DeSTDA: checklist de ST e DIFAL para empresas do Simples Nacional

Empresas do Simples Nacional podem ter obrigações de ICMS em compras e vendas interestaduais. Entenda o que é a DeSTDA, o que conferir em cada operação com ICMS-ST e DIFAL e como evitar divergências antes da transmissão.

Empresas optantes pelo Simples Nacional não estão dispensadas de todas as obrigações relacionadas ao ICMS, como pensamos.

A depender de suas operações e da legislação estadual, as compras interestaduais que possuírem mercadorias sujeitas à substituição tributária e diferenças de alíquotas poderão tornar empresas deste regime a apurarem, recolherem e entregarem obrigações específicas.

Nesse contexto, existe uma declaração que merece uma atenção especial, a DeSTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação). Além de enviar essa declaração, o setor fiscal deverá identificar quais são as operações que deverão tais impostos, caso devidos sejam.

A ausência de processos pode causar recolhimentos indevidos, omissão de receitas, divergências fiscais, exposição a fiscalizações e retrabalho, ou seja, a solução começa na estruturação de um processo contínuo de auditoria.

O que você vai ler neste artigo:

• Afinal, o que é a DeSTDA?
• Checklist de ICMS-ST: o que conferir nas operações?
• Checklist de DIFAL e Antecipação nas Compras Interestaduais
• DeSTDA: declarar não é o mesmo que recolher
• Divergências na DeSTDA
• A conformidade começa antes da transmissão
• Perguntas frequentes

Afinal, o que é a DeSTDA?

Materializada pelo Ajuste SINIEF nº 12/2025, trata-se de uma obrigação acessória destinada a informar todas as operações e apurações relacionadas à substituição tributária, ao diferencial de alíquotas e, também, à antecipação de ICMS, segundo as regras aplicáveis às empresas optantes pelo Simples Nacional.

De modo geral, o prazo de entrega é o dia 28 do mês seguinte ao período de referência e, para evitar falhas, o escritório contábil deve estruturar um controle que permita responder três perguntas básicas:

• A empresa está obrigada a entregar a DeSTDA?
• Quais as operações deste período requerem análise?
• Os valores apurados e recolhidos estão consistentes?

Checklist de ICMS-ST: O que conferir nas operações?

A substituição tributária exige análise conjunta de mercadora, da operação e de toda a legislação vigente, a identificação de um NCM ou CST não é suficiente para concluir que haverá débito de ICMS-ST.

Antes de fechar a operação é interessante confirmar a classificação e o enquadramento, como a NCM e a descrição da mercadoria, por exemplo.

Se considerarmos a responsabilidade e o cálculo, devemos analisar se há a identificação do responsável pelo recolhimento; deverá haver uma conferência das notas fiscais de entrada e dos valores retidos, além de verificar impostos recolhidos pelo adquirente e validar base de cálculo, pauta fiscal, MVA ou preço de referência.

Por último e não menos importante, no fechamento fiscal ocorrerá a conciliação entre documentos fiscais, apuração e guias pagas, verificação de devoluções, cancelamentos e notas fiscais complementares, e a conferência das informações a serem inseridas na DeSTDA.

Consideremos que uma empresa optante pelo Simples Nacional compra mercadorias de um fornecedor do outro estado e a nota fiscal indica a existência de ICMS-ST, porém o setor fiscal não analisou a operação e essa informação perdeu-se durante o processo, ou seja, a operação foi encerrada sem a identificação do imposto devido e, além do risco tributário envolvido, está constatado que o processo de validação não garante a segurança fiscal necessária para a empresa.

Checklist de DIFAL e Antecipação nas Compras Interestaduais

O DIFAL e a Antecipação de ICMS não devem ser tratados como sinônimos, embora tratem de operações interestaduais eles possuem fundamentos e critérios distintos de aplicação. Para cada entrada de mercadoria proveniente de outro estado, deve-se verificar:

• Finalidade da aquisição: revenda, industrialização, uso e consumo ou ativo imobilizado.
• Alíquotas aplicáveis e regra de cálculo, conforme a operação.
• Existência de DIFAL, antecipação com ou sem encerramento da tributação ou outra exigência estadual.
• Responsabilidade pelo recolhimento.
• Regimes especiais, benefícios fiscais e hipóteses de dispensa.
• Prazo de pagamento e documento de arrecadação exigido.
• Tratamento declaratório aplicável à operação.

Por si só, uma compra para revenda não deverá receber o mesmo tratamento de uma aquisição destinada ao ativo imobilizado e, da mesma forma, a existência de uma diferença entre a alíquota interna e a interestadual não significa que o DIFAL seja aplicável àquela operação. Inicialmente, faz-se necessário classificar corretamente a aquisição e verificar a legislação do estado de destino.

Empresas optantes pelo Simples Nacional que vendem para outros estados (principalmente e-commerce) precisam avaliar o tratamento tributário adequado das operações destinadas aos consumidores finais.

Dos pontos que merecem destaque, essa análise deverá mensurar se o destinatário é contribuinte ou não do ICMS;

• Se a operação é destinada a consumidor final; qual a UF de destino e sua regra fiscal sobre o DIFAL;
• Quem será o responsável pelo recolhimento; entre outros. Ainda sobre a análise, ela deverá observar o que nos traz a Lei Complementar nº 190/2022 e considerar as regras pertinentes ao Simples Nacional.

Não se pode afirmar que todas as vendas interestaduais exigem o recolhimento do DIFAL pelo remetente, assim como nem todas as aquisições de mercadorias terão incidência do mesmo imposto.

DeSTDA: Declarar não é o mesmo que recolher

Um dos pontos mais importantes para uma governança tributária ser considerada bem estruturada e confiável é conseguir separar a obrigação tributária da obrigação acessória.

A DeSTDA não institui o dever de pagar o ICMS já que o dever do recolhimento decorre da legislação aplicável à operação e a declaração, por sua vez, tem por objetivo refletir as informações exigidas pelo fisco. Na prática, precisamos realizar duas verificações independentes:

• Revisão tributária: identificar se o imposto é devido, quem será o responsável pelo recolhimento, qual será a base de cálculo;
• Revisão declaratória: verificar se as informações precisam ser inseridas na DeSTDA e se os dados estão condizentes com a apuração.

Essa segregação torna-se importante para evitar erros recorrentes, como deixar de recolher um imposto devido por considerar que a entrega da obrigação acessória resolveria a obrigação tributária, e efetuar pagamentos sem qualquer fundamentação legal e satisfatória.

Divergências na DeSTDA

Em caso de identificação de inconsistências na declaração, a tomada de decisão inicial será localizar a fonte deste erro, e o problema poderá estar na classificação da própria mercadoria, na apuração, no recolhimento, no preenchimento ou em todas essas possibilidades.

• Será preciso identificar o período e as operações envolvidas;
• Além de comparar notas fiscais, escrituração;
• Memória de cálculo, valores pagos;
• Confirmar o tratamento tributário designado;
• Avaliar possível diferença entre o imposto recolhido;
• Analisar a necessidade de retificar a declaração para regularizar eventuais pendência;
• E, não menos importante, corrigir o procedimento que originou esta divergência a fim de evitar que ela ocorra novamente.

A conformidade começa antes da transmissão

A gestão das operações fiscais que serão informadas na DeSTDA, mais do que cumprir com o prazo da obrigação mensal, tem por objetivo integrar documentos fiscais, classificação tributária, apuração, recolhimentos e obrigações acessórias em um processo consistente e rastreável.

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, esse cuidado tende a evitar pagamentos indevidos e pendências fiscais, e para escritórios contábeis a padronização das validações fiscais proporcionariam a redução do retrabalho, além de condicionar a equipe a realizar previsões e análises que agreguem mais valor.

Desta forma, tem-se no processo de validação a ferramenta que transformará a obrigação fiscal em uma atividade controlada e verificável para impedir que a inconsistência seja convertida em risco tributário.