Se você trabalha com rotinas contábeis sabe que um dia usual no escritório contábil é bem complicado. São diversas tarefas interligadas, prazos apertados, legislações e obrigações que não podem falhar.
Mas quando a gente entende cada etapa e consegue rodar o processo de forma organizada, e com um toque de automação, tudo flui melhor, com mais produtividade e menos estresse.
A seguir, você vai entender melhor as principais rotinas do trabalho contábil, por que elas são fundamentais e como a automação contábil pode trazer mais produtividade.
Quais são as rotinas contábeis?
1. Apuração de tributos
Essa é, muitas vezes, a primeira atividade que vem à cabeça de todo contador. Apurar tributos significa identificar quando e quanto cada cliente precisa pagar de acordo com o regime tributário.
É nessa etapa que se calculam créditos, débitos, compensações, regimes especiais e antecipações. Um erro aqui, por menor que seja, pode gerar multa, pagamento indevido ou bastante retrabalho. Ainda assim, é uma rotina previsível, o que abre espaço para o uso da automação contábil.
2. Escrituração fiscal e contábil
Outra importante rotina contábil é o registro formal das operações nos livros contábeis e fiscais. Aqui você deve lidar com notas fiscais de entrada e saída, códigos CFOP, naturezas de operação e contas contábeis.
Se isso estiver desorganizado, pode causar inconsistências na escrituração. Mas quando bem executado garante bases sólidas para demonstrativos, SPED, DCTF, entre outros.
3. Envio de obrigações acessórias
Aqui está um dos pontos de maior pressão em qualquer escritório contábil. Obrigações como SPED Fiscal, SPED Contribuições, DCTF-Web, EFD-Reinf, entre dezenas de outras, têm prazos, formas de envio e validações diferentes.
Um pequeno detalhe errado e a entrega é rejeitada, ou pior, pode ser aceita com divergência e depois a fiscalização é acionada. Portanto, é fundamental manter um calendário de obrigações atualizado, ferramentas com dados sincronizados e revisões periódicas.
4. Conferência de documentos fiscais
Antes de gerar qualquer obrigação ou cálculo, é preciso conferir os documentos fiscais, como notas fiscais de fornecedores, de tomadores de Serviço, CT-e e notas fiscais eletrônicas. Isso também significa verificar CFOP, códigos fiscais, CNPJ, validade de inscrição estadual, dados quantitativos e valores unitários.
5. Relacionamento com o e-CAC
O e-CAC é o ambiente virtual da Receita Federal e o canal central para consultar pendências, enviar documentos complementares, acompanhar intimações, solicitar certidões e parcelamentos.
A gestão desse ambiente é uma rotina contínua, onde é necessário verificar cronogramas, certidões negativas, pendências travadas e certidões de regularidade fiscal.
A automação fiscal como parceira na rotina contábil
Você, contador, sabe melhor do que ninguém que lidar com as rotinas contábeis todos os dias exige atenção a muitos detalhes.
Documentos que precisam ser enviados pelo cliente, tributos a serem apurados, obrigações acessórias com prazos apertados… E qualquer erro, por menor que seja, pode gerar penalidades fiscais, retrabalho e dor de cabeça com o cliente.
Dessa forma, a automação fiscal tem se tornado uma aliada indispensável para os contadores que querem mais produtividade e menos risco na operação. Quando processos operacionais são automatizados, sobra tempo e energia para entregar consultorias contábeis.
Captura inteligente de documentos fiscais
Uma das maiores perdas de tempo no dia a dia contábil é correr atrás de notas fiscais emitidas por fornecedores, prestadores de serviço ou até mesmo pelo próprio cliente.
Ao automatizar a captura de nota fiscal, esse processo é feito de forma automática, direto das fontes oficiais, sem precisar fazer downloads manuais ou depender do envio do cliente.
Além de ganhar tempo, você também reduz o risco de esquecer alguma nota, o que poderia comprometer toda a apuração tributária ou gerar divergências com a escrituração.
Apuração de tributos com regras atualizadas
Outro benefício da automação é que o cálculo de tributos passa a considerar automaticamente as regras fiscais mais recentes, de acordo com o regime tributário da empresa e cada estado. Isso significa menos risco de aplicar a alíquota errada ou deixar de considerar um crédito ou benefício fiscal.
Geração e envio de obrigações acessórias
Você já deve ter perdido algumas horas do seu dia apenas organizando arquivos e gerando os layouts certos para o SPED, DCTF-Web, EFD-Reinf ou qualquer outra obrigação acessória. Sem contar as vezes em que o sistema rejeita a entrega por erros mínimos, que só aparecem no último minuto.
Com automação fiscal, a geração dessas obrigações é feita com base nos dados contábeis já processados, evitando retrabalho e garantindo que tudo esteja dentro do prazo. Ainda pode contar com validações automáticas que alertam sobre inconsistências antes da transmissão.
Conferência automatizada
Erros de lançamento, CFOPs incompatíveis, valores divergentes entre nota fiscal e escrituração… Tudo isso pode passar despercebido quando feito manualmente.
Mas a automação ajuda a cruzar os dados da nota fiscal com os lançamentos contábeis e aponta onde há falhas ou incoerências, evitando que seu cliente descubra o erro por conta de uma notificação da Receita Federal.
Leia também: Manifestação de nota fiscal
Rotinas contábeis com Jettax: a solução que faz a diferença
A Jettax automatiza a captura de notas fiscais direto da fonte, organiza os documentos em uma interface prática e ainda se integra com diversos ERPs contábeis, eliminando aquelas tarefas manuais que atrapalham a sua produtividade.
Conte com a apuração de tributos com base na legislação de cada estado e a geração automática de obrigações acessórias, como SPED, DCTF-Web e EFD-Reinf. Além disso, a Jettax te ajuda a validar documentos fiscais, alerta se há alguma inconsistência e monitora pendências dos clientes no e-CAC.
Com tudo isso, você ganha tempo no escritório e pode focar em prestar um serviço consultivo e estratégico para os seus clientes.
E aí, que tal transformar suas rotinas contábeis e encerrar cada dia com mais produtividade? Solicite uma demonstração gratuita da Jettax e veja na prática!
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