Contador, quando falamos sobre a emissão de CNDs, tratamos sobre uma rotina que já é costumeira ao seu negócio, afinal, sempre que você precisa comprovar a regularidade de um cliente, é indispensável emitir essa certidão.
Embora essa seja uma rotina com a qual você já esteja acostumado, ainda assim há alguns desafios que tornam a emissão do documento uma tarefa que poderia ser mais simples do que de fato é.
Com prazos apertados, sistemas distintos entre órgãos emissores e a pressão para garantir conformidade, a agilidade e precisão nesse procedimento são essenciais.
Mas quais são, de fato, os principais entraves na emissão de CNDs? Confira abaixo.
Maiores dificuldades na emissão de CNDs
O processo de emissão da CND envolve a verificação de possíveis pendências junto à Receita Federal, INSS, estados e municípios. Os principais desafios incluem:
❌ Inconsistências no sistema: Muitas vezes, pendências já resolvidas pela empresa ainda aparecem nos sistemas dos órgãos emissores, obrigando o contador a abrir processos administrativos para correção.
❌ Falta de integração entre os sistemas: Cada órgão possui uma plataforma própria, o que obriga o profissional a acessar diversos sites para solicitar CNDs, aumentando o tempo e a chance de erro humano.
❌ Atualização constante da legislação: Pequenas alterações na legislação podem afetar a emissão de certidões, exigindo do contador atenção redobrada e estudo constante para garantir que todos os requisitos estão sendo atendidos.
❌ Prazo apertado: Dependendo do tipo de débito ou da esfera envolvida, o tempo de regularização pode se estender por semanas, comprometendo projetos, operações e financiamentos das empresas.
Esses desafios geram atrasos e, em muitos casos, sobrecarregam ainda a sua agenda, que precisa lidar com a pressão dos prazos e a complexidade dos sistemas.
Manual x Automação: qual o melhor caminho?
Quando falamos sobre a operacionalização da emissão das CNDs, estamos falando sobre:
- Entrar em diversos portais de órgãos públicos.
- Realizar consultas frequentes para verificar a situação fiscal da empresa.
- Monitorar e resolver pendências que surgem durante o caminho.
Embora seja possível fazer isso manualmente, essa prática se torna improdutiva e propensa a erros.
O tempo dedicado a essa rotina poderia ser mais bem aproveitado em atividades estratégicas ou de maior valor agregado para o cliente, concorda?
Por outro lado, a automação oferece uma alternativa mais eficiente. Através dela, conseguimos:
- Acesso centralizado: Todas as informações sobre a situação fiscal da empresa em um único lugar.
- Monitoramento automático de pendências: Os sistemas automatizados detectam pendências em tempo real, notificando o contador imediatamente.
- Redução de erros: Com menos intervenção manual, o risco de erros humanos diminui drasticamente.
- Ganho de tempo: O que antes levava horas ou até dias para ser concluído, agora pode ser resolvido em poucos cliques, com o processo rodando em segundo plano.
Jettax: A solução ideal para otimizar a rotina de CNDs
Na Jettax, entendemos a pressão e a responsabilidade que você, contador, carrega ao gerenciar a emissão de CNDs para seus clientes.
Pensando nisso, desenvolvemos o Módulo Prevenção para resolver esse problema de forma eficiente, automatizando tarefas que antes consumiam horas do seu dia, como:
- Centralização de todas as informações fiscais da empresa em um único painel;
- Monitoramento de forma automática da situação fiscal e previdenciária de seus clientes;
- Emissão de alertas em tempo real sobre qualquer pendência ou inconsistência;
- Facilitação da regularização e emissão da CND, com redução de erros e otimização do tempo.
Realidade sem o Módulo Prevenção
Considere o seguinte cenário:
Imagine a rotina de sua equipe: a cada novo cliente, ou até mesmo para os clientes recorrentes, vocês precisam:
- Entrar em portais estaduais, municipais, federais e previdenciários, cada um com seu sistema e interface própria.
- Consultar a Certidão Negativa de Débitos para dívidas ativas em diferentes órgãos, como Receita Federal, PGFN, FGTS, além das certidões trabalhistas, estaduais e municipais.
- Checar cada um dos parcelamentos de tributos como o Simples Nacional, PERT-SN, RELP-SN, além dos parcelamentos simplificados da Receita Federal, tanto previdenciários quanto não previdenciários.
- Calcular e recalcular manualmente o DAS e DARF, revisando as informações repetidamente para garantir que não há erros.
- Manter o controle rigoroso de todos os pagamentos de impostos e verificar periodicamente os vencidos e os que estão em aberto.
- Acompanhar mensalmente o limite e sublimite do Simples Nacional, monitorando se há risco de exclusão do regime e agindo preventivamente.
Esse cenário demanda uma quantidade massiva de tempo, aumenta a probabilidade de erros humanos e sobrecarrega a equipe, o que pode comprometer seu relacionamento com o cliente.
Além disso, a multiplicidade de sistemas e processos manuais eleva o risco de perda de prazos, o que pode resultar em multas e complicações para as empresas.
Realidade com o Módulo Prevenção
Agora, imagine uma realidade onde tudo isso é automatizado.
Com o Módulo Prevenção da Jettax, a rotina muda radicalmente. Veja como o sistema atua nas principais áreas que fazem parte do seu dia a dia:
- Consulta automática de CNDs: O Módulo Prevenção permite consultar de forma automática a Certidão Negativa de Débitos de diversos órgãos, como dívida ativa estadual, Receita Federal, PGFN, FGTS, trabalhista, estadual e municipal. Com poucos cliques, você tem em mãos um relatório completo sobre a situação fiscal de cada cliente, poupando horas de trabalho manual.
- Monitoramento de parcelamentos: O sistema monitora detalhadamente a situação de parcelamentos, como Simples Nacional, PERT-SN, RELP-SN, bem como os parcelamentos simplificados da Receita Federal (previdenciário e não previdenciário). Além de acompanhar as condições desses parcelamentos, o Módulo Prevenção automatiza a geração dos pagamentos mensais, garantindo que os tributos estejam sempre em dia.
- Recalcule automaticamente o DAS e DARF: Esqueça a necessidade de recalcular manualmente os tributos. O Módulo Prevenção realiza o recalculo automático do DAS e DARF, assegurando que as informações estejam sempre corretas e prontas para pagamento. Isso evita retrabalhos e reduz os riscos de erro, permitindo que sua equipe se concentre em outras tarefas mais estratégicas.
- Acompanhamento dos pagamentos de impostos: O controle de pagamentos de impostos nunca foi tão eficiente. O Módulo Prevenção permite acesso aos demonstrativos de pagamento e envia notificações sobre impostos federais vencidos, para que você nunca perca um prazo ou deixe de regularizar uma situação fiscal importante.
- Controle do limite e sublimite do Simples Nacional: Outro grande diferencial do Módulo Prevenção é o controle mensal do limite e sublimite do Simples Nacional. O sistema monitora automaticamente o faturamento e emite alertas caso o cliente ultrapasse o limite, além de avisar se houver risco de exclusão do regime. Com isso, você pode agir de forma proativa e evitar surpresas desagradáveis.
Automatize suas operações com o Módulo Prevenção da Jettax
Como você já deve estar ciente, aqui na Jettax temos um módulo chamado Prevenção, e ele foi criado pensando em simplificar as operações contábeis mais complexas, permitindo que você e sua equipe possam focar em atividades estratégicas e no crescimento dos negócios dos seus clientes.
Ao automatizar as consultas de CNDs, monitorar parcelamentos e recalcular tributos, o sistema torna o processo muito mais rápido e seguro.
As notificações automáticas e o controle de limites do Simples Nacional permitem uma gestão eficiente e proativa, reduzindo o risco de erros e garantindo a conformidade fiscal dos clientes.
Chegou a hora de transformar a rotina da sua equipe contábil.
Entre em contato com a Jettax e conheça de perto como o Módulo Prevenção pode fazer a diferença no seu dia a dia.
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