O fechamento do Simples Nacional faz parte da rotina de milhares de escritórios contábeis todos os meses. Embora o regime tenha sido criado para simplificar o recolhimento de tributos, a operação diária pode se tornar bastante complexa quando há dezenas de empresas para apurar dentro do prazo.
Informações inconsistentes, erros nas notas fiscais, classificações incorretas, erros na transmissão do PGDAS-D e atrasos na emissão das guias estão entre os principais problemas que aumentam o retrabalho da equipe.
Atividades repetitivas acabam consumindo horas de trabalho que poderiam ser direcionadas para análises consultivas. Mas a boa notícia é que a tecnologia permite transformar esse cenário.
Neste artigo, você entenderá como fechar o Simples Nacional e de que forma a automação pode tornar todo o processo muito mais eficiente.
Qual a importância do fechamento no Simples Nacional?
O fechamento das empresas optantes pelo Simples Nacional trata-se de uma etapa essencial para garantir que toda a movimentação tributária do período esteja corretamente registrada e declarada.
Durante esse processo, é necessário validar receitas, conferir documentos fiscais, verificar enquadramentos tributários, identificar possíveis inconsistências e realizar a apuração do Simples Nacional antes da transmissão das informações ao PGDAS-D.
Quando essa rotina é executada corretamente, o escritório consegue:
- garantir o recolhimento correto dos tributos;
- evitar divergências junto ao Fisco;
- reduzir riscos de autuações;
- e manter os clientes em conformidade com suas obrigações fiscais.
Principais dificuldades no fechamento fiscal do Simples Nacional
Embora o processo pareça simples na teoria, a prática mostra diversos desafios, principalmente em escritórios contábeis com grande volume de empresas para lidar. Entre os principais desafios estão:
Coleta manual
Ainda é comum que muitas informações sejam retiradas manualmente de diferentes sistemas, portais municipais, ERPs ou até planilhas. Esse processo aumenta muito o tempo gasto em cada empresa e ainda abre espaço para erros de digitação ou esquecimentos.
Conferir um por um
Após reunir os dados, ainda é necessário validar receitas, identificar possíveis inconsistências, conferir notas fiscais emitidas e recebidas, analisar anexos tributários e verificar se todas as informações estão corretas.
Essa etapa costuma consumir boa parte do tempo do fechamento mensal, especialmente quando não existe integração entre sistemas.
Alto volume de empresas
Escritórios contábeis frequentemente administram muitas empresas optantes pelo Simples Nacional. Quando é preciso acessar o PGDAS-D, emitir individualmente cada guia e fazer conferências repetitivas, a operação se torna mais lenta e difícil de escalar.
Risco de erros fiscais
Erros na classificação das receitas, omissão de documentos fiscais e cálculos incorretos podem causar pagamentos incorretos, necessidade de retificação e até penalidades fiscais.
Pressão por prazos
O PGDAS-D do Simples Nacional deve ser transmitido mensalmente até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração, mesmo quando a empresa não possui faturamento. Isso significa que qualquer atraso operacional pode comprometer a entrega dentro do prazo legal.
PGDAS-D do Simples Nacional
O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório (PGDAS-D) é o sistema utilizado para informar o faturamento mensal das empresas optantes pelo regime e calcular automaticamente os tributos devidos.
Embora o próprio PGDAS-D realize o cálculo dos tributos após o preenchimento das informações, toda a preparação dos dados continua dependendo da qualidade das informações fornecidas. Por isso, qualquer inconsistência anterior acaba refletindo diretamente na declaração transmitida.
Além disso, repetir esse procedimento manualmente para várias empresas representa um enorme consumo de tempo das equipes contábeis.
Veja também: Soluções contábeis
Como facilitar a apuração fiscal e a geração de DAS Simples Nacional?
A melhor forma de reduzir erros e ganhar eficiência é investir na automação fiscal do Simples Nacional. As soluções especializadas automatizam boa parte das tarefas repetitivas que fazem parte da rotina do escritório.
Na prática, isso significa menos lançamentos manuais, menos conferências operacionais e muito mais segurança durante todo o processo.
Entre os principais benefícios estão:
- redução de retrabalho;
- diminuição dos riscos fiscais;
- mais padronização dos processos;
- cumprimento dos prazos com mais tranquilidade;
- aumento da produtividade no escritório contábil.
Além disso, a automação permite que a equipe concentre seus esforços em atividades de consultoria contábil, como análise tributária para os clientes.
Como a Jettax automatiza processos no Simples Nacional
Para escritórios que desejam transformar essa rotina, o Módulo Simples Nacional da Jettax reúne recursos desenvolvidos para automatizar praticamente todas as etapas do processo.
Entre as principais funcionalidades estão:
- Cálculo automático das apurações: o sistema automatiza o cálculo do Simples Nacional, considerando os diferentes anexos e permitindo inclusive apurações com atividades de comércio, indústria e serviços na mesma empresa.
- Geração automática das guias: após a apuração, o sistema transmite e permite gerar DAS do Simples Nacional em lotes, reduzindo bastante o tempo gasto.
- Captura de informações fiscais: o módulo realiza a captura de notas fiscais prestadas e tomadas em ambientes como GISS e GINFES com encerramento.
- Gestão completa da documentação: além da emissão das guias, a Jettax faz automaticamente o download do extrato da apuração e dos recibos de entrega, mantendo toda a documentação organizada.
- Envio automático ao cliente: as guias podem ser enviadas automaticamente por e-mail, com comprovante de entrega e confirmação de leitura.
- Acompanhamento dos valores: o sistema atualiza periodicamente os valores de DAS, permitindo que o escritório acompanhe o montante a ser recolhido.
- Integração da rotina fiscal: a Jettax também oferece recursos para geração de DARFs, controle de impostos e declaração da EFD-Reinf, que contribuem para uma gestão fiscal muito mais integrada.
Se a sua equipe ainda realiza boa parte dessas atividades manualmente, vale conhecer como os módulos da Jettax podem transformar essa rotina.
Podendo automatizar a apuração, transmitir declarações, organizar recibos e emitir DAS em lote, o escritório ganha mais agilidade, reduz erros e libera tempo para atividades estratégicas. Solicite uma demonstração gratuita e veja na prática como automatizar o fechamento do Simples Nacional.
Perguntas frequentes sobre fechamento do Simples Nacional
1. É possível retificar a declaração do Simples Nacional após a transmissão do PGDAS-D?
Sim. Caso sejam identificados erros após a transmissão da declaração, é possível realizar a retificação do PGDAS-D para corrigir informações como receita bruta, separação de receitas ou enquadramento tributário. Após a correção, o sistema recalcula os tributos e, se necessário, gera uma nova guia de pagamento.
2. O que acontece se as declarações do Simples Nacional forem entregues fora do prazo?
A entrega em atraso pode gerar multas, juros sobre os tributos devidos e outras penalidades previstas na legislação. Além disso, o atraso pode comprometer a regularidade fiscal da empresa e dificulta a emissão de certidões negativas de débitos.
3. Empresas sem faturamento precisam realizar o fechamento mensal do Simples Nacional?
Sim. Mesmo que a empresa não tenha registrado receita no período, ela deve acessar o PGDAS-D e transmitir a declaração informando faturamento igual a zero. Essa obrigação é mensal e deve ser cumprida para manter a empresa em situação regular perante o Fisco.
4. Quais empresas mais se beneficiam da automação no fechamento do Simples Nacional?
Embora qualquer empresa possa aproveitar os benefícios da automação, ela é vantajosa para escritórios contábeis que administram um grande volume de clientes. Nesses casos, a redução do trabalho manual permite ganhar escala, cumprir prazos com mais segurança e diminuir o retrabalho.
5. Quais etapas do fechamento do Simples Nacional podem ser automatizadas?
Atualmente, é possível automatizar diversas atividades, como captura de notas fiscais, cálculo dos tributos, transmissão do PGDAS-D, emissão das guias DAS, download de recibos e extratos da apuração, além do envio automático das guias aos clientes.
