Captura XML de notas fiscais

Não é novidade para ninguém: lidar com o sistema tributário brasileiro exige paciência, atenção aos detalhes e muito jogo de cintura.

E para os contadores, essa rotina inclui desde entender a legislação até garantir que tudo esteja correto nas obrigações acessórias.

E, dentro desse cenário, o PIS e a COFINS se destacam não apenas pela sua relevância, mas também pelo alto risco de erros na apuração.

Quem trabalha na contabilidade sabe que basta uma divergência mínima para que a Receita Federal acione um alerta, iniciando um efeito cascata de problemas que poderiam ser evitados com um processo mais seguro e eficiente.

Você, contador, precisa lidar com mudanças frequentes na legislação, regimes tributários distintos e, ainda, garantir que tudo esteja corretamente informado nos sistemas e declarações acessórias.

O fato é que a apuração correta do PIS e da COFINS não pode ser tratada de forma manual e desorganizada. Quanto maior a empresa, mais complexa se torna essa obrigação, por isso a importância da automação.

E, sem um processo eficiente e seguro, os riscos aumentam exponencialmente.

Mas antes de entrar nos riscos, é fundamental entender exatamente como esses tributos funcionam e por que sua correta apuração é tão desafiadora.

O que são PIS e COFINS?

O Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) são tributos federais destinados ao financiamento de programas sociais e da seguridade social, respectivamente.

Eles incidem sobre a receita bruta das empresas e têm uma estrutura complexa, com diferentes formas de apuração.

Basicamente, existem dois regimes principais de tributação para o PIS e a COFINS:

• Regime Cumulativo: aplicado a empresas optantes pelo Lucro Presumido, não permite o abatimento de créditos. As alíquotas são fixas: 0,65% para PIS e 3% para COFINS sobre a receita bruta.

• Regime Não Cumulativo: aplicado a empresas no Lucro Real, permite o abatimento de créditos de insumos e outras despesas. As alíquotas são 1,65% para PIS e 7,6% para COFINS, também sobre a receita bruta, mas com deduções possíveis.

Na prática, escolher o regime correto e calcular esses tributos corretamente pode ser um verdadeiro quebra-cabeça, e sem a devida automação, esse quebra-cabeça se torna um risco constante de erros e inconsistências fiscais.

Como o PIS e a COFINS são calculados?

A apuração desses tributos depende de uma série de fatores, como:

• Natureza da receita: algumas receitas são isentas ou têm alíquotas diferenciadas, exigindo uma correta classificação fiscal.

• Créditos permitidos (no regime não cumulativo): definir quais insumos são passíveis de crédito é um desafio jurídico e contábil. A Receita Federal já manifestou diversas interpretações sobre o que pode ou não ser aproveitado, tornando a análise ainda mais complexa.

• Correção de erros anteriores: Erros podem exigir retificações na EFD-Contribuições e no SPED, o que, além de demandar tempo e mão de obra, pode chamar a atenção da fiscalização, gerando possíveis auditorias.

• Conformidade com as regras do SPED e EFD-Contribuições: a entrega correta dessas obrigações acessórias exige que os dados estejam absolutamente corretos, sem inconsistências ou divergências.

Agora imagine você lidando com centenas ou milhares de notas fiscais todo mês, conferindo manualmente se está tudo correto.

Cada documento pode conter informações que influenciam diretamente no cálculo do PIS e da COFINS.

Um erro mínimo pode significar um recolhimento menor, gerando risco de autuação, ou um pagamento maior, impactando diretamente o caixa da empresa.

O risco de erro é enorme e pode custar caro para o empresário e para o contador.

Os riscos de erros no PIS e COFINS para o contador e para o empresário

Um simples erro na apuração do PIS e da COFINS pode trazer consequências graves:

Para o empresário

• Pagamentos indevidos: tributar mais do que deveria impacta diretamente no fluxo de caixa da empresa, reduzindo a competitividade e dificultando investimentos.

• Autuações e multas: um erro na declaração pode gerar fiscalização, resultando em penalizações severas, com multas que podem chegar a 75% do imposto devido ou mais em caso de dolo.

• Risco de passivo tributário: além da multa, os juros sobre valores não pagos podem gerar um montante significativo, comprometendo a saúde financeira da empresa e colocando em risco sua operação.

• Dificuldade em obter certidões negativas: empresas com pendências tributárias enfrentam dificuldades para conseguir financiamentos, participar de licitações e manter suas operações regulares.

Para o contador

• Retrabalho exaustivo: corrigir erros retroativamente exige tempo e paciência, podendo gerar refações em declarações passadas e demandar longos processos burocráticos junto à Receita Federal.

• Responsabilidade solidária: o contador pode ser responsabilizado judicialmente em casos de dolo ou erro grave, aumentando os riscos profissionais e patrimoniais.
• Perda de clientes e reputação: um erro grave pode comprometer a confiança do cliente, resultando na perda do contrato e danos à reputação profissional.

• Exposição a fiscalizações constantes: inconsistências na apuração do PIS e da COFINS podem gerar auditorias frequentes, impactando não apenas o cliente, mas o próprio escritório contábil.

Se você já teve que lidar com um cliente desesperado por conta de um erro na apuração do PIS e da COFINS, sabe bem do que estamos falando.

Como automatizar a apuração do PIS e COFINS e evitar esses riscos?

A boa notícia é que você não precisa calcular tudo manualmente. Com a automação fiscal, é possível garantir cálculos precisos, reduzir riscos e economizar tempo.

Na Jettax, a auditoria de PIS/COFINS está disponível para notas fiscais emitidas por empresas de todos os regimes de tributação. Essa funcionalidade, presente no Módulo Federal, atua diretamente sobre as notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFC-e e CF-e).

O sistema analisa automaticamente o NCM dos itens, verificando se o CST e as alíquotas aplicadas estão em conformidade com as regras fiscais. Caso identifique divergências, ele gera um alerta para que o usuário possa corrigir ou justificar a situação.

Além de validar NCM, CST e alíquotas, a auditoria automatizada também verifica se há créditos apropriados indevidamente ou tributos recolhidos a maior, garantindo total conformidade.

Com essa automação, os erros são detectados antes da entrega das obrigações fiscais, reduzindo o risco de autuações e garantindo mais segurança para sua empresa.

Automatize a sua operação de PIS e COFINS hoje!

Está claro o quanto os erros nas apurações e nos cálculos do PIS e COFINS podem trazer sérios prejuízos. Fazer vista grossa para esta realidade não é uma opção.

Por isso, se você quer evitar autuações, retrabalho e clientes insatisfeitos, a automação é o caminho.

Com a Jettax, você ganha segurança, eficiência e tranquilidade para focar no que realmente importa: oferecer um serviço contábil de qualidade.

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