Se tem uma palavra que nenhum contador gosta de ouvir é autuação fiscal. A simples ideia de ver um cliente sendo autuado já dá dor de cabeça. Infelizmente isso ainda acontece principalmente por falhas que poderiam ser evitadas com mais organização, atenção aos prazos e automação fiscal.
Neste artigo, vamos bater um papo sobre o que é uma autuação fiscal, por que ela acontece, e como você, contador, pode evitar esse tipo de problema na sua rotina.
O que é uma autuação fiscal?
A autuação fiscal é quando o Fisco identifica e notifica que encontrou alguma irregularidade nas informações fiscais de uma empresa. Isso pode vir da Receita Federal, da Secretaria da Fazenda Estadual ou até do município.
Quando eles identificam que tem algo errado, seja falta de informação, erro em declarações ou porque o imposto não foi pago, eles formalizam isso no Auto de Infração.
Esse documento é, basicamente, a notificação de que a empresa cometeu uma infração tributária. E junto com essa notificação, vem cobrança de imposto, multa, juros e, às vezes, até restrição de acesso a benefícios fiscais.
E o pior é que isso mancha a reputação da empresa e do seu escritório contábil — caso a falha tenha partido de uma orientação errada ou de um controle malfeito.
Quais as causas da autuação fiscal nas empresas?
As causas que levam a atuação fiscal, no geral, são erros operacionais, desconhecimento da legislação ou atrasos nas obrigações fiscais, e várias delas acontecem por puro descuido ou pela falta de uma ferramenta tecnológica na apuração. A seguir, vamos falar dos motivos mais comuns e que provavelmente você já viu acontecer!
Erros na escrituração fiscal ou contábil
É muito comum um lançamento errado porque foi feito às pressas. E quando os lançamentos não refletem exatamente a realidade, o risco de cair na malha fina é grande. O Fisco cruza tudo, então basta um erro no CFOP, no valor da nota ou na apuração para a notificação fiscal chegar.
Confira também: Escrituração fiscal
Divergência entre declarações
O cliente emite uma nota, mas ela não aparece no SPED, ou informa um valor no PGDAS-D diferente do que está no sistema. Isso acontece bastante, principalmente quando o controle é manual. Neste caso, o Fisco também vai apontar a inconsistência.
Notas fiscais omitidas
Seja de propósito ou por esquecimento, deixar de registrar ou informar uma nota fiscal é a principal causa para ser autuado. E isso vale tanto para notas emitidas quanto para as recebidas. A Receita Federal pode puxá-las e verificar as faltas, inclusive as NFSe de outros municípios.
Atrasos ou não entrega de declarações
Sabe aquele cliente que sempre atrasa com os documentos? Isso atrasa também o envio das declarações e, quando elas não são entregues no prazo ou são enviadas com erro, causa multas automáticas ou uma punição mais pesada.
Escolha errada do regime tributário
Algumas empresas cadastradas no Simples Nacional devem migrar pro Lucro Presumido, mas ainda não fizeram a mudança.
A gente sabe que nem sempre essa decisão é fácil, principalmente quando o cliente não entende muito bem o impacto tributário da escolha. Mas o problema existe porque a empresa, sem perceber, passa a recolher menos imposto do que deveria. Nesse caso, o Fisco não perdoa.
- Veja também: Entrega da DIRF
Como evitar a autuação fiscal?
Afinal, como você pode proteger seu cliente e o seu próprio escritório desse susto que vem com a autuação fiscal? Em resumo, existe um caminho seguro: investir em organização, planejamento e automação fiscal. Entenda mais a seguir!
A conferência diária precisa entrar na rotina
Sabe aquela história de conferir tudo só no fim do mês? Esquece! Com o volume de documentos, notas e declarações que transitam todo dia, deixar pra revisar só no fechamento é pedir pra deixar passar erro.
Hoje, o ideal é acompanhar a movimentação fiscal dos clientes diariamente. Para isso, você pode capturar notas fiscais automaticamente, cruzar com os dados da empresa e identificar inconsistências.
Além de evitar omissões, isso antecipa problemas que, quando pegos no fim do mês ou por fiscalização, viram autuação. A automação aqui é uma aliada para ganhar tempo e evitar erros humanos.
A auditoria precisa ser pró-ativa
Não precisa esperar o Fisco apontar um erro para descobrir onde está a falha. Se você já conta com sistemas que auditam automaticamente o recolhimento de INSS, IRRF e a retenção de ISS no município correto, você já está à frente.
Isso porque esses pontos são campeões em gerar autuação, principalmente quando se trata de prestação de serviço em múltiplas cidades.
Organização é o que salva
Ter um calendário fiscal com todas as obrigações do mês, distribuído entre os responsáveis e atualizado sempre que necessário, é o tipo de prática que parece pequena, mas faz uma diferença enorme.
Para isso, automatize o acompanhamento desses prazos, receba alertas dos vencimentos e use um sistema que centralize os status das entregas, como as guias geradas e as declarações enviadas. Não dá mais pra depender só da memória ou de planilhas soltas.
Aposte em tecnologia que trabalha por você
É importante contar com sistemas que capturam documentos fiscais em diferentes formatos, cruzam com as obrigações da empresa, apuram impostos e ainda transmitem guias.
Quanto mais automatizado o operacional, menor a chance de erro e mais tempo sobra para você atuar estrategicamente. E isso impacta diretamente em menos autuação fiscal.
Como a Jettax ajuda o seu escritório a evitar autuações fiscais?
Já pensou em receber alertas de pendências no e-CAC, débitos em aberto, ou perceber o risco de exclusão do Simples Nacional antes do seu cliente? Isso é possível.
A Jettax oferece um conjunto completo de soluções para automatizar e auditar a rotina fiscal de empresas, proporcionando mais eficiência e tranquilidade para o contador. Com a Jettax, é possível:
- Capturar automaticamente notas fiscais de serviço (NFSe) em mais de 2.000 municípios, com ou sem certificado digital;
- Auditar diariamente retenções de INSS, IRRF e CSRF, além de detectar ISS devido a outro município;
- Calcular e transmitir o DAS do Simples Nacional com apuração por múltiplos anexos, incluindo cálculo automático do Fator R e regime de caixa;
- Automatizar o cálculo de ICMS-ST e DIFAL, com regras tributárias configuradas, atualização diária de alíquotas e geração das guias de pagamento;
- Monitorar pendências no e-CAC, dívida ativa, notificações de exclusão do Simples Nacional e parcelamentos em aberto;
- Centralizar documentos e relatórios fiscais, prontos para fiscalização ou para conferência com o cliente.
Com tudo isso, você tem mais controle sobre a rotina fiscal dos seus clientes, e menos chances de enfrentar problemas com o Fisco.
A autuação fiscal é um risco real, sem dúvidas, mas pode ser evitado com boas práticas, organização e o apoio de um buscador de NFe.
Se você quer mais tranquilidade na sua operação contábil, acesse nossa página e conheça os módulos da Jettax. Melhore sua rotina e aprenda a blindar seus clientes contra a autuação fiscal!
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