Baixar NFe pelo XML é uma entre tantas tarefas que cercam a rotina de uma empresa de contabilidade.
A gestão desses documentos é um aspecto crucial para a conformidade tributária e eficiência operacional, visto que eles contêm informações detalhadas sobre as transações comerciais e são armazenadas em XML, um formato de arquivo que facilita a integração com sistemas contábeis e de gestão.
Porém, para ter certeza de que todas as operações estejam devidamente registradas e para cumprir as obrigações fiscais, é essencial que as empresas e escritórios de contabilidade tenham acesso contínuo e seguro a esses XMLs.
Baixar as NFes a partir desses documentos não é somente uma tarefa rotineira, mas é especialmente uma atividade que demanda um cuidado criterioso e detalhista sobre as informações contidas ali, pois são elas que determinarão se o documento está ou não correto conforme a legislação.
Neste artigo, vamos explorar quais são as melhores formas de baixar a NFe pelo XML de forma eficiente, abordando etapas necessárias para acessar, validar e armazenar os XMLs das NFes, bem como as melhores práticas para assegurar a conformidade e a integridade dos dados. Vamos lá?
Baixar arquivos XML de NFe: Passo a passo
Aqui está um breve passo a passo para baixar os XML das NFes de seus clientes manualmente:
1. Acesse o portal da SEFAZ:
- Entre no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa está registrada ou no Portal Nacional da NFe.
- Certifique-se de estar usando um navegador compatível com a leitura do Certificado Digital.
2. Faça o login com o certificado digital:
- Conecte o Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ) ao computador.
- O sistema pode solicitar a senha do Certificado Digital. Insira-a para continuar.
- Caso esteja usando o Certificado Digital A1, que é armazenado no próprio computador, a autenticação será feita automaticamente.
3. Acesse a Área de Consulta ou Download de NF-e:
- Após o login, procure pela seção de Consulta de NFe ou Download de NFe no portal da SEFAZ.
- Em alguns estados, essa opção pode estar em menus como “Serviços” ou “Consultar NF-e”.
4. Pesquise a NFe Desejada:
- Utilize os dados disponíveis para localizar a NFe específica que você deseja baixar. As informações mais comuns para a pesquisa são:
- Chave de Acesso: Um código de 44 dígitos que identifica unicamente cada NFe.
- CNPJ do Emitente/Destinatário: Para buscar notas emitidas ou recebidas pela empresa.
- Data de Emissão: Para restringir a pesquisa ao período específico.
5. Valide as informações da NFe:
- Confirme que as informações da NFe exibida estão corretas, como a razão social do emitente e destinatário, valores e descrição dos produtos/serviços.
- Verifique se a NFe está autorizada e válida para garantir que o download seja possível.
6. Baixe o arquivo XML:
- Encontre e clique no botão ou link para Download do XML. Este botão pode estar localizado ao lado da NFe listada ou em um menu específico.
- Escolha a pasta de destino no seu computador e salve o arquivo XML.
7. Armazene e organize os arquivos XML:
- Após o download, organize os arquivos XML em pastas específicas por data, tipo de operação, cliente/fornecedor, ou outro critério que facilite a consulta futura.
- Lembre-se de manter backups regulares dos arquivos XML para evitar perda de dados.
8. Realize a conferência e validação do XML:
- Abra o arquivo XML em um software de leitura de NF-e para verificar se todas as informações estão corretas e se o arquivo está íntegro.
- Confirme que o arquivo XML está assinado digitalmente e autorizado pela SEFAZ.
9. Repetição do processo (se necessário):
- Caso você precise baixar várias NFes, repita os passos de pesquisa e download para cada uma delas.
Baixar os XMLs das Nfes manualmente: Quanto tempo é gasto?
Você já estimou quanto tempo é necessário para baixar os arquivos XMLs da NFes?
Esse processo, quando realizado manualmente, pode sofrer algumas variações, considerando as variáveis envolvidas, como: a familiaridade do usuário com o processo, a velocidade de acesso ao portal da SEFAZ, e a complexidade da interface do portal etc.
No entanto, é possível estimar um tempo médio para cada NFe:
Estimativa de tempo por NFe:
- Acesso ao portal e login com Certificado Digital: 1 a 2 minutos
- Pesquisa da NFe pela chave de acesso ou outros dados: 1 a 2 minutos
- Validação das informações da NFe: 1 minuto
- Download do XML e salvamento no computador: 1 a 2 minutos
- Organização e armazenamento do XML: 1 a 2 minutos
Tempo Total Estimado:
- Tempo médio por NFe: 5 a 9 minutos
Lembrando que este tempo pode ser aumentado se houver dificuldades técnicas, como lentidão no portal da SEFAZ, ou se for necessário baixar várias NF-es em sequência, o que pode resultar em um processo mais demorado.
Além disso, estamos considerando somente o download de uma única NFe, mas e quando isso escala para centenas de notas fiscais emitidas?
Devemos considerar que, além do download, há a análise que deve ser feita do arquivo XML de uma NFe:
A análise de um arquivo XML de uma NFe pode variar em tempo dependendo da complexidade da NFe, do volume de informações, e do nível de detalhamento necessário na análise.
Aqui estão algumas estimativas de tempo para diferentes cenários:
1. Análise básica:
- O que envolve: Verificação rápida de informações essenciais como CNPJ, valor total, chave de acesso, e se o XML está validado e autorizado pela SEFAZ.
- Tempo médio: 2 a 5 minutos por XML
2. Análise completa:
- O que envolve: Revisão detalhada de todos os campos do XML, incluindo dados do emitente e destinatário, produtos/serviços, impostos destacados (ICMS, IPI, PIS, COFINS), CST, NCM, e outras informações complementares.
- Tempo médio: 5 a 15 minutos por XML
3. Análise complexa ou de auditoria:
- O que envolve: Verificação aprofundada, incluindo comparação com outras NF-es ou documentos fiscais, conferência de cálculos tributários complexos, validação contra legislações específicas, e revisão de informações adicionais ou complementares.
- Tempo médio: 15 a 30 minutos ou mais por XML
Fatores que impactam o tempo:
- Complexidade da Operação: NF-es com múltiplos itens, operações interestaduais, ou tributação diferenciada podem demandar mais tempo para análise.
- Volume de Informações: NF-es com muitos produtos ou serviços, ou com informações tributárias complexas, também aumentam o tempo necessário.
Baixe o XML das NFes automaticamente com a Jettax
Deu um cansaço só de lembrar de todo o tempo que é necessário para baixar os XMLs, né?
Você sabia que pode automatizar isso e obter mais tempo para ser estratégico e consultivo aos seus clientes?
Com a Jettax, você faz a captura da NFe, XML, CTe, CFe, NFCe, realiza a consulta de autenticidade e audita de forma automática e independente, tudo através de nosso módulo Federal.
E isso é só o começo.
Veja abaixo o leque de possibilidades que estão disponíveis através deste módulo:
Evite problemas de manifestação automática
O Jettax permite capturar a NFe sem fazer a manifestação automática, mas caso necessário, é possível selecionar a funcionalidade para dar ciência da emissão automaticamente.
Automatize a apuração do DIFAL-SN
Realize a apuração e auditoria do DIFAL-SN automaticamente, sendo disponibilizado o relatório de conferência.
Calcule e gere a guia do DIFAL e ST automaticamente
O sistema permite fazer o cálculo e a geração automática do PDF da guia GARE de antecipação de Substituição Tributária das entradas no estado de São Paulo.
Controle de notas faltantes
O sistema gera o relatório das numerações faltantes para conferência e validação junto à SEFAZ a situação da numeração.
Consulta de autenticidade das notas
O sistema faz uma varredura para monitorar o status de cada nota capturada.
E tem mais:
- Relatório de conferência de notas para casos de auditoria
- Captura de XML, CTe, CFe e NFCe
- Possibilidade de criação de regras tributárias e de CFOP personalizadas para necessidade de cada cliente
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