Erros no ICMS que podem gerar pagamento a mais ou perda de créditos tributários 

Erros no cadastro de produtos, na escrituração de entradas e na parametrização fiscal podem fazer a empresa recolher ICMS a maior ou deixar de aproveitar créditos tributários. Neste artigo, veja os principais pontos de atenção na rotina fiscal e como a revisão de processos pode evitar que pequenos erros se repitam e gerem prejuízos.

O ICMS é, sem dúvida, um dos tributos mais complexos do sistema tributário brasileiro. Sua legislação passa pelos 26 estados e pelo Distrito Federal, além de normas nacionais, convênios, ajustes, protocolos e regras específicas.  

Isso faz com que uma mesma mercadoria ou operação possa exigir análises diferentes conforme o estado e as condições envolvidas. 

Mas existe um ponto que chama atenção na prática: nem sempre é a parte mais complexa da legislação que faz a empresa perder dinheiro. Muitas vezes, o prejuízo começa em detalhes simples da rotina. 

Uma mercadoria cadastrada de forma inadequada, uma nota de entrada recebida com informação incompleta, um crédito que não foi lançado ou uma regra fiscal replicada mês após mês podem parecer erros pequenos isoladamente.  

Quando se repetem em centenas de operações, deixam de ser apenas falhas operacionais e passam a representar imposto pago a maior ou créditos que a empresa simplesmente deixou de aproveitar. 

E isso não fica apenas na percepção de quem trabalha na área fiscal. Em um levantamento da IOB com 103 empresas, 60% afirmaram já ter emitido notas fiscais com erros ou divergências.  

Entre os entrevistados, 55,56% relataram erros envolvendo NCM, CFOP ou CST e 52,38% já tiveram perda financeira ou pagamento de impostos a maior em razão de erros na emissão dos documentos. 

O que você vai ler neste artigo:

• O erro começa no cadastro

• Um pequeno detalhe muda toda a tributação

• A perda de créditos na entrada

• A informação correta também começa no fornecedor

• Corrigir o erro é importante, impedir que ele se repita é gestão

O erro começa no cadastro 

Um dos erros mais recorrentes na análise do ICMS começa antes mesmo da apuração: tratar a NCM como se ela, sozinha, definisse a tributação de um produto. 

Para analisar corretamente o enquadramento de uma mercadoria, eu costumo partir de três pontos: 

• NCM – é o código de classificação fiscal da mercadoria e um importante ponto de partida, mas a análise não termina aqui. Uma mesma NCM pode abranger produtos com características diferentes.  

• Descrição – as características, composição e especificações daquele produto correspondem realmente ao que a norma está tratando?  

• Finalidade/função – para que esse produto foi concebido? Qual é sua função, aplicação ou uso?  

A própria Receita Federal orienta que a classificação de uma mercadoria considere, entre outros elementos, sua função, princípio de funcionamento e uso.  

A NCM é uma classificação da mercadoria e é utilizada como referência para o ICMS, mas ela não substitui a análise da regra tributária aplicável à operação.  

Depois de identificar corretamente o que é a mercadoria, ainda precisamos entender qual é a operação realizada com ela:  

• Origem e destino, quem está adquirindo, finalidade da aquisição e demais condições previstas na legislação aplicável. 

Na rotina, porém, essa análise nem sempre acontece. A empresa recebe o produto, importa as informações do fornecedor e cadastra o item sem revisar se aquele enquadramento corresponde à mercadoria e à operação realizada.  

Assim, um erro cadastral entra uma vez no sistema e passa a ser reproduzido nas operações seguintes. 

Um pequeno detalhe muda toda a tributação 

Um mesmo produto pode receber tratamentos tributários diferentes conforme suas características e a operação realizada.  

Essa diferença pode passar despercebida quando o item é cadastrado de forma genérica apenas pela NCM. 

No setor de medicamentos e produtos médico-hospitalares, isso fica muito evidente.  

No Rio Grande do Sul, por exemplo, determinados itens relacionados no Apêndice XIX do RICMS/RS, quando destinados à prestação de serviços de saúde e atendidas as demais condições previstas na legislação, podem estar alcançados por isenção.  

Já uma operação com produto farmacêutico destinado à revenda pode seguir tratamento completamente diferente, inclusive com substituição tributária quando estiver enquadrado nas regras próprias do regime.  

O art. 103 do Livro III do RICMS/RS atribui responsabilidade por substituição tributária nas operações internas com os produtos farmacêuticos relacionados no Apêndice II, Seção III, item VI.  

Ou seja, o produto não deve ser analisado isoladamente. As condições da operação também interferem diretamente no tratamento tributário aplicável. 

A solução passa por análise e boa parametrização. Hoje, muitos sistemas permitem aplicar regras diferentes ao mesmo produto conforme a operação realizada.  

O problema não é automatizar. É automatizar uma regra errada e nunca mais revisitar essas parametrizações. 

A perda de créditos na entrada 

Aqui entramos em um dos pontos que mais chamam minha atenção nas análises de ICMS: créditos que deixam de ser aproveitados por erros simples na entrada das mercadorias. 

Na prática, muitas vezes não estamos diante de uma tese tributária complexa, mas de uma informação que não foi importada, uma nota que ficou fora da escrituração ou uma classificação incorreta. 

A rotina fiscal ficou cada vez mais automatizada e, ao mesmo tempo, sobrecarregada por grande volume de informações e obrigações.  

O problema surge quando a automação substitui a conferência. Campos de ICMS, CFOP, CST, cruzamentos entre códigos fiscais e fechamento de saldos ainda precisam fazer parte dos controles da apuração. 

Imagine uma empresa com grande volume de compras tributadas e ICMS corretamente destacado nas notas, mas que, por uma falha de importação, não leva esses valores para a apuração.  

Isso acontece com mais frequência do que parece. Também há casos em que documentos fiscais inteiros ficam fora da escrituração. 

Outro erro recorrente envolve CFOP e CST incorretos, muitas vezes por regras de importação mal parametrizadas ou dados importados diretamente do sistema do cliente sem revisão.  

Compras destinadas a insumo ou revenda podem acabar escrituradas como uso e consumo por um simples erro de lançamento. 

Quando existe um crédito legítimo que deixou de ser aproveitado, pode haver possibilidade de apropriação extemporânea, desde que sejam atendidos os requisitos legais, exista documentação idônea e sejam observados os procedimentos da legislação estadual.  

A LC 87/1996 condiciona o direito ao crédito à idoneidade da documentação e, quando aplicável, à escrituração, estabelecendo ainda prazo de cinco anos contado da emissão do documento fiscal para sua utilização. 

A informação correta também começa no fornecedor 

O aproveitamento do crédito de ICMS depende de documentação fiscal idônea, escrituração correta e atendimento às condições previstas na legislação. Por isso, a qualidade das informações recebidas do fornecedor importa tanto. 

Quando uma empresa compra repetidamente do mesmo fornecedor e recebe documentos com informações incorretas ou incompletas, corrigir uma nota por vez não resolve. É preciso atuar na origem e alinhar o procedimento para as próximas operações. 

Outro exemplo pouco lembrado é o crédito nas compras feitas de empresas do Simples Nacional. Nas hipóteses permitidas pela legislação, o adquirente pode aproveitar o crédito correspondente ao ICMS, mas o fornecedor precisa informar corretamente os dados exigidos no documento fiscal.  

A Resolução CGSN nº 140/2018 disciplina essas informações e, na NF-e, determina o preenchimento dos campos próprios relativos ao valor e à alíquota do crédito.  

Quando essa informação não vem preenchida corretamente, um crédito possível pode simplesmente deixar de chegar à apuração. 

Quando o erro é identificado, existem procedimentos próprios para sua correção, que variam conforme a natureza da inconsistência e a legislação da unidade federada.  

Mais importante do que corrigir cada documento isoladamente é impedir que o mesmo problema continue acontecendo nas operações seguintes. 

Corrigir o erro é importante, impedir que ele se repita é gestão 

A gestão tributária é essencial para proteger caixa e margem. Como vimos, não é apenas a complexidade da legislação que leva empresas a perder créditos ou recolher ICMS de forma inadequada. Muitas vezes, o problema está em processos simples que não foram revisados. 

Conferir documentos de entrada, revisar parametrizações, cruzar informações fiscais, acompanhar fornecedores recorrentes e criar alertas para situações específicas não exige uma estrutura mirabolante. Exige processo. 

E esse cuidado ganha ainda mais importância durante a transição da Reforma Tributária, quando empresas e contabilidades precisarão administrar mudanças de regras, sistemas e procedimentos simultaneamente. 

O papel da contabilidade deixa de ser apenas identificar o erro depois que ele aconteceu. É ajudar a construir processos para que ele não volte a acontecer. 

Porque perder um crédito por desconhecimento da legislação é um problema. Perder o mesmo crédito todos os meses porque ninguém corrigiu o processo é um problema de gestão.