7 erros contratuais que mais geram prejuízos para empresas

Contratos mal estruturados podem gerar prejuízos financeiros, conflitos, problemas tributários e até processos judiciais. Entre os erros mais comuns estão o uso de modelos genéricos, a falta de clareza sobre escopo e pagamentos, a ausência de regras para inadimplência e rescisão e a falta de controle após a assinatura. Neste artigo, veja os 7 erros contratuais que mais expõem empresas a riscos e como evitá-los na prática.

Contratos são negócios jurídicos que fazem parte da rotina de qualquer empresa. Eles regulam relações com clientes, fornecedores, prestadores de serviços, parceiros comerciais e diversos outros agentes envolvidos na operação do negócio.

Apesar de sua importância, ainda é comum que contratos sejam tratados como mera formalidade administrativa.

A problemática reside no fato de que um contrato mal redigido ou estruturado, sem uma reflexão planejada pode gerar consequências significativas para a empresa como perda financeira, conflitos com fornecedores, exposição a passivos, problemas tributários e até processos judiciais.

O contrato é mais do que simplesmente formalizar uma relação comercial, ele deve funcionar como uma ferramenta de blindagem para a empresa, objetivando a prevenção de riscos e a organizando a operação.

A seguir, veja sete erros contratuais que frequentemente geram prejuízos para empresas e como reduzir riscos contratuais na prática.

O que você vai ler neste artigo:

• Usar contratos genéricos e reaproveitados

• Não definir claramente o escopo do contrato

• Não estabelecer regras claras de pagamento

• Ignorar os impactos tributários do contrato

• Não prever situações de atraso e inadimplemento

• Não definir corretamente as regras de rescisão

• Assinar contratos sem controlar documentos e prazos

• Como reduzir riscos e prejuízos com contratos

1. Usar contratos genéricos e reaproveitados

Um dos erros mais frequentes é utilizar modelos genéricos de contrato disponibilizados na internet ou reaproveitados de negociações anteriores. Na prática, utiliza-se um modelo antigo e genérico, altera-se o nome das partes contratantes, ajusta-se o valor e a data e o documento é assinado sem uma análise mais profunda.

No entanto, cada relação comercial possui características próprias. O pacto comercial deve refletir questões como: a natureza do serviço, a responsabilidade pormenorizada das partes, prazos, valores, formas de pagamento, critérios de aceite, garantias e riscos da operação.

Quando o documento não acompanha a realidade da negociação aumenta-se gradativamente o risco do conflito, dando abertura a formas de interpretar esse contrato.

Portanto, o ideal é redigir o contrato nos termos da operação registrando de forma detalhada as responsabilidades incumbidas a cada parte.

2. Não definir claramente o escopo do contrato

O objeto do contrato é o elemento fundamental do pacto, posto que é o momento de definir exatamente o que está sendo contratado.

Sempre deve-se evitar descrições gerais como “prestação de serviços técnicos”, “consultoria empresarial” ou “fornecimento de equipamentos” em razão da insuficiência de definição.

Quanto mais complexo o serviço, gradativamente maior deve ser o nível de detalhamento.

Desta forma, um contrato eficiente deve especificar: premissas condicionantes, atividades incluídas, atividades excluídas, entregáveis, quantidades, padrões de qualidade, responsabilidades técnicas, critérios de aprovação, vistorias, etc.

Além disso, se necessário, importante conter anexos técnicos, propostas comerciais, memoriais e ou imagens do projeto.

Essa individualização ajuda a evitar o “aumento informal de escopo”, em que uma das partes passa a exigir atividades que originalmente não estavam previstas no contrato.

3. Não estabelecer regras claras de pagamento

Problemas relacionados a pagamentos estão entre as principais causas de conflitos comerciais e impedimentos na recuperação do crédito.

Assim, o contrato deve estabelecer com precisão o valor total, as datas de vencimento, a forma de pagamento, as condições para emissão de nota fiscal, reajustes, juros por atraso, multas e condições de suspensão do serviço.

Também é importante definir quando o pagamento será considerado devido. Em contratos por etapas, por exemplo, o pagamento pode ser condicionado à entrega, à aprovação, ou medição de determinado serviço.

Sem regras claras, a empresa pode enfrentar dificuldades para cobrar valores ou contestar cobranças indevidas. Portanto, o pagamento sempre deve estar associado a eventos objetivos e comprováveis.

4. Ignorar os impactos tributários do contrato

Um contrato comercial pode produzir consequências fiscais e tributárias.

A natureza do serviço, a forma de contratação e o local da execução podem influenciar questões como: retenções de tributos, emissão de documentos fiscais, incidência de ISS, retenções previdenciárias, responsabilidades tributárias e classificação do serviço.

Um contrato deve ser elaborado com equipes multidisciplinares dialogando entre si, principalmente as áreas jurídicas, fiscais e contábeis, evitando o surgimento de divergências entre o contratado e o que necessita ser registrado fiscalmente, posto que a consequência seria o retrabalho, atraso de pagamentos e até mesmo possíveis autuações.

5. Não prever situações de atraso e inadimplemento

Quando se trata de pagamento devemos sempre analisar o contrato com o objetivo de prevenir os riscos. Devemos idealizar um cenário de todas as possibilidades de o negócio jurídico dar errado.

É importante estabelecer consequências para situações como: atrasos de pagamento ou entrega, descumprimento de obrigações, interrupção dos serviços, impossibilidade de execução, falhas recorrentes, etc.

Desta forma, o pacto pode registrar mecanismos de blindagem mediante: notificação, prazo para correção, multa, juros, suspensão e rescisão.

É necessário sempre incluir um procedimento claro para tratamento de descumprimento contratual, reduzindo incertezas e facilitando a tomada de decisão caso surja eventual problema supracitado.

6. Não definir corretamente as regras de rescisão

Outro erro comum é clausular de forma genérica e insuficiente que “o contrato poderá ser rescindido por qualquer uma das partes contratantes”.

É imperativo definir:

• Período de aviso prévio, hipóteses de rescisão imediata;

• Pagamentos pendentes, multas, devolução de documentos;

• Ou instrumentos, encerramento de acessos, tratamento de informações confidenciais e responsabilidades após o término da relação rescindida.

Principalmente em contratos a longo prazo, uma rescisão inesperada pode gerar impacto operacional e financeiro significativo. Por esta razão, tantoas regras de entrada, quanto as regras de saída da operação devem ficar esclarecidas e pormenorizadas.

7. Assinar contratos sem controlar documentos e prazos

Mesmo contratos bem elaborados podem gerar problemas quando não existe uma gestão adequada após a assinatura. Portanto há necessidade de controle centralizado de: contratos vigentes, prazos, reajustes, renovações automáticas, garantias, vencimentos e documentos obrigatórios.

Como consequência objetiva que a empresa não perca marcos importantes ou mantenha contratos desvantajosos por renovação automática.

Para escritórios contábeis ou empresas com grande número de fornecedores ou clientes esse risco assumido pela ausência de controle aumenta significativamente.

É imprescindível manter uma base centralizada com informações essenciais de cada contrato que permita configurar alertas para eventos importantes por meio de uma ferramenta que pode ser uma planilha estruturada ou um sistema de gestão.

Como reduzir riscos e prejuízos com contratos

Algumas medidas simples podem melhorar significativamente a segurança das relações contratuais, em observância à autonomia da vontade das partes e a liberdade de contratar.

Pode-se dizer que o direito contratual é regido por um princípio basilar chamado pacta sunt servanda, significando que pactos devem ser cumpridos, ensejando ao brocardo jurídico que sintetiza a força obrigatória dos contratos, qual seja, “contrato faz lei entre as partes”.

Desta forma, antes de assinar qualquer contrato, a empresa pode adotar um checklist básico para blindar-se de eventuais riscos ou danos:

a) O escopo está claramente definido?

b) As responsabilidades das partes estão descritas?

c) Os valores e condições de pagamento estão claros?

d) Existem impactos tributários?

e) Há regras pré-definidas para atraso ou descumprimento?

f) A rescisão está adequadamente prevista?

g) De que forma os prazos serão monitorados após a assinatura?

Além disso, contratos estratégicos, de maior complexidade ou valor devem passar por revisão interdisciplinar adequada.

Contratos não devem ser vistos apenas como documentos formais assinados no início de um negócio jurídico.

Quando bem estruturados, funcionam como instrumentos de gestão, organização e prevenção de riscos, como costumo falar servem como uma blindagem para evitar prejuízos, ter previsibilidade financeira e redução de conflitos.

O objetivo sempre deve ser o equilíbrio contratual, ou seja, a equivalência de direitos e obrigações, evitando onerosidade excessiva para uma das partes contratantes e maior segurança jurídica nas relações comerciais.