Os impactos trazidos pela Reforma Tributária tem sido temas constantes em cursos, palestras e imersões. Mas o que poucos estão se atentando é da principal tarefa nessa Reforma:
- Ter suas estruturas-base como um dos principais artefactos de poder. Sim, cadastro no geral será de extrema importância para calcular, debitar e creditar o IBS e a CBS de forma correta e precisa.
E aqui mora um grande vilão: negligenciar o básico. Fazer a tarefa de casa será primordial para a correta apuração e pagamento dos tributos. Um cadastro atualizado, revisado, vai evitar muitas dores de cabeça.
- Ainda vamos tratar o cadastro com negligencia?
- Vamos continuar imputando informações apenas para “entrar” com a mercadoria no sistema e no estoque?
Erros agora podem levar sua empresa a pagar mais ou menos tributos do que de fato deveria.
Principais erros cadastrais
A lição é: vamos voltar o olhar para dentro de casa? Para seu negócio? você que industrializa, compra, revende, presta serviços, você sabe exatamente o que é o seu produto/serviços, você tem total domínio sobre seus itens? (ou deveria ter).
Nesse sentido, classificá-los juntamente com um profissional contábil/fiscal vai garantir que erros grotescos gere impactos negativos a sua empresa.
A seguir um dos principais pontos para pensarmos de imediato, sim, de imediato considerando esse ano de testes e de arrumar o que está bagunçado:
- Informações básicas desatualizadas: inicie com seus dados. Se houve alterações recentes de endereço, atividades económicas, regime tributário, telefones, comece por aqui, seu dado cadastral importa e muito, principalmente para seu cliente.
- Omissão de responsáveis legais: aqui também temos informações de grande relevância, não informar corretamente o quadro societário, principalmente o responsável legal, além de ficar incorreto ele até pode gerar impedimento para transmissão de algumas obrigações acessórias.
- Erro no CNPJ, inscrição estadual ou municipal: são erros muito comuns. Deixar de informar caracteres especiais (ou omiti los) a depender do âmbito gera erros principalmente na emissão de notas fiscais. Os dados como Inscrição Estadual, CNPJ, Inscrição Municipal é fundamental para emissão de notas. Mantenha-o atualizado sempre.
- Incompatibilidade de CNAEs: faturar com atividades que não é a realidade de sua empresa é bem mais comum do que se imagina. Tentar burlar o fisco pode gerar autuações gravíssimas. Sua empresa pode sofrer serias consequências por exercer atividades não informadas em seu contrato social. Para regularizar, peça uma alteração do contrato social.
- Atualização cadastral junto à Receita Federal: se houver qualquer tipo de alteração, primeiro terá de fazer a comunicação ao fisco de forma de alteração contratual. A não comunicação de alterações como mudança de endereço, a empresa pode sofrer penalidades administrativas, fiscais e jurídicas.
Como evitar e corrigir erros cadastrais
- Realize auditorias periódicas;
- Atualize imediatamente qualquer alteração;
- Mantenha documentos organizados;
- Capacite a equipe responsável;
- Utilize sistemas integrados;
- Consulte profissionais especializados;
- Monitore notificações e comunicados oficiais;
- Corrija erros prontamente.
Classificações fiscais dos produtos e serviços
A correta classificação do seu produto é um pilar importantíssimo na gestão de seu negócio. Os impactos fiscais que podem gerar com uma má classificação é gigante.
Se a correta classificação de produtos/serviços implica diretamente no imposto pago, imagina classificar um produto com alíquota maior do que deveria?
Isso gera concorrência direta, seu produto com certeza vai ficar mais caro do que a de seu “concorrente”, que soube fazê-lo corretamente.
Ver que aqui não é uma questão apenas de deixa los “bonitinhos” no cadastro, mas ter preço competitivo no mercado.
Agora imagina, classificá-lo com alíquota a menor, pagando menos imposto ao fisco? Isso gera penalidades, e a obrigação direta de recolher toda a diferença com juros e multas desde o fato gerador.
Tarefa de casa:
- Analise cuidadosamente seu produto/serviços;
- Na dúvida, chame um profissional especializado;
- Se houver incompatibilidade (erros) corrija os de imediato e pague imposto da diferença se caso for;
- Atualize seu ERP;
- Faça monitoramento periodicamente.
Casa arrumada. agora vamos partir para nossos parceiros de negócios.
Exija que seu fornecedor mantenha o cadastro redondo
Isso mesmo que você leu. Exija. Peça para cancelar documento fiscal logo que identificar o erro.
Isso também vale para os dados cadastrais básicos da empresa. Mas vamos focar nos itens, produtos e serviços. Essa é uma dor que a grande maioria das empresas enfrentam.
Vamos imaginar a seguinte situação: um certo fornecedor envia uma mercadoria com NCM “x” e outro fornecedor com NCM “y”.
Sabemos que não pode haver mais de uma classificação na NCM para um mesmo produto, devendo o contribuinte e seu fornecedor verificarem a correta classificação.
Manter NCMs diferentes para o mesmo item gera insegurança fiscal e alta probabilidade de multas.
A padronização com base na legislação (não no fornecedor) é a saída correta. Notificá-lo também para adequar a NCM também é uma saída.
O que fica de lição?
A revisão cadastral ganhou um peso ainda maior com a Reforma Tributária e precisa entrar no radar de empresas e profissionais como algo realmente prioritário e urgente.
Pequenos erros, daqueles que passam despercebidos no dia a dia, podem acabar virando dor de cabeça, com multas, restrições e até problemas na regularidade fiscal.
No fim das contas, isso afeta diretamente a saúde financeira e o funcionamento do negócio.
A boa notícia é que dá para evitar esse tipo de situação com uma postura mais preventiva.
Investir em capacitação e usar ferramentas adequadas faz toda a diferença para reduzir riscos e cumprir as obrigações tributárias com mais tranquilidade.
O ideal é não esperar um problema aparecer:
- Manter os dados cadastrais sempre atualizados e revisar essas informações com frequência é um cuidado simples que ajuda a manter a empresa em dia com a lei e longe de surpresas desagradáveis.
2026 é o ano para adequações, prepare a casa, faça uma “sanetização” nos seus cadastros.
Muitos tem uma base carregada de “lixo cadastral”, aqueles cadastros que há anos não há parcerias de negócios. Separe-os, inative se for preciso, use uma data limite para fazer essa limpeza.
Olhe para os últimos 2 anos, o que for para trás, faça uma pergunta: preciso manter esse cadastro? muitas das vezes são fornecedores ou clientes que já encerraram suas atividades, ou são produtos que você nem comercializa mais.
Vale a dica. Revise, entre em 2027 com a casa limpa.
