Créditos tributários não aproveitados: o indicador que seu escritório precisa acompanhar 

O índice de aproveitamento de crédito tributário ajuda o contador a identificar valores que o cliente poderia ter aproveitado, mas ficaram de fora da apuração. Com a automação fiscal, é possível cruzar notas de entrada e escrituração, localizar falhas e reduzir perdas de créditos na carteira.

Fala, pessoal! Hoje quero falar de um dinheiro que já está dentro da empresa do seu cliente e que ninguém está enxergando. 

Como professor e vivendo o dia a dia da operação contábil, percebo que a maioria dos escritórios olha para o imposto que o cliente pagou.  

Pouca gente olha para o imposto que ele deixou de aproveitar. Crédito que não entra na apuração não gera notificação, não gera multa, não gera reclamação. Simplesmente some, e o cliente nunca fica sabendo. 

Existe um dado que mostra isso logo na primeira conferência. E com a tecnologia que a gente tem hoje, dá para calcular esse dado para a carteira inteira, sem ninguém passar a tarde brigando com planilha. 

O que você vai ler neste artigo:

• Como medir o aproveitamento de créditos tributários

• Por que esse indicador ainda é pouco utilizado

• 5 situações em que sua carteira pode estar perdendo créditos tributários

• Como identificar e reduzir perdas de créditos tributários na prática

• Transforme créditos não aproveitados em oportunidades para o escritório

Que dado é esse? 

É o índice de aproveitamento de crédito: o crédito que a empresa realmente apropriou, dividido pelo crédito que ela poderia ter apropriado com base nas notas de entrada do período. 

Um exemplo fictício, só para ilustrar. As compras do mês, com direito a crédito, geram em tese R$ 100 mil. A apuração mostra R$ 70 mil. O índice é de 70%, e os 30% que faltam precisam de explicação. 

Às vezes a explicação existe:

• Um item de uso e consumo, uma nota sem destaque do imposto. Outras vezes a nota nunca foi lançada, o cadastro do produto está errado ou o XML ficou esquecido no e-mail do cliente. O índice não aponta o erro. Ele só diz onde você deve procurar. 

Leia também sobre: Recuperação Tributária: O que é, como funciona e quando vale a pena para o escritório?

Por que isso quase nunca é calculado 

Para chegar ao crédito potencial, alguém precisa abrir cada nota de entrada, olhar item por item e conferir NCM, CFOP, CST e destaque de imposto. Num cliente com três mil notas por mês, isso simplesmente não cabe numa rotina manual. Então o cálculo não é feito, e o crédito continua escapando. 

É aqui que a tecnologia deixa de ser diferencial e passa a ser requisito. Uma ferramenta de automação fiscal baixa os XMLs das notas emitidas contra o CNPJ do cliente, lê todos os itens em segundos, compara com o que foi escriturado e devolve uma lista pronta com as notas que deveriam ter gerado crédito e não geraram.

O que levaria dias de conferência vira uma tela para o analista decidir. 

Onde o crédito costuma escapar 

1. Nota de entrada que não chegou ao escritório 

O cliente recebeu a mercadoria, o XML ficou com ele e ninguém lançou. Sem lançamento, sem crédito. É o vazamento mais comum e o mais fácil de resolver quando a captura é automática. 

2. Cadastro fiscal errado 

NCM, CFOP e CST incorretos se repetem todo mês. Cada nota carrega o mesmo erro, e no fim do ano o prejuízo já é grande. 

3. Insumos mal interpretados no PIS e na COFINS 

No regime não cumulativo, o conceito de insumo ainda gera muita dúvida. Tem empresa que deixa de apropriar despesa que cumpre o critério de essencialidade e relevância, e tem empresa que apropria demais e fica exposta a glosa. 

4. Receitas monofásicas e com substituição tributária no Simples 

Se o PGDAS-D não segrega essas receitas, o cliente paga imposto duas vezes sobre o mesmo produto. Não é crédito de nota, mas é o mesmo tipo de vazamento. 

5. Reforma tributária 

Com a transição, o direito ao crédito vai depender cada vez mais da qualidade da informação no documento fiscal. Quem não organizar a captação agora vai sentir depois. 

Como identificar e reduzir perdas de créditos tributários na prática

1. Automatize a captura dos XMLs. Use certificado digital e integração com os ambientes do Fisco para baixar todas as notas emitidas contra seus clientes, todos os dias, sem depender de ninguém para encaminhar arquivo. 

2. Cruze notas e escrituração automaticamente. O sistema deve apontar sozinho o que está no portal e não está no seu ERP contábil. 

3. Calcule o índice por cliente, todo mês, na máquina. Configure alerta para quando o número cair abaixo do patamar normal daquela empresa. 

4. Valide o cadastro de produtos em lote. Regras automáticas conferem NCM, CST e alíquota de milhares de itens de uma vez e mostram só os que estão fora do padrão. 

5. Use inteligência artificial para classificar despesas. Ela sugere o enquadramento como insumo, e o contador revisa os casos duvidosos. A máquina faz a triagem e a decisão continua sendo humana. 

6. Monte um painel único. Um ranking dos clientes com maior crédito não aproveitado, em reais, mostra por onde começar na segunda-feira. 

7. Arrume a base antes de automatizar. Ferramenta em cima de cadastro bagunçado só acelera o erro. 

8. Leve o resultado ao cliente. Mostrar quanto crédito foi recuperado ou evitado perder muda a conversa sobre o valor do seu serviço. 

Entenda também: Reclassificação fiscal com IA: como escritórios estão reduzindo erros de NCM e CFOP automaticamente

Transforme créditos não aproveitados em oportunidades para o escritório

O crédito perdido raramente aparece como erro. Aparece como ausência: uma nota não lançada, um cadastro que ninguém revisou, uma receita que não foi separada.

O índice de aproveitamento transforma essa ausência em número, e a tecnologia permite calcular esse número para todos os clientes ao mesmo tempo. 

Pergunta para você levar para a segunda-feira: se alguém lhe pedisse hoje quanto crédito a sua carteira deixou de aproveitar no último trimestre, você teria a resposta? 

Um grande abraço e até o nosso próximo conteúdo!