Para quem atua na contabilidade de empresas optantes pelo Simples Nacional, duas obrigações fiscais são fundamentais na rotina: o PGDAS-D e a DEFIS.
Embora bastante conhecidas, essas obrigações ainda geram dúvidas, especialmente no que diz respeito à sua inter-relação e ao correto cumprimento dos prazos e exigências legais.
Neste artigo, vamos nos aprofundar nas características técnicas de cada obrigação, explicar como elas se conectam e destacar os principais cuidados que você, contador, deve ter para garantir uma gestão fiscal eficiente e em conformidade.
O que é o PGDAS-D?
O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é um sistema disponibilizado pelo portal do Simples Nacional, que permite às empresas optantes por esse regime declararem, mensalmente, a receita bruta total auferida, segmentada por atividade econômica (comércio, indústria ou serviço) e por UF de ocorrência da receita.
A partir dessas informações, o sistema realiza automaticamente:
- A apuração dos tributos devidos (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, CPP, ICMS e ISS);
- A aplicação das alíquotas efetivas, de acordo com a faixa de receita bruta acumulada dos últimos 12 meses;
- A geração do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
🕓 Prazo de entrega
O PGDAS-D deve ser preenchido e transmitido até o dia 20 do mês subsequente ao da receita apurada. O pagamento do DAS também deve ocorrer até essa data.
⚠️ Importante
A ausência da entrega ou a entrega com erros pode acarretar multas automáticas e complicações na geração de CNDs, além de impacto direto no controle tributário da empresa.
O que é a DEFIS?
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a obrigação acessória anual das empresas do Simples Nacional, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), que tem suas próprias obrigações simplificadas.
Ela substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) e tem como objetivo fornecer à Receita Federal dados detalhados sobre a empresa, tais como:
- Identificação dos sócios;
- Participação societária;
- Lucros distribuídos;
- Quantidade de empregados no início e fim do período;
- Informações contábeis e fiscais relevantes sobre o exercício anterior.
🕓 Prazo de entrega
A DEFIS deve ser transmitida até o último dia útil de março do ano seguinte ao da apuração.
Como PGDAS-D e DEFIS se conectam?
Apesar de diferentes em periodicidade e conteúdo, PGDAS-D e DEFIS estão diretamente conectados. A DEFIS é um módulo do próprio sistema PGDAS-D, ou seja, é acessada e enviada pela mesma plataforma utilizada mensalmente para as declarações e geração do DAS.
Essa centralização proporciona maior praticidade ao contador, mas também exige atenção redobrada, pois os dados informados ao longo do ano no PGDAS-D são base para a consolidação das informações na DEFIS.
🧩 Principais pontos de integração
- A receita bruta declarada mensalmente no PGDAS-D é automaticamente considerada na DEFIS.
- Informações inconsistentes entre PGDAS-D e DEFIS podem levantar questionamentos fiscais ou resultar em autuações.
- O histórico de apuração no PGDAS-D serve como ferramenta de conferência para a elaboração da DEFIS.
Boas práticas para o cumprimento dessas obrigações
Para evitar erros e manter a regularidade fiscal das empresas do Simples Nacional, separamos algumas orientações práticas:
✅ 1. Mantenha controle rigoroso das receitas
Garanta que as informações lançadas no PGDAS-D sejam baseadas em documentos fiscais emitidos, evitando omissões ou inconsistências.
📅 2. Acompanhe o calendário fiscal
Utilize ferramentas ou sistemas de alerta para nunca perder os prazos:
- PGDAS-D: até o dia 20 de cada mês;
- DEFIS: até o último dia útil de março.
🔍 3. Revise dados antes do envio
A conferência minuciosa das informações é essencial, principalmente na DEFIS, pois ela consolida os dados do exercício e é utilizada como fonte para auditorias e cruzamentos fiscais.
📘 4. Consulte os manuais oficiais
A Receita Federal disponibiliza materiais atualizados no Portal do Simples Nacional que ajudam a esclarecer dúvidas e padronizar os preenchimentos.
🧾 5. Automatize processos sempre que possível
Utilizar ferramentas de automação fiscal como a Jettax pode otimizar a captura de receitas, o cálculo de tributos e o preenchimento das obrigações acessórias, reduzindo o risco de erros manuais e otimizando o tempo do contador.
PGDAS-D e DEFIS sem dor de cabeça!
PGDAS-D e DEFIS são obrigações complementares que exigem atenção contínua por parte dos profissionais da contabilidade.
Entender a natureza de cada uma, seus prazos e a forma como interagem é essencial para garantir a conformidade fiscal das empresas optantes pelo Simples Nacional.
Contador, ao dominar esses instrumentos, você não apenas evita penalidades e retrabalhos, mas também fortalece sua posição como parceiro estratégico na saúde financeira das empresas. Organização, revisão, tecnologia e conhecimento técnico são os pilares para uma entrega segura e eficiente dessas obrigações.
Confira também: Emissão simples nacional | Gerar pgdas mei
