existe uma vedação específica na legislação, o valor precisa ser tratado como ajuste fiscal.

Entre os exemplos estão:

• Despesas que não tenham relação com a atividade da empresa;
• Despesas sem documentação adequada;
• Multas decorrentes de determinadas infrações;
• Despesas com brindes, que possuem vedação legal;
• Determinadas provisões não autorizadas pela legislação;
• Gastos que representem aplicação de capital e que devam ser registrados no ativo, em vez de tratados diretamente como despesa.

As despesas com brindes, por exemplo, são expressamente vedadas pela Lei nº 9.249/1995.

Já as multas exigem atenção especial. Como regra, multas decorrentes de infrações não tributárias são indedutíveis. Existem, porém, situações específicas em que multas de natureza compensatória ou determinadas multas fiscais podem ser dedutíveis.

Por isso, não é recomendado tratar todas as multas da mesma maneira.

Documentos que comprovam as despesas

Não basta que a despesa seja necessária para a atividade da empresa. É preciso também conseguir comprovar que a operação realmente aconteceu.

A documentação deve permitir identificar, entre outros pontos:

• A natureza da operação;
• O fornecedor ou beneficiário;
• O valor;
• A data;
• A quantidade, quando aplicável;
• A relação da operação com a atividade da empresa.

A Receita Federal reforça que as despesas operacionais devem estar apoiadas em documentos hábeis e idôneos, capazes de comprovar a natureza da operação, a identidade do beneficiário, a quantidade e o valor envolvido.

Importante dizer que podem fazer parte dessa documentação notas fiscais, contratos, recibos quando admitidos, comprovantes de pagamento, relatórios, pedidos, ordens de serviço e outros documentos que ajudem a demonstrar a efetiva realização da operação.

O documento fiscal, portanto, é importante, mas a análise não deve parar nele.

Uma despesa pode ter nota fiscal e ainda assim gerar questionamentos caso não seja possível demonstrar sua efetiva realização ou sua relação com a atividade empresarial.

Nota fiscal e comprovação da despesa: qual é a relação?

Um dos principais cuidados está nos pagamentos realizados a pessoas jurídicas. Imagine uma empresa tributada pelo Lucro Real que contrata uma pessoa jurídica para prestar determinado serviço.

Se esse fornecedor está obrigado a emitir documento fiscal, a empresa não deve substituir esse documento por um simples recibo sem verificar as exigências legais aplicáveis.

Além da documentação fiscal, é importante manter evidências que demonstrem a efetiva prestação do serviço.

Dependendo da operação, isso pode incluir:

• Contrato;
• Nota fiscal;
• Ordem de serviço;
• Comprovante de pagamento;
• Relatório de execução;
• E-mails ou registros relacionados à contratação;
• Documentos que demonstrem a entrega do produto ou serviço.

Essa organização reduz o risco de a despesa ser questionada e posteriormente glosada em uma fiscalização.

Escrituração contábil e comprovação das despesas

A documentação das despesas também está diretamente relacionada à qualidade da escrituração contábil.

A Receita Federal reforça que a escrituração deve ser realizada com base em documentos de origem interna ou externa ou, quando necessário, em outros elementos capazes de comprovar ou evidenciar os fatos contábeis.

Para empresas obrigadas à Escrituração Contábil Digital (ECD), esse cuidado ganha ainda mais importância.

Em 2026, a ECD tinha que ser transmitida ao SPED até o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere. Já a ECF deveria ser entregue até o último dia útil de julho.

Além disso, a ECF contempla os ajustes necessários à apuração do Lucro Real, incluindo o detalhamento das adições e exclusões no e-Lalur.

Por isso, quanto mais organizada estiver a documentação desde o momento em que a despesa é registrada, menor tende a ser o retrabalho na apuração e na entrega das obrigações.

O que acontece quando uma despesa é considerada indedutível?

Quando uma despesa contabilizada não pode ser deduzida para fins fiscais, ela não precisa necessariamente ser excluída da contabilidade.

O tratamento é feito na apuração fiscal, por meio dos ajustes correspondentes.

Na prática, uma despesa pode permanecer registrada contabilmente, mas ser adicionada ao lucro líquido para determinar o lucro real.

Isso é importante porque contabilidade e apuração fiscal não são exatamente a mesma coisa.

O fato de uma despesa existir e estar corretamente contabilizada não significa, automaticamente, que ela poderá reduzir a base de cálculo do IRPJ e da CSLL.

Como evitar despesas indedutíveis no Lucro Real?

Para reduzir o risco de glosas e retrabalho, algumas medidas podem fazer parte da rotina do escritório contábil ou do departamento fiscal:

1. Conferir os documentos antes do lançamento

Verifique se a documentação identifica corretamente o fornecedor, a operação, o valor e a data.

2. Avaliar a relação com a atividade

Pergunte se a despesa é necessária, usual ou normal para a atividade da empresa.

3. Separar despesas dedutíveis e indedutíveis

A classificação correta facilita os ajustes no e-Lalur e no e-Lacs e reduz o risco de erros na apuração.

4. Manter os documentos organizados

Notas fiscais, contratos, comprovantes e demais evidências devem ser armazenados de forma que possam ser localizados quando necessário.

5. Automatizar a captura dos documentos fiscais

Quando o volume de documentos é grande, depender exclusivamente de conferências manuais aumenta o risco de notas não capturadas, documentos duplicados e informações incompletas.

A automação da captura e da organização dos documentos fiscais pode ajudar o escritório a ter uma visão mais completa das operações antes da apuração.

O que mudou para o Lucro Real em 2026?

É importante separar as mudanças que afetam o Lucro Real daquelas direcionadas ao Lucro Presumido.

Em 2026, entrou em vigor uma mudança nos percentuais de presunção para empresas do Lucro Presumido, com acréscimo de 10% sobre a parcela da receita bruta que exceder R$ 5 milhões no ano-calendário, conforme as regras introduzidas pela Lei Complementar nº 224/2025.

Essa alteração não muda a regra geral de dedutibilidade das despesas no Lucro Real.

Para empresas do Lucro Real, continua sendo fundamental observar os critérios de necessidade, normalidade, usualidade e comprovação documental das despesas.

Em outras palavras: em 2026, comprovar corretamente as despesas continua sendo parte essencial de uma apuração segura do Lucro Real.

Despesas no Lucro Real exigem controle, não apenas lançamento

A dedutibilidade de uma despesa no Lucro Real depende de mais do que seu lançamento na contabilidade.

É necessário demonstrar que o gasto está relacionado à atividade da empresa, que é necessário e usual para suas operações e que existe documentação capaz de comprovar a efetiva realização da operação.

Para o contador, isso significa que a conferência das despesas deve começar antes mesmo da apuração do IRPJ e da CSLL.

Quanto melhor for o controle dos documentos fiscais e contábeis, menor tende a ser o risco de inconsistências, glosas e retrabalho.

Nesse cenário, a automação pode ajudar o escritório contábil a reduzir tarefas manuais e organizar melhor a captura e a conferência dos documentos fiscais.

O Módulo de Serviços da Jettax pode auxiliar nessa rotina com a captura automatizada de NFS-e, contribuindo para que o escritório tenha os documentos necessários disponíveis para o trabalho fiscal e contábil.

Veja também

• Tributação pelo lucro real
• Entenda o que é LALUR e para que serve
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF 2023)
• Imposto pelo Lucro Real
• CSLL no Lucro Presumido: o que muda acima de R$ 5 milhões em 2026