Como usar IA generativa sem comprometer o compliance fiscal do escritório  

Neste artigo, você vai entender como utilizar a inteligência artificial generativa no escritório contábil sem comprometer o compliance fiscal. Veja onde a IA pode contribuir para a rotina fiscal, quais são os principais riscos relacionados a informações incorretas, dados confidenciais e Shadow AI e quais controles podem ser adotados para garantir um uso mais seguro da tecnologia.

A inteligência artificial já faz parte da rotina de profissionais das mais diversas áreas e começa a ocupar espaço também nos escritórios contábeis.  

Ferramentas de inteligência artificial generativa podem apoiar atividades como organização de informações, elaboração de textos, criação de checklists, resumo de documentos e pesquisas preliminares, trazendo ganhos de produtividade. 

Na área fiscal, porém, eficiência precisa caminhar ao lado da segurança. Uma informação incorreta, desatualizada ou utilizada sem validação pode impactar prazos e obrigações acessórias, por exemplo. 

Por isso, incorporar a IA à rotina não significa transferir decisões à tecnologia, mas estabelecer formas seguras de utilizá-la como ferramenta de apoio, preservando os controles necessários ao compliance fiscal. 

O que você vai ler neste artigo:

• O que é inteligência artificial generativa?
• Onde a IA pode contribuir para a rotina fiscal?
• Principais riscos e o que evitar
• Como utilizar IA generativa com mais segurança?
• Governança e revisão humana no uso da IA
  

O que é inteligência artificial generativa? 

A inteligência artificial generativa é uma modalidade de IA capaz de produzir novos conteúdos a partir das informações e instruções fornecidas pelo usuário. Dependendo da ferramenta, ela pode gerar textos, imagens, códigos, resumos e diferentes tipos de análises. 

Na prática, um profissional pode solicitar que a ferramenta organize informações, resuma um documento, estruture um checklist ou apresente uma explicação inicial sobre determinado assunto. 

Essa capacidade de produzir respostas rapidamente e em linguagem natural torna a tecnologia especialmente atrativa. Existe, entretanto, uma característica fundamental que precisa ser considerada: uma resposta bem escrita não é necessariamente uma resposta correta. 

Ferramentas de IA generativa podem produzir informações imprecisas, incompletas ou até referências inexistentes. Dependendo da solução utilizada, também podem não considerar alterações legislativas ou regulatórias recentes.  

No contexto fiscal, esses riscos merecem atenção especial, e por isso a revisão humana, em segundo nível, se torna imprescindível.  

Onde a IA pode contribuir para a rotina fiscal? 

Quando utilizada com critérios definidos, a IA generativa pode apoiar diferentes atividades administrativas e operacionais dos escritórios.

É possível utilizá-la, por exemplo, para organizar informações, estruturar procedimentos internos, resumir documentos, preparar comunicações, criar materiais de treinamento ou elaborar uma primeira versão de um checklist de obrigações. 

Nesse último caso, há uma diferença importante entre apoiar a elaboração e definir a obrigação. 

Se a ferramenta sugerir determinado prazo, fundamento normativo ou critério de enquadramento fiscal, essas informações devem ser verificadas em fontes oficiais e atualizadas antes de serem incorporadas aos processos do escritório ou aplicadas aos clientes. 

A tecnologia pode acelerar a pesquisa e a organização das informações. A responsabilidade pela análise e validação continua sendo do profissional. 

Veja também:  

• O impacto da inteligência artificial na contabilidade 

Principais riscos e o que evitar 

Um dos principais riscos está na confiança excessiva nas respostas produzidas. 

Imagine que um profissional contábil pergunte a uma ferramenta de IA qual é o prazo para determinada obrigação acessória.  

A resposta apresenta uma explicação coerente e até menciona uma norma. No entanto, a regra foi recentemente alterada ou a referência apresentada não existe. 

Caso a informação seja utilizada sem conferência, uma ferramenta adotada para aumentar a produtividade poderá contribuir para o descumprimento da própria obrigação fiscal. 

Outro ponto de atenção envolve as informações compartilhadas com essas plataformas.  

Inserir documentos fiscais, dados de clientes, informações financeiras, credenciais ou conteúdos confidenciais em uma ferramenta de IA sem conhecer suas condições de utilização pode gerar riscos relacionados à confidencialidade, proteção de dados pessoais e segurança da informação. 

Há ainda o chamado Shadow AI, que ocorre quando colaboradores utilizam ferramentas de inteligência artificial sem conhecimento ou autorização da empresa, inclusive por meio de soluções que não tenham sido previamente avaliadas ou homologadas internamente. 

Na prática, um profissional pode recorrer a uma ferramenta gratuita para analisar rapidamente um documento de cliente, sem avaliar previamente como aquelas informações serão tratadas, armazenadas ou eventualmente utilizadas pelo fornecedor da tecnologia. 

Quando diferentes profissionais utilizam soluções de IA sem critérios comuns, o escritório também perde visibilidade sobre quais ferramentas são adotadas, quais informações são compartilhadas e em quais atividades a tecnologia está sendo utilizada. 

Como utilizar IA generativa com mais segurança? 

A adoção responsável da IA não exige impedir sua utilização. O caminho é estabelecer regras proporcionais aos riscos envolvidos. 

Algumas medidas podem ser incorporadas à rotina da sua empresa: 

• Definir quais ferramentas de IA serão homologadas para uso; 

• Estabelecer quais informações podem ou não ser inseridas nessas plataformas; 

• Evitar o compartilhamento desnecessário de dados pessoais, fiscais, financeiros ou confidenciais; 

• Estabelecer revisão humana como camada adicional de controle para conteúdos capazes de impactar, por exemplo, obrigações, prazos, cálculos ou decisões fiscais; 

• Conferir sempre as informações em fontes oficiais e atualizadas; 

• Estabelecer procedimentos de registro e validação para atividades consideradas críticas; 

• Estabelecer diretrizes internas para o uso de IA, que podem ser formalizadas em política, bem como avaliar a adoção de cláusulas contratuais específicas para o uso da tecnologia por fornecedores e parceiros; 

• Capacitar os profissionais sobre as possibilidades e limitações da IA; e 

• Revisar periodicamente os procedimentos internos diante da evolução das ferramentas e dos riscos. 

Governança e revisão humana no uso da IA

Um princípio simples pode orientar essas medidas: quanto maior o impacto potencial da resposta, maior deve ser o nível de controle e revisão humana.  

A governança de IA deve ser estruturada de forma proporcional aos riscos envolvidos, considerando fatores como o porte da organização, a natureza das atividades desenvolvidas e as características das soluções utilizadas. 

A questão, portanto, não é simplesmente decidir entre usar ou não inteligência artificial. O desafio está em definir como utilizá-la, para quais atividades, com quais informações e sob quais controles. 

A tecnologia pode trazer velocidade e eficiência. A validação profissional, as fontes confiáveis e as boas práticas de governança são essenciais para aproveitar esses benefícios sem comprometer o compliance fiscal do escritório. 

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