A época da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) costuma gerar ansiedade em muitos contadores e escritórios. Por isso mesmo é essencial a organização prévia dos documentos fiscais.
Como de praxe, todos os anos, a Receita Federal exige que contribuintes comprovem as informações declaradas por meio de documentos válidos e atualizados.
Agora, como você pode se organizar melhor e entregar a Declaração dentro do prazo para o seu cliente? É o que vamos responder neste conteúdo. Confira!
Por que organizar os documentos antes de declarar?
A Declaração do Imposto de Renda exige que todas as informações sobre rendimentos, bens, direitos, dívidas e despesas dedutíveis sejam comprováveis.
Se a Receita Federal identificar divergências entre o que foi declarado e o que foi informado por fontes pagadoras, bancos ou prestadores de serviço, o contribuinte pode ter sua declaração retida em malha fina.
No dia a dia, o contador nem sempre consegue separar esses documentos com calma. É nesse ponto que a organização prévia é fundamental, pois:
- Reduz o risco de erros.
- Evita omissões de rendimentos.
- Facilita o preenchimento da declaração.
- Garante comprovação em caso de fiscalização.
Confirme os documentos pessoais do contribuinte
Antes de declarar valores, você precisa atualizar os dados cadastrais do seu cliente e dependentes dele, quando houver.
- CPF e Título de Eleitor: do contribuinte e de todos os dependentes (independentemente da idade).
- Comprovante de residência atualizado.
- Dados Bancários: para recebimento da restituição ou pagamento das cotas via débito automático.
Separe os documentos de rendimentos
Uma vez que você entendeu a necessidade de se organizar previamente, é hora de separar os comprovantes por categorias e etapas.
O primeiro passo é reunir todos os comprovantes de rendimentos recebidos no ano-calendário.
Reúna os principais documentos:
- Informe de Rendimentos de salário (fornecido pelo empregador).
- Informe de Rendimentos bancários (juros, aplicações, poupança).
- Informe de rendimentos de aposentadoria ou pensão do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
- Pró-labore e distribuição de lucros.
- Rendimentos de aluguel.
- Rendimentos recebidos do exterior.
Cabe aqui apontar que esses informes são, normalmente, disponibilizados até o final de fevereiro do ano seguinte ao ano-calendário.
Organize as despesas dedutíveis
Algumas despesas podem reduzir o imposto a pagar ou aumentar a restituição, desde que estejam devidamente comprovadas.
Aqui estão os gastos que podem reduzir o imposto a pagar ou aumentar a restituição do seu cliente.
- Saúde: despesas médicas e hospitalares previstas na legislação, sem limite global de dedução, desde que devidamente comprovadas.
- Educação: recibos de mensalidades escolares (ensino infantil, fundamental, médio, superior e pós-graduação), limitadas ao teto anual estabelecido pela Receita Federal.
- Previdência Privada: apenas do tipo PGBL (o VGBL é declarado como bem e direito).
- Bens e Direitos: Documentos que comprovam a compra ou venda de patrimônio. Exemplos: escritura ou contrato de compra e venda de imóvel; documento do veículo; contrato social (no caso de participação societária).
Dívidas e ônus reais
Caso o contribuinte tenha financiamentos, empréstimos ou outras dívidas superiores ao limite estabelecido pela Receita Federal, devem ser declarados ônus reais cujo valor seja superior a R$ 5.000,00 em 31 de dezembro do ano-calendário.
- Contratos.
- Extratos anuais.
- Comprovantes de saldo devedor.
Como organizar na prática os documentos fiscais
Uma organização simples pode evitar grandes problemas. Porque sabemos bem que o contador já enfrenta inúmeros desafios em seu dia a dia.
Você pode se organizar da seguinte forma:
- Separe por categorias: rendimentos, despesas dedutíveis, bens e direitos; dívidas.
- Organize por ano-calendário: não misture documentos de anos diferentes.
- Digitalize tudo: guarde cópias digitais em nuvem ou HD externo.
- Mantenha os documentos por pelo menos 5 anos: o prazo de guarda está relacionado ao prazo decadencial para fiscalização.
Por quanto tempo o contribuinte deve guardar os documentos?
Segundo as regras tributárias, o contribuinte deve manter os comprovantes por, pelo menos, 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da entrega da declaração. Exemplo:
- Se a declaração foi entregue em 2026 (ano-calendário 2025), os documentos devem ser guardados até, no mínimo, o final de 2031.
Dica para o contador: mantenha os documentos armazenados em pastas/arquivos digitais. Isso o ajudará quando você precisar acessar algum documento.
Tenha um cronograma
Geralmente, a Declaração do Imposto de Renda começa no mês de março e termina em maio. Porém, procure antecipar a organização dos documentos logo nos primeiros meses do ano.
- Janeiro/fevereiro: reúna recibos de gastos médicos e escolares ocorridos no ano anterior.
- Março: baixe os informes de rendimentos dos bancos e da empresa.
- Abril: realize o preenchimento com calma, conferindo cada número.
Erros comuns na organização do Imposto de Renda
Alguns erros frequentes podem ser evitados. Abaixo, listamos os mais corriqueiros na “vida” do contador e do contribuinte.
- Não declarar todos os rendimentos.
- Informar valores diferentes dos informes oficiais.
- Declarar despesas médicas sem comprovante.
- Não atualizar saldo de bens.
- Esquecer rendimentos de dependentes.
Atenção redobrada com a malha fina
Cair na malha fina significa que a declaração foi retida para análise. Nesses casos, o contribuinte pode ser intimado a apresentar documentos comprobatórios.
Portanto, redobre a atenção, contador. Se não conseguir comprovar as informações, pode haver:
• Multa por atraso.
• Multa de ofício.
• Juros.
• Cobrança de imposto adicional.
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Menos erros no envio da declaração
Ao automatizar a organização de documentos fiscais, o contador:
- Evita inconsistências entre receitas declaradas e notas emitidas;
- Minimiza riscos de cair em malha fiscal;
- Garante maior precisão na apuração;
Menos trabalho operacional e mais apoio consultivo ao seu cliente
A Jettax permite que o contador deixe de atuar apenas como executor de obrigações acessórias e passe a:
- Orientar melhor seus clientes;
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- Entregar mais valor estratégico.
No contexto do Imposto de Renda, isso significa menos estresse na temporada do Leão e mais previsibilidade nos processos internos.
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