Como organizar os processos contábeis e reduzir riscos no escritório 

Organizar os processos contábeis é essencial para reduzir retrabalho, evitar erros e dar mais previsibilidade à rotina do escritório. Para isso, é importante estruturar o recebimento de documentos, antecipar o fechamento, controlar prazos e pendências, criar pontos de conferência e definir responsáveis por cada etapa. Com os processos organizados e padronizados, a automação pode entrar como aliada para aumentar a eficiência e reduzir o trabalho manual.

Quem trabalha na área contábil conhece bem a sensação de que o mês começou ontem e o próximo fechamento já está batendo à porta.  

Depois de muitos anos vivendo essa rotina, uma coisa fica muito clara: boa parte dos problemas não nasce da falta de conhecimento técnico, nasce da falta de processos organizacionais das empresas em geral.  

Uma equipe tecnicamente competente pode trabalhar sob pressão permanente quando não existem rotinas bem definidas, responsáveis claros, controles de pendências e acompanhamento dos prazos. 

Por isso, organizar a operação interna num escritório contábil não significa simplesmente criar planilhas ou checklists ou procedimentos e sim construir uma rotina em que seja possível saber o que precisa ser feito de forma prática e objetiva. 

O que você vai ler neste artigo:

• Como organizar o fechamento contábil, fiscal e de pessoal

• Como organizar o recebimento de documentos no escritório contábil

• Como criar um calendário operacional para controlar prazos contábeis

• Como reduzir erros com conferências nos processos contábeis

• Como controlar pendências e acompanhar os processos do escritório

• Quais erros de processos contábeis geram mais retrabalho e riscos

• Como melhorar os processos do escritório contábil na prática

Como organizar o fechamento contábil, fiscal e de pessoal 

Um dos erros mais comuns é tratar o fechamento contábil, fiscal e/ou de pessoal como atividades concentradas nas vésperas de seus prazos legais.  

Na prática, um bom fechamento é construído durante todo o período (mês), o acompanhamento é contínuo, sistemático e assistido. 

Se os documentos são recebidos de forma regular e conferidos continuamente, as movimentações são acompanhadas, as inconsistências são tratadas, as pendências são cobradas com antecedência e os riscos minimizados, o fechamento deixa de ser uma corrida contra o relógio. 

O contrário também é verdadeiro:

• Quando tudo é deixado para a véspera, qualquer problema simples ganha proporções maiores, como por exemplo, uma nota fiscal não recebida ou cancelada depois do fechamento, uma movimentação bancária sem identificação ou uma informação incorreta no cadastro pode gerar retrabalho em várias etapas de todo o processo. 

Sugestão de primeira mudança, simples e pragmática: parar de administrar apenas prazos e começar a administrar os processos internos, descrevê-los em detalhes e executá-los, adaptando-os quando necessários. 

Como organizar o recebimento de documentos no escritório contábil 

Não existe contabilidade organizada quando os documentos chegam por todos os caminhos possíveis.  

Um documento vem por e-mail, outro pelo whatsapp, outro está no sistema do cliente e é preciso acessar ou, ainda nos dias de hoje, alguém ainda vai entregar a documentação presencialmente no seu escritório.  

Depois, quando surge uma divergência, começa o dilema investigativo: “quem recebeu?”, “onde foi enviado?”, “qual é a versão correta?”, “quem entregou, o protocolo de conferência foi assinado”. Um modelo que depende demais da memória das pessoas. 

É importante estabelecer canais oficiais para recebimento de documentos e de informações e definir: 

• Quais documentos devem ser enviados, relacioná-los e explicar para o cliente a sua importância; 

• Quem é responsável pelo envio; 

• Por qual canal de envio; 

• Em qual periodicidade; 

• Até qual data; 

• Protocolar, preferencialmente de forma eletrônica; 

• Conseguir identificar o que aconteceu quando a informação não for recebida. 

Sugestão de mudança:

• Estabelecer um canal de único de recebimento e entregas, meio este protocolado (data/hora/responsável pelo envio e/ou recebimento).  

Como criar um calendário operacional para controlar prazos contábeis 

Ter uma agenda de vencimentos não é suficiente. O ideal é trabalhar com um calendário que considere não apenas na data final da obrigação, mas todas as etapas necessárias para que ela seja concluída corretamente. 

• Se determinada obrigação vence no dia 20, por exemplo, o processo não deveria começar no dia 19. É preciso estabelecer datas internas para o cumprimento daquelas obrigações com antecedência e estabelecer datas limites para recebimento dos documentos, conferência, processamento, revisão, correção de inconsistências e transmissão. 

Isso cria margem de segurança para o escritório não trabalhar sobre pressão. Em um escritório contábil o controle precisa ser rigoroso tanto para as obrigações dos clientes quanto para as atividades internas realizadas pela própria equipe. 

• Importante é reconhecer que existe o prazo legal e o prazo operacional, este deve prevalecer entre os processos internos do escritório. Quando os dois são tratados como se fossem iguais, qualquer imprevisto vira urgência, e às vezes não dar pra apagar incêndio. 

Sugestão de mudança:  

• Estabelecer uma agenda por setor com as datas limites para cada sequência de processos com pelo menos um dia de tolerância, ou seja, veja, se a obrigação vence no dia 20 e você precisa de 05 dias para a realização de todo o processo. Então inicie no dia 10, assim no dia 15 estará pronto e você poderá utilizar dois dias para conferências e recálculos. Caso seja necessário, terá um dia para imprevistos e conseguirá entregar com dois dias antes do vencimento da obrigação.   

Como reduzir erros com conferências nos processos contábeis 

A tecnologia aliada à automação melhora muito a produtividade dos departamentos de um escritório contábil. Mas existe um risco silencioso nessa evolução: acreditar que aquilo que o sistema processou necessariamente está correto. 

Pode não estar. O sistema processa a informação, mas quem analisa a coerência é o profissional. Por isso, algumas etapas precisam obrigatoriamente de conferência, não entregue um trabalho sem conferir. 

• No fiscal, por exemplo, é importante observar cadastro tributário, documentos fiscais, classificação das operações, bases de cálculo, retenções, créditos, débitos e eventuais divergências entre as informações escrituradas e as declarações transmitidas. 

• Na contabilidade, conciliações bancárias, clientes, fornecedores, tributos, folha de pagamento, empréstimos e contas patrimoniais não deveriam ser tratadas apenas como procedimentos de encerramento. 

• No pessoal, cálculos de folhas, férias, rescisão, prazo de licenças e conciliação de guias de contribuições devem ser conferidos. 

A pergunta não deve se limitar somente: “A obrigação foi entregue?” Precisamos sempre perguntar: “A informação entregue esta coerente, faz sentido?”  

Seja prudente: “Vamos conferir mais uma vez antes de enviar” Esse olhar mais cuidadoso, altera de forma substancial, a qualidade do trabalho entregue. 

Sugestão de mudança:  

• Reconferir não custa caro, um erro sim, pesa bastante. Seja prudente. 

Como controlar pendências e acompanhar os processos do escritório 

Pendência que fica apenas na cabeça de alguém da equipe ou mesmo centralizada no gestor é um risco. 

Toda empresa ou escritório contábil deveria conseguir visualizar rapidamente o que está sendo concluído, o que está em andamento, o que depende do cliente ou de outro setor e o que está atrasado. Ou seja, conseguir visualizar e medir cada etapa do processo. 

Não é necessário começar com ferramentas sofisticadas. Um bom controle pode nascer de uma estrutura simples.  

Com o tempo, esse controle pode evoluir para sistemas de gestão, automações e painéis de acompanhamento. A tecnologia deve entrar para reduzir trabalho manual, e não para automatizar uma rotina desorganizada. Automatizar um processo ruim só faz o erro acontecer mais rápido. 

Sugestão de mudança: crie um controle permita identificar: atividade, responsável, prazo escritório, situação, data limite da obrigação, pendência, próxima ação, data final. 

Quais erros de processos contábeis geram mais retrabalho e riscos 

Na prática, alguns riscos surgem de situações aparentemente simples:  

• Cadastros desatualizados, documentos não enviados, classificação incorreta, ausência de conciliação, informações diferentes entre os departamentos, alteração tributária que não foi incorporada ao procedimento interno, obrigação entregue sem uma revisão mínima e outros. 

Outro problema frequente é a dependência excessiva de uma única pessoa. Quando apenas um funcionário sabe executar determinada atividade, o processo não pertence à empresa, pertence àquela pessoa, se esta solicitar férias, afastar-se ou mesmo desliga-se da empresa o problema pode se transformar rapidamente em caus. Essa dependência em um problema operacional. 

Sugestão de mudança:  

• Documentar procedimentos, definir os responsáveis e fazer treinamentos cruzado reduzem o risco. 

 Como melhorar os processos do escritório contábil na prática 

Organizar uma operação interna em cada setor do escritório não exige mudar tudo de uma vez.  

1. É possível começar identificando as principais atividades recorrentes e criando um fluxo simples para cada uma delas.  

2. Depois, definir responsáveis, prazos internos e critérios mínimos de conferência. Também é importante realizar reuniões rápidas de acompanhamento das pendências. Especialmente não deixar que surjam períodos críticos do mês. 

3. Outro passo é medir alguns indicadores básicos: obrigações entregues no prazo, quantidade de pendências, retrabalho, documentos recebidos fora do prazo e inconsistências identificadas antes da transmissão, ou seja, acompanhar cada processo. Aquilo que não é acompanhado tende a se repetir. 

4. E, conforme os processos amadurecem, entra a automação: captura de documentos, integração de sistemas, conciliação, alertas de vencimento, acompanhamento de tarefas e painéis de gestão. 

Sugestão de mudança; 

•  Organizar, padronizar e, então, automatizar. 

Durante muito tempo, produtividade na contabilidade foi associada à capacidade de entregar muitas obrigações em pouco tempo, isso precisa mudar de uma contabilidade reativa para uma contabilidade preventiva e mais eficiente. 

Eficiência não é apenas entregar rápido e no prazo, é entregar informação coerente, correta, rastreável.  

Um escritório eficiente não é aquele em que as pessoas conseguem apagar incêndios rapidamente, e sim aquele que consegue evitar boa parte dos incêndios.