Manifestação de nota fiscal: O problema da ciência da emissão

Ciência da emissão, o que é isso?

A ciência da emissão de uma nota fiscal acontece quando a empresa que o documento foi direcionado, informa à Receita Federal que tem o conhecimento dessa nota.

O processo de manifestação da nota fiscal foi feito para que fosse combatido a emissão de notas fiscais frias, que nada mais é a emissão de notas fiscais contra CNPJs que não foram compradores das mercadorias. Essa prática é muito utilizada para gerar faturamento legal para uma empresa que possa estar fazendo atividades ilícitas.

Para algumas operações, a ciência de emissão passou a ser obrigatória à partir de 2013. São os casos de:

  • Estabelecimentos distribuidores de combustíveis, em relação às NF-e que acobertarem operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo;
  • Postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas, em relação às NF-e que acobertarem operações com combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo;
  • Estabelecimentos adquirentes de álcool para fins não combustíveis, transportado a granel, em relação às NF-e que acobertarem operações com essa mercadoria;
  • Estabelecimentos distribuidores ou atacadistas, em relação às NF-e que acobertarem operações com cigarros, bebidas alcoólicas (inclusive cervejas e chopes), refrigerantes e água mineral;
  • NF-e com valor de operação superior a R$ 100 mil. A obrigatoriedade, nesse caso, incide sobre todos os tipos de mercadoria, exceto quando as operações se dão entre estabelecimentos da mesma empresa.

A manifestação da nota fiscal possui quatro tipos de eventos. São eles:

Ciência da emissão

Quando o destinatário afirma ter total conhecimento sobre a operação destinada ao CNPJ, mas que ainda não possui um número adequado de elementos para fornecer uma manifestação conclusiva.

Confirmação da operação

Quando a operação é reconhecida pelo destinatário, ele deve fazer a confirmação da operação, que irá informar a Receita que a nota é válida e realmente existiu essa interação.

Operação não realizada

Neste tipo de evento, o destinatário reconhece que a operação foi feita, mas ainda não recebeu a mercadoria. Em caso de sinistro da mercadoria durante seu trajeto, também deve ser feito informado neste evento.

Desconhecimento da operação

Esse tipo de evento deve ser utilizado em situações que o destinatário não reconhece a nota fiscal e a operação. É o caso de notas frias, que podem ser emitidas para qualquer empresa e se não forem rejeitadas pode ocorrer diversos problemas de fiscalização.

Problemas em utilizar sistemas que fazem ciência da emissão automaticamente

Pensando em automatizar o processo de obtenção e arquivamento de XML, diversas empresas no mercado desenvolveram aplicações para que seja feito o download automático direto da base da Receita Federal.

Mas para fazer isso, a maioria dos sistemas do mercado utilizam um webservice da Secretaria  da Fazenda para fazer essa consulta.

Ao acessar este webservice, somente um resumo da nota fiscal fica disponível. Este resumo trás algumas informações básicas, mas torna impossível o download do XML completo da nota fiscal.

Para que o download do XML completo seja possível, os sistemas do mercado precisam manifestar a ciência da emissão do documento, sem levar em consideração se o documento é válido ou não.

Após a manifestação de ciência, a Secretaria da Fazenda enfim disponibiliza a nota completa, permitindo assim o download do arquivo XML completo.

Manifestar automaticamente a ciência de emissão em uma nota fiscal, em um primeiro momento pode parecer que não oferece nenhum tipo de risco para a empresa. No entanto este processo pode gerar graves problemas.

Ao manifestar uma nota com a ciência da emissão, se torna obrigatório fazer uma manifestação conclusiva. Ou seja, será necessário fazer o registro de confirmação da operação, de operação não realizada ou de desconhecimento da operação. Se essa manifestação conclusiva não for feita, a receita irá considerar a operação como confirmada.

Pensando nisso, imagine que uma nota fria foi emitida contra uma empresa. Ao utilizar algum dos diversos sistemas no mercado que faça essa manifestação automática de ciência, ele irá confirmar a ciência da emissão, e caso não haja um análise em cima dessa nota, após o prazo de manifestação, a nota será  considerada como válida.

Quais são os prazos para manifestação?

Abaixo segue os prazos para registro da Manifestação do Destinatário:

  • Em caso de operações internas:
EventoInciso do § 1º da cláusula 15ª-ADias
Confirmação da OperaçãoV20
Operação não RealizadaVI20
Desconhecimento da OperaçãoVII10
  • Em caso de operações interestaduais:
EventoInciso do § 1º da cláusula 15ª-ADias
Confirmação da OperaçãoV35
Operação não RealizadaVI35
Desconhecimento da OperaçãoVII15
  •  Em caso de operações interestaduais destinadas a áreas incentivada:
EventoInciso do § 1º da cláusula 15ª-ADias
Confirmação da OperaçãoV70
Operação não RealizadaVI70
Desconhecimento da OperaçãoVII15

Quais são as penalidades?

Ao confirmar uma operação não realizada a empresa estará apta a sofrer as penalidades da lei.

As penalidades variam de acordo com a legislação estadual, sendo que para alguns a multa é por documento e para outros estados é sobre o valor da operação.

Em Minas Gerais, a multa em 2018 foi de R$ 3.251,40 por documento.

Já em São Paulo, a multa chega a 10% do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 UFESPs (Unidades Fiscais do Estado de São Paulo), por cada documento. O valor atual da UFESP é de R$25,70, tornando R$ 385,50 o valor mínimo de multa.

O Amazonas delimita um valor de $5 mil e o Espírito Santo estipula um percentual fixo (5%).

Como conseguir os XMLs sem fazer declarar a ciência da emissão?

Mas como fazer para ter os XMLs de forma automática sem fazer a ciência da operação?

Com a ferramenta Jettax NF-e! O sistema faz o download automático do XML diretamente da base da Receita Federal sem manifestar a ciência de emissão.

De forma totalmente online, o sistema possui módulos de importação e exportação de notas fiscais de entrada e saída, com possibilidade de relatórios que tornam muito mais simples os processos de conferência.

Além do arquivo em XML, o Jettax NF-e disponibiliza também os DANFES, simplificando e facilitando o trabalho e gerando uma grande economia de tempo que pode ser usado para a resolução de outras situações.

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