Como baixar XML de nota fiscal eletrônica (NFe) com certificado digital

No início deste ano muitos contabilistas foram impactados pela decisão do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) que bloqueia a consulta e download de arquivos XML de NFe e não permite gerar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e) sem certificados digitais.

Neste artigo iremos te ensinar como baixar XML de NFe com o certificado digital.

Afinal, qual a importância do arquivo XML de NFe e de CTe?

O arquivo XML é gerado com a emissão da NFe e precisa ser armazenado por pelo menos cinco anos, além do ano vigente, já que sua perda pode gerar multas e autuações caso seja solicitado pela Receita Federal, em casos de troca de um produto ou quando for necessário comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido. 

Com ele, o Governo pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas. Por isso, muitas empresas e consumidores precisam saber como baixar NFe pelo XML para garantir o armazenamento correto desses documentos e evitar problemas futuros.

O que deve conter no arquivo XML?

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Onde fica o XML de uma nota fiscal?

O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é gerado no momento da emissão e armazenado nos sistemas da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Esse documento digital contém todas as informações da nota fiscal e pode ser acessado tanto pelo emissor quanto pelo destinatário.

Para encontrá-lo, é possível utilizar a chave de acesso impressa no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e realizar a consulta no site da Sefaz do estado correspondente. 

Além disso, muitos softwares emissores e plataformas de gestão fiscal permitem baixar XML de nota fiscal de forma prática e segura.

Por que baixar o XML da NF-e?

Baixar XML de nota fiscal é fundamental para manter a organização fiscal e contábil da empresa. Esse documento é exigido para diversas finalidades, como:

• Registro contábil: O XML serve como base para escrituração fiscal e apuração de impostos.

• Fiscalização e auditorias: A Receita Federal e outros órgãos podem solicitar o arquivo para comprovação de operações.

• Compliance e segurança jurídica: Armazenar corretamente os XMLs evita problemas legais e garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária.

• Facilidade na gestão financeira: O XML permite um controle detalhado das transações comerciais, auxiliando no planejamento financeiro da empresa.

Ter acesso rápido ao XML de cada NF-e evita retrabalho, inconsistências fiscais e complicações com a Receita Federal.

Quais as vantagens do download automático de NF-e, NFS-e e CT-e?

Fazer o download manual de notas fiscais pode ser um processo demorado e suscetível a erros. Com um sistema automatizado para baixar XML de nota fiscal, a empresa ganha eficiência e segurança. Veja alguns dos principais benefícios:

• Agilidade e produtividade: O sistema automatizado busca e armazena os XMLs sem necessidade de intervenção manual, economizando tempo.

• Redução de erros: Evita falhas humanas na digitação e perda de documentos importantes.

• Segurança e compliance: Mantém os arquivos organizados e protegidos, garantindo conformidade com a legislação fiscal.

• Facilidade na gestão de documentos fiscais: A automação permite localizar XMLs rapidamente, sem precisar procurar manualmente em diferentes fontes.

Para empresas que lidam com um grande volume de notas fiscais, contar com uma solução automatizada é essencial para garantir um processo fiscal eficiente e seguro.

Como baixar XML de NFe com certificado digital?

Em apenas um dia, algumas empresas podem emitir diversas notas fiscais. Imagine só quantas são geradas em cinco meses, ou até mais, cinco anos! São muitos arquivos para administrar, não é mesmo? 

Para facilitar essa gestão, é possível baixar NFe pelo XML diretamente pelo Portal Nacional da Sefaz. 

Qualquer pessoa, seja física ou jurídica, que tenha vínculo ou autorização para acessar o documento – como o emitente, destinatário ou transportador – pode realizar o download do XML e garantir o armazenamento seguro dessas notas fiscais.

Para isso você deve acessar o site para consulta aqui e inserir o número da chave de acesso, confirmar o captcha e depois clicar no botão “Continuar”.

Se tudo der certo, na parte inferior da tela vai aparecer o botão “Download do Documento”. Basta clicar nele e pronto! Lembrando que o download só ficará disponível se você estiver com o certificado digital instalado na sua máquina.

O procedimento deve ser feito para cada nota fiscal emitida pela empresa, o que é extremamente complicado de administrar.

Então, para otimizar seu tempo e te auxiliar nesse processo, a Jettax criou o Jettax NF-e. Com ele é possível baixar suas notas fiscais na nuvem, sem fazer a manifestação e sem instalar programas na sua máquina ou na maquina do seu cliente. Além disso você também pode:

• Usar filtros inteligentes para efetuar o download apenas dos períodos desejados;
• Importar notas fiscais de entrada ou saída;
• Fazer a manifestação online das notas fiscais;
• Importar e gerenciar arquivos CFe (SAT) e NFCe;
• Baixar relatórios avançados com detalhamento de produtos ou de notas faltantes;
• Consultar a autenticidade das notas de saída com baixa automática de eventos de cancelamento;

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Veja também: Buscador de notas fiscais