Esse é um assunto que ainda parece simples para muitas empresas, mas que pode se tornar um grande problema nos próximos anos, principalmente com a chegada da Reforma Tributária.
Muitas empresas ainda não dão a devida importância para a base cadastral do sistema. Informações fiscais acabam sendo cadastradas de qualquer forma, sem revisão, sem análise técnica e, muitas vezes, apenas para “não travar o faturamento”.
O problema é que aquilo que antes já tinha um peso importante, agora passa a ter impacto direto na segurança financeira e tributária da empresa.
Hoje, um cadastro errado pode gerar pagamento indevido de impostos, perda de benefícios fiscais, recolhimento a menos de tributos e até autuações fiscais.
E o mais preocupante: muitos empresários ainda acreditam que esses detalhes não têm tanta importância. Mas têm. E muita. Mas, será que esse detalhe, que nasce dentro de seu sistema, tem mesmo importância tão relevante assim?
Vou te mostrar como cadastros incorretos pode gerar pagamento a mais de impostos ou até mesmo deixar de pagar impostos. E aí que mora o perigo: autuações podem ser imputadas à sua empresa.
Impactos negativos da NCM errada
Vamos analisar alguns cadastros? Vamos focar em alguns que considero muito relevantes, a NCM.
NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é o código usado para identificar e classificar mercadorias no Brasil e nos países do Mercosul, em outras palavras, serve para classificar produtos.
Tem impacto direto no cálculo de impostos, como:
- IPI, PIS, COFINS, ICMS;
- Benefícios fiscais e outros.
Muitas empresas ainda usam a NCM e acreditam que só serve para emissão de nota fiscal. Para não travar o faturamento e nem deixar o campo em branco, acabam por utilizar uma NCM genérica.
Usar uma NCM genérica para múltiplos produtos é um risco; usar de forma equivocada pode gerar um prejuízo financeiro gigantesco.
O que é autuação por NCM incorreta
Vamos de exemplo? Uma empresa classifica a NCM e acredita estar correta, essa NCM de fato tem um benefício fiscal.
Tem, por exemplo, redução de alíquota, você acha que está se apropriando de benefícios legais, reduzindo seu imposto, quando, na verdade, seu produto não tem nada a ver com a NCM classificada.
Sua NCM não tem nenhum benefício, aí mora o problema, você pode ser autuado, recolher toda diferença da alíquota com juros e multas.
E a depender do período: essa brincadeira pode custar a existência de seu negócio. Sim, exatamente isso, o valor pode ser tão expressivo que pode custar a sua empresa.
E isso não é o mais agravante, se a acusação for de fraude contra a ordem tributária?
- A fraude é classificada por “intenção” de fraudar, pagar menos tributo, burlar a legislação, e nessa há consequências criminais.
Falta de conhecimento também gera autuação
A NCM é apenas uma demonstração de erros cadastrais. Temos outras situações que também podem impactar tanto quanto a NCM.
Muitos casos, as autuações fiscais acontecem não por fraude intencional, mas por falta mesmo de conhecimento.
A revisão cadastral vai te assegurar que seu negócio ande dentro da lei, e que seus tributos estejam devidamente corretos. E mesmo sem intenção alguma de fraude, sua empresa ainda continua responsável pelo erro.
Por isso, é fundamental manter:
- Os cadastros fiscais sempre atualizados, revisados e livres de erros, principalmente quando falamos de informações tributárias e descrição correta dos produtos e serviços.
Muitas vezes, um erro cadastral passa despercebido no dia a dia, mas pode impactar diretamente a segurança tributária do negócio.
Antes de cadastrar ou alterar qualquer informação fiscal, é importante realizar uma análise cuidadosa e validar os dados utilizados.
Caso exista dificuldade na classificação fiscal, dúvidas sobre o enquadramento correto ou insegurança quanto à tributação aplicável, o ideal é buscar orientação de um profissional especializado na área tributária.
Contar com um suporte técnico adequado ajuda:
- A reduzir riscos;
- Evitar prejuízos futuros;
- e garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente.
Erros nos cadastros podem acontecer, por falta de conhecimentos, sistemas parametrizados errados, falha operacional, mas isso não te isenta de arcar com as consequências.
Fiscalização digital e cruzamento de dados automaticamente
Com o avanço da tecnologia e dos sistemas de fiscalização eletrônica, o cruzamento de informações fiscais se tornou extremamente rápido, detalhado e eficiente.
Atualmente, a fiscalização possui mecanismos de controle altamente avançados, capazes de analisar e comparar automaticamente dados de:
- Compras, vendas, notas fiscais eletrônicas;
- SPED Fiscal, SPED Contribuições, EFD-Reinf;
- Declarações acessórias;
- Movimentações financeiras;
- E diversas outras informações transmitidas pelas empresas.
Isso significa que qualquer divergência entre os dados informados pode ser identificada com facilidade pelo Fisco.
Uma nota fiscal emitida com classificação incorreta, uma diferença de tributação, inconsistências entre compras e vendas ou informações divergentes nos SPEDs, podem gerar alertas automáticos nos sistemas da Receita Federal e dos fiscos estaduais.
Em muitos casos, a fiscalização nem depende mais de uma análise manual, pois os próprios sistemas eletrônicos identificam inconsistências e apontam possíveis irregularidades.
Impactos da Reforma Tributária
Com a chegada da Reforma Tributária, a atenção com os cadastros fiscais e as classificações tributárias passa a ser ainda mais importante dentro das empresas.
Informações como cClassTrib, CST e NBS deixam de ser apenas campos técnicos preenchidos na emissão de documentos fiscais e passam a ter um papel estratégico na definição correta da tributação de produtos e serviços.
Isso significa que qualquer erro de classificação pode impactar diretamente no cálculo dos tributos, e na apuração correta dos impostos.
A tendência é que o novo cenário tributário dependa cada vez mais da qualidade das informações transmitidas ao Fisco, tornando os cadastros fiscais uma das bases mais importantes para garantir segurança tributária e evitar inconsistências.
A NBS, por exemplo, ganha ainda mais relevância para empresas prestadoras de serviços, enquanto os CSTs continuam sendo fundamentais para definir corretamente a tributação aplicada em cada operação.
Já a cClassTrib surge como um elemento importante dentro da Reforma Tributária, exigindo maior atenção na parametrização de sistemas, produtos e operações fiscais.
Revisão cadastral deixou de ser diferencial e passou a ser necessidade
Diante desse novo cenário, as empresas precisarão investir mais em revisão cadastral, atualização sistêmica e validação das informações fiscais.
Não será apenas uma questão de cumprir obrigação acessória, mas sim de garantir que toda a operação esteja alinhada às novas exigências da Reforma Tributária.
Quanto mais organizado e correto estiver o cadastro fiscal, menor será o risco de erros, autuações, recolhimentos indevidos e prejuízos financeiros no futuro.
Por isso, revisar processos internos e contar com acompanhamento especializado deixa de ser um diferencial e passa a ser uma necessidade para atravessar essa mudança tributária com mais segurança e tranquilidade.
