O trabalho operacional na contabilidade é reconhecidamente uma das atividades que ocupam mais tempo na rotina de inúmeros profissionais pelo Brasil afora.
Cerca de 50% a 60% do tempo total de trabalho em um escritório de contabilidade é destinado a tarefas operacionais repetitivas, como lançamentos contábeis, conciliações bancárias, emissão de notas fiscais, e elaboração de obrigações acessórias.
Para você ter uma ideia, o Brasil é o 1º no ranking em que empresas gastam mais tempo para calcular e pagar impostos.
Ou seja, se os trabalhos operacionais fossem uma modalidade olímpica, nós estaríamos no topo do pódio, com direito a medalha de ouro e todas as honras.
E o que corrobora este fato?
Estudos indicam que empresas no Brasil gastam, em média, 1.501 horas por ano apenas para cumprir suas obrigações tributárias, como preparação, declaração e pagamento de impostos.
Esse tempo é o maior entre os 190 países analisados pelo Banco Mundial, superando em quase 50% o segundo colocado no ranking mundial, sendo a média mundial de 233 horas por ano.
Parece que o buraco é mais embaixo, não é mesmo?
Identificação dos principais gargalos operacionais
A eficiência nos processos contábeis é crucial para garantir que os escritórios de contabilidade possam atender às demandas dos clientes e ao mesmo tempo cumprir as exigências legais.
Contudo, diversos gargalos operacionais podem comprometer essa eficiência, resultando em um consumo excessivo de tempo e recursos.
Entre os trabalhos operacionais que mais impactam a rotina dos escritórios de contabilidade, destacam-se o lançamento de dados, as reconciliações contábeis e o preenchimento de obrigações acessórias.
Lançamento de dados
O lançamento manual de dados é uma das atividades mais onerosas em termos de tempo. Segundo um estudo realizado pela Accounting Seed, contadores e profissionais financeiros gastam em média 10 horas por semana inserindo dados manualmente em sistemas contábeis .
Este processo não só é demorado, como também propenso a erros, que podem resultar em retrabalho e perda de tempo na correção de inconsistências.
Reconciliações contábeis
Outro gargalo significativo nos trabalhos operacionais é o processo de reconciliação contábil e a complexidade aumenta quando há uma grande quantidade de transações financeiras a serem reconciliadas, o que exige uma análise detalhada para garantir que todas as entradas e saídas estejam devidamente registradas e conciliadas.
Preenchimento de obrigações acessórias
O preenchimento de obrigações acessórias, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), é outro ponto crítico nos escritórios de contabilidade.
Estes processos requerem uma atenção minuciosa aos detalhes e uma compreensão profunda das normas fiscais vigentes.
Um levantamento da Deloitte revelou que aproximadamente 30% do tempo total dedicado aos trabalhos operacionais em contabilidade é consumido apenas no cumprimento dessas obrigações.
A pressão para cumprir prazos legais, aliada à complexidade das informações a serem declaradas, aumenta o risco de erros, o que pode resultar em multas e outras penalidades.
Vantagens da automação fiscal para a diminuição do trabalho operacional
A automação fiscal tem se tornado uma ferramenta indispensável para empresas e escritórios de contabilidade que buscam reduzir o trabalho operacional e aumentar a eficiência de suas operações.
Ao automatizar processos rotineiros, as organizações podem diminuir significativamente os erros humanos, melhorar a precisão dos dados e acelerar tarefas que, manualmente, exigiriam muito mais tempo e esforço.
Neste contexto, plataformas como a Jettax se destacam ao oferecer soluções que integram e automatizam diversas obrigações fiscais, contábeis e tributárias.
Redução de erros humanos
Um dos principais benefícios da automação fiscal é a redução de erros humanos.
Quando tarefas como lançamentos de dados, reconciliações e preenchimento de obrigações acessórias são realizadas manualmente, o risco de cometer erros é elevado.
Esses erros podem resultar em problemas graves, como divergências nas informações fiscais, multas, ou até mesmo auditorias fiscais.
Com a automação, o sistema realiza essas atividades de forma precisa e rápida, minimizando a probabilidade de erros.
Por exemplo, a Jettax automatiza a geração de DARFs, DAREs, EFD-Reinf e DAS, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e garantindo que as informações sejam processadas corretamente desde o início.
Isso não apenas diminui a carga de trabalho, mas também assegura que as obrigações sejam cumpridas de forma eficiente e sem falhas.
Melhoria da precisão
Além de reduzir erros, a automação melhora significativamente a precisão dos dados contábeis.
Processos manuais são propensos a inconsistências, especialmente em operações que envolvem grandes volumes de dados ou tarefas repetitivas.
Sistemas automatizados, por outro lado, operam com base em regras e algoritmos pré-definidos, garantindo que os dados sejam tratados de forma consistente.
A Jettax, por exemplo, oferece uma solução que integra a emissão de documentos fiscais com o Contmatic.
Isso significa que as informações são transferidas automaticamente de um sistema para outro, sem a necessidade de intervenção humana.
Essa integração direta reduz a possibilidade de divergências e assegura que todos os dados estejam alinhados entre os diferentes departamentos e sistemas da empresa.
Aceleração de processo com automação fiscal
A automação fiscal também desempenha um papel crucial na aceleração dos processos operacionais.
Tarefas que antes poderiam levar horas ou dias para serem concluídas manualmente podem agora ser realizadas em minutos.
Isso não apenas libera tempo para que os profissionais de contabilidade se concentrem em atividades mais estratégicas, mas também garante que a empresa possa responder mais rapidamente às demandas do mercado e às mudanças na legislação.
A Jettax destaca-se por sua capacidade de automatizar o envio de obrigações fiscais e de manter as empresas atualizadas com as últimas mudanças nas regras tributárias.
Ao automatizar essas tarefas, as empresas não só economizam tempo, mas também garantem que estão sempre em conformidade com a legislação vigente, evitando multas e penalidades.
Reduza trabalhos operacionais com a Jettax
A automação fiscal é uma estratégia poderosa para reduzir o trabalho operacional, melhorar a precisão dos dados e acelerar processos em escritórios de contabilidade.
Com a Jettax, sua empresa contábil pode integrar e automatizar tarefas essenciais, diminuindo significativamente a carga de trabalho manual e minimizando o risco de erros.
Ao adotar soluções automatizadas, você pode se concentrar em atividades de maior valor agregado, como análise de dados e planejamento estratégico, proporcionando um serviço mais eficiente, consultivo e de maior qualidade para seus clientes.
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