Como emitir a CND Federal: passo a passo para consultar e regularizar pendências

A CND Federal comprova a regularidade fiscal de pessoas físicas e jurídicas perante a Receita Federal e a PGFN. Saiba como emitir a certidão, consultar pendências, regularizar a situação fiscal e entender os prazos e tipos de certidão.

Para emitir a CND Federal, também chamada de Certidão de Regularidade Fiscal, basta acessar o serviço da Receita Federal, informar o CPF ou CNPJ e consultar a situação fiscal. Se não houver pendências, o documento é emitido pela internet.

A certidão é emitida conjuntamente pela Receita Federal (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) e comprova a situação fiscal do contribuinte perante a Fazenda Nacional. O documento tem validade de 180 dias.

Caso existam pendências que impeçam a emissão, é necessário consultar a situação fiscal, regularizar as inconsistências e, quando necessário, solicitar a liberação da certidão por processo digital.

Neste artigo, você vai entender o que é a CND Federal, para que ela serve, como emitir, quais pendências podem impedir a emissão e o que fazer para regularizar a situação fiscal.

O que você vai ler neste artigo:

• O que é a Certidão Negativa de Débitos Federais?

• Para que serve a Certidão Negativa de Débitos?

• Como emitir a CND Federal?

• Qual é a validade da CND Federal?

• O que fazer se não conseguir emitir a CND Federal?

• Como regularizar a situação para emitir a CND?

• Quais cuidados tomar ao emitir a CND Federal?

• Modelo da CND Federal Por que a CND Federal é importante?

• Evite surpresas na emissão da CND FAQ: CND Federal

O que é a Certidão Negativa de Débitos Federais (CND)?

A Certidão Negativa de Débitos Federais (CND) é um documento emitido pela Receita Federal que comprova que uma pessoa A Certidão Negativa de Débitos Federais (CND) é o documento que comprova a regularidade fiscal de uma pessoa física ou jurídica perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Na prática, a CND indica que não existem pendências fiscais que impeçam a comprovação de regularidade na data da emissão. A certidão abrange os débitos tributários federais administrados pela Receita Federal e a Dívida Ativa da União (DAU) administrada pela PGFN, incluindo contribuições previdenciárias.

É importante destacar que a certidão de regularidade fiscal pode apresentar três resultados:

• CND (Certidão Negativa de Débitos): não há pendências fiscais que impeçam a comprovação da regularidade;
• CPEND (Certidão Positiva com Efeitos de Negativa): existem débitos, mas a exigibilidade está suspensa, como em determinadas situações de parcelamento;
• CPD (Certidão Positiva de Débitos): existem pendências fiscais que impedem a emissão de uma certidão de regularidade.

Por isso, embora “CND Federal” seja o termo mais utilizado nas buscas, o nome oficial do serviço é Certidão de Regularidade Fiscal.

A certidão pode ser emitida pela internet e é um documento importante para comprovar a situação fiscal de empresas e pessoas físicas em diferentes situações administrativas e financeiras.

Para que serve a certidão negativa de débitos? 

A certidão negativa de débitos serve para provar a regularidade fiscal e tributária da empresa e da pessoa física, perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

Ela abrange todos os créditos de tributos federais (Simples Nacional, PIS/Pasep, COFINS, IR, IPI etc.) incluindo as contribuições previdenciárias e o ITR. 

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Por que manter a regularidade das certidões é importante para a empresa?

Manter a regularidade fiscal em dia ajuda a empresa a evitar surpresas quando precisar comprovar sua situação perante órgãos públicos, instituições financeiras ou terceiros.

A certidão pode ser utilizada para comprovar a situação fiscal em diferentes processos, conforme a exigência de cada operação. Por isso, não é recomendável esperar surgir uma necessidade urgente para descobrir se existem pendências.

Entre os motivos para acompanhar a situação fiscal estão:

• Evitar problemas na emissão de certidões;
• Identificar débitos e obrigações pendentes com antecedência;
• Acompanhar parcelamentos e sua regularidade;
• Corrigir inconsistências nas obrigações acessórias;
• Manter a empresa preparada para processos que exigem comprovação de regularidade fiscal.

Mais do que emitir a CND quando necessário, o ideal é transformar o acompanhamento das pendências em uma rotina de controle fiscal.

Como emitir a CND Federal?

 A CND Federal pode ser emitida gratuitamente pela internet, diretamente pelo serviço de Certidão de Regularidade Fiscal da Receita Federal.

O processo é simples:

1. Acesse o serviço “Emitir certidão de regularidade fiscal” da Receita Federal.
2. Escolha o tipo de contribuinte, como pessoa física ou pessoa jurídica.
3. Informe o CPF ou CNPJ solicitado pelo sistema.
4. Consulte a situação fiscal.
5. Se não houver pendências que impeçam a emissão, gere a certidão.
6. Se necessário, consulte ou emita uma segunda via de uma certidão já emitida.

A Receita Federal informa que a emissão é feita de forma imediata quando a situação fiscal está regular e que o serviço é gratuito.

Acesse o serviço oficial: Emitir certidão de regularidade fiscal — Receita Federal

Qual é a validade da CND Federal?

A CND Federal tem validade de 180 dias a partir da data de emissão.

O mesmo prazo de validade é informado pela Receita Federal para as certidões de regularidade fiscal emitidas pelo serviço oficial.

Por isso, antes de apresentar uma certidão em um processo, contrato, operação financeira ou procedimento administrativo, é importante verificar se o documento ainda está dentro do prazo de validade exigido.

O que fazer se não conseguir emitir a certidão negativa de débitos? 

Na impossibilidade de emitir certidão negativa de débito federal, o passo inicial é consultar a situação fiscal e cadastral do Se a CND Federal não for emitida, o primeiro passo é consultar a situação fiscal para identificar quais pendências estão impedindo a emissão.

Entre os problemas que podem aparecer estão:

• Falta de entrega de declarações ou escriturações;
• Tributos não pagos ou pagos com valor inferior ao devido;
• Multas em atraso;
• Parcelamentos em atraso;
• Inconsistências em obrigações acessórias;
• Informações cadastrais desatualizadas;
• Outros débitos ou pendências registrados nos sistemas da Administração Tributária.

A Receita Federal disponibiliza um serviço específico para consultar essas pendências e regularizar a situação antes de solicitar a liberação da certidão.

É importante lembrar que nem toda dívida impede automaticamente a emissão de uma certidão de regularidade.

Em determinadas situações, quando a exigibilidade do débito está suspensa, pode ser emitida uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEND).

Como regularizar a situação para emitir a CND?

Depois de identificar a pendência, o contribuinte deve providenciar sua regularização de acordo com o tipo de problema encontrado.

O caminho básico é:

1. Consultar a situação fiscal e identificar a pendência;
2. Regularizar o débito ou a obrigação que está impedindo a emissão;
3. Aguardar o processamento da regularização;
4. Consultar novamente a situação fiscal;
5. Emitir a certidão de regularidade fiscal.

Segundo a Receita Federal, após a regularização, a certidão pode ser liberada automaticamente entre 2 e 5 dias corridos. Se isso não ocorrer ou for necessária uma comprovação adicional, como em determinadas situações judiciais, o contribuinte pode solicitar a liberação por meio de processo digital.

A Receita também disponibiliza o serviço “Comprovar regularidade fiscal para liberar emissão de certidão”, específico para essas situações.

Consulte as pendências e regularize a situação fiscal: Comprovar regularidade fiscal para liberar emissão de certidão

Passo a passo para regularizar pendências fiscais

A regularização começa pela identificação do problema. Para isso, a Receita Federal orienta consultar as dívidas e pendências fiscais e verificar o que está impedindo a emissão da certidão.

Depois disso:

• Identifique a pendência que aparece no sistema;
• Corrija a obrigação ou regularize o débito, conforme o caso;
• Acompanhe o processamento da regularização;
• Consulte novamente a situação fiscal;
• Emita a certidão quando a situação estiver regularizada.

Se a certidão não for liberada automaticamente, o contribuinte pode abrir um processo digital e apresentar a documentação que comprove a regularização.

A Receita Federal estima de 2 a 5 dias corridos para a liberação automática após a regularização e até 10 dias corridos quando houver comprovação por processo.

Para o processo:

• Acesse o e-CAC e emitir o relatório de situação fiscal e cadastral; 
• Analise e regularizar as pendências; 
• Aguarde o processamento e emitir a certidão. 

Em caso de impossibilidade de emissão da certidão pela Internet, o sujeito passivo poderá apresentar requerimento específico no Portal e-CAC, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.022/2021. 

Quais cuidados tomar ao emitir a CND Federal?

Para evitar problemas quando precisar apresentar a certidão, vale manter alguns cuidados na rotina fiscal:

• Acompanhe regularmente a situação fiscal: não espere a necessidade da CND surgir para descobrir uma pendência.
• Mantenha as obrigações acessórias em dia: declarações e escriturações em atraso podem impedir a emissão da certidão.
• Confira os pagamentos dos tributos: pagamentos em atraso ou com valor inferior ao devido podem gerar pendências.
• Acompanhe parcelamentos: parcelas em atraso podem afetar a situação fiscal.
• Mantenha os dados cadastrais atualizados: inconsistências cadastrais também podem aparecer entre os fatores que impedem a liberação da certidão.
• Monitore a validade das certidões emitidas: a CND Federal tem validade de 180 dias.

Para escritórios contábeis, esse acompanhamento é ainda mais importante quando é necessário controlar a situação fiscal de vários clientes ao mesmo tempo.

Modelo da Certidão 

Por que a CND Federal é importante?

A principal função da CND Federal é comprovar a regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional. Por isso, o documento pode ser necessário em diferentes situações em que a comprovação da situação fiscal seja exigida.

Entre os usos possíveis estão:

• Processos administrativos;
• Licitações e contratações públicas, quando exigida a regularidade fiscal;
• Operações financeiras que solicitem o documento;
• Determinados processos judiciais;
• Outras situações em que a comprovação da regularidade fiscal seja necessária.

A exigência da certidão depende da finalidade e das regras aplicáveis a cada situação. Por isso, antes de apresentar o documento, é importante verificar qual tipo de certidão é solicitado e se ela precisa estar dentro de um prazo específico de validade.

Mais do que guardar uma CND válida, o acompanhamento periódico da situação fiscal ajuda a empresa a identificar pendências antes que elas se transformem em um problema operacional.

Evite problemas na emissão da CND 

Para escritórios contábeis, acompanhar manualmente a situação fiscal de vários clientes pode consumir tempo e aumentar o risco de uma pendência passar despercebida.

O módulo Prevenção da Jettax ajuda a monitorar automaticamente a situação fiscal e as pendências no e-CAC, facilitando o acompanhamento da conformidade das empresas atendidas pelo escritório.

Além do monitoramento, a solução permite consultar diferentes tipos de certidões dos clientes, incluindo:

• Certidão Federal;
• Certidão Trabalhista;
• Certidão Estadual;
• Certidão Municipal;
• Certidão da PGFN;
• Certidão do FGTS.

Assim, o time consegue centralizar o acompanhamento das certidões e identificar situações que precisam de atenção antes que se tornem um problema para o cliente.

Quer reduzir o trabalho manual no acompanhamento fiscal dos seus clientes? Conheça o módulo Prevenção da Jettax.