Com quase 35 anos de mercado e cerca de 300 clientes, a Quéfren Contabilidade automatizou a captura de XMLs com a Jettax, deixou de depender dos clientes e passou a fechar os impostos muito antes dos prazos do fisco.
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A Quéfren Contabilidade está há quase 35 anos no mercado e atende aproximadamente 300 empresas de diferentes segmentos.
Só no departamento fiscal, são mais de 5 mil XMLs processados todos os meses. Com uma carteira desse tamanho, manter os processos funcionando dependia cada vez menos de esforço manual e cada vez mais de uma operação capaz de acompanhar o ritmo do escritório.
Hoje, a empresa atende mais de 120 clientes no Brasil e no exterior. Com forte atuação no segmento de e-commerce, a operação processa cerca de 100 mil documentos fiscais por mês.
Com o crescimento da carteira de clientes e do volume fiscal, manter a produtividade sem aumentar a estrutura operacional se tornou um dos principais desafios do escritório.
Antes da Jettax, a rotina fiscal da Quéfren tinha uma etapa que consumia uma quantidade enorme de tempo: conseguir os documentos dos clientes. A equipe precisava pedir XML por telefone, e-mail e mensagens. Quando o cliente não tinha o documento, ainda era necessário pedir que ele entrasse em contato com o fornecedor. Além disso, um XML que não chegava podia significar imposto calculado depois do prazo, necessidade de recálculo, retrabalho e até refação de obrigações acessórias.
Entre os principais desafios estavam:
envolvidas na busca dos XMLs dos clientes
por colaborador dedicadas somente a essa atividade
realizadas pela equipe para dar conta da demanda
em média, acabavam pagando impostos em atraso por conta da demora no envio dos documentos
Se o XML não chegasse, o processo simplesmente não avançava como dever
A Quéfren implementou a solução da Jettax e automatizou as etapas mais críticas do fechamento fiscal. Com isso, a empresa eliminou a dependência do envio manual de documentos, automatizou a captura de arquivos fiscais e trouxe mais controle para todo o processo de fechamento.
A estratégia envolveu:
Menos tempo procurando documentos e cobrando clientes.
Um processo mais confiável desde a captura até o tratamento dos dados.
A equipe deixou de gastar boa parte do dia acompanhando documento por documento.
Com os documentos disponíveis mais cedo, os impostos passaram a ser entregues antes dos prazos do fisco.
A Quéfren conseguiu reorganizar sua operação para trabalhar com prazos próprios, anteriores aos prazos oficiais.
processados todos os meses
atendidos pela Quéfren
o escritório aumentou sua carteira sem precisar ampliar a equipe na mesma proporção
os processos passaram a ser concluídos antes dos prazos do fisco
a operação deixou de esperar a ação do cliente para avançar
com menos tarefas repetitivas, a equipe ganhou espaço para estar mais próxima dos clientes
Márcio Licastro Citro
Sócio-proprietário e contador responsável pela Quéfren Contabilidade
Automatize o fiscal com a Jettax e coloque sua equipe para fazer mais do que cobrar documentos.
